Tipps für die Personalbedarfsermittlung (PBE) So gelingt Ihre PBE auf Knopfdruck

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Eine Personalbedarfsermittlung wird zur Bemessung der notwenigen Soll-Stellen im öffentlichen Sektor verwendet und ist damit essenziell für die Ausschreibung neuer Stellen. Hier finden Sie fünf Tipps, wie Sie Ihre nächste PBE möglichst effizient durchführen.

Die Personalbedarfsermittlung (PBE) wird zur Bemessung der notwendigen Soll-Stellen in öffentlichen Organisationen eingesetzt. Sie fungiert als Grundlage für die Personalplanung öffentlich finanzierter Institutionen und ist, insbesondere auf Bundesebene, regelmäßig durchzuführen. Ohne die Durchführung einer PBE können dementsprechend keine neuen (Plan-)stellen ausgebracht werden. Das Bundesverwaltungsamt und das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat veröffentlichten daher vor nicht allzu langer Zeit den aktualisierten „Leitfaden zur Personalbedarfsermittlung“.

Als Anknüpfungspunkt dazu zeigt dieser Artikel Lösungsansätze für die fünf typischsten Probleme bei der Durchführung der PBE auf und soll so zur Vereinfachung des Verfahrens beitragen. Bei der Wandlung der PBE vom zyklischen Projekt hin zu einem digitalen Steuerungsinstrument der strategischen Planung spielt insbesondere die Digitalisierung bestehender Vorgehensweisen und die Nutzung der digital vorliegenden Daten eine wichtige Rolle.

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Vorhandene digitale Daten aus der KLR nutzen

In vielen Organisationen des öffentlichen Sektors ist bereits eine belastbare Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) angelegt und wird fortgeschrieben. Die KLR enthält wichtige Informationen zu den in der Organisation bearbeiteten Prozessen, den unterschiedlichen Kostenstellen und ihrer Produktivität sowie zum Stand der Zielerreichung der Organisation.

Zur Ermittlung der Kosten wird als Teil der KLR in der Regel eine Zeitaufschreibung vorgenommen und deren Ergebnis den einzelnen Kostenträger zugerechnet. Obwohl diese Zeitaufschreibung innerhalb der KLR oftmals deutlich weniger fein granuliert ist als der für die PBE notwendige Aufgabenkatalog, kann sie als Ausgangspunkt für dessen Erstellung und auch für eine Vorbefüllung der Aufwandsbögen genutzt werden. Dies empfiehlt sogar der Bundesrechnungshof in seinem Leitsatz 02/03.

Dort heißt es unter anderem: „Alle Bundesbehörden müssen mit angemessenen Methoden ermitteln, wie viel Personal sie für ihre Aufgaben benötigen. Dazu können sie auch Daten aus neuen Steuerungsinstrumenten wie der Kosten- und Leistungsrechnung unterstützend heranziehen und damit zugleich ihren Aufwand bei der Ermittlung des Personalbedarfs reduzieren.“

Bei Nutzung der auf Kostengruppen verteilten Zeiten aus der KLR kann die PBE mit erheblich geringerem Aufwand durchgeführt werden als bei den verschiedenen klassischen Vorgehensweisen einer PBE, die große Erhebungsaufwende mit sich bringen. Zukünftig ist deshalb sogar das Verschmelzen der KLR und der PBE denkbar und wünschenswert.

Wenn KLR und PBE eins werden

Durch diese Verknüpfung bekommt das Thema PBE auch die entsprechende kontinuierliche Aufmerksamkeit, wird in den Gesamtsteuerungskreislauf der Organisation integriert und hat nicht lediglich Projektcharakter.

Bestenfalls geschieht die Verknüpfung von KLR und PBE auf Basis bereits in digitaler Form vorliegender Daten und mit möglichst wenigen Medienbrüchen. So kann die PBE laufend aktuell gehalten oder bei Bedarf „auf Knopfdruck“ ausgegeben werden. Ein langwieriger Erhebungsprozess entfällt nach einer ersten digitalen Verknüpfung des Aufgabenkatalogs mit der KLR.

Gehen Sie iterativ vor

Die Durchführung einer PBE ist auch bei optimalem Verlauf ein aufwendiger Prozess und führt nicht selten sowohl zu Unruhen als auch zu einem Mehraufwand bei den Beschäftigten. Ein pragmatischer Lösungsansatz ist es, die Erhebungsphase der PBE nicht zeitgleich in allen Organisationseinheiten durchzuführen, sondern ein iteratives (also ein sich wiederholendes) Verfahren zu wählen.

Dabei kann entweder abteilungsweise oder sogar auf Ebene der Organisationseinheiten vorgegangen werden. Somit bleibt der Eingriff in laufende Arbeiten in der Gesamt­organisation minimal. Damit ist nicht nur sichergestellt, dass die Organisation als Ganzes nicht überfordert wird, sondern es vereinfacht auch die Begleitung des Projekts durch das hausinterne Projektteam neben dem laufenden Tagesgeschäft.

Bestimmte vorbereitende Arbeitsschritte, wie etwa die Aufstellung des Gesamtaufgabenkatalogs, sind trotzdem für die gesamte Organisation gleichzeitig durchzuführen; führen jedoch aufgrund der Nutzung von bereits vorliegenden digitalen Daten der KLR in Zukunft zu einem geringerem Arbeitsaufwand.

Fortschreiben externer PBE mit digitalen Daten

Wird eine PBE von einer externen Beratung durchgeführt, sollte sichergestellt werden, dass bei Projektabschluss eine fortschreibungsfähige Datei und Methodik existiert, die zur Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs genutzt werden kann. Bestehen Sie dabei auf die Möglichkeit einer digitalen und medienbruchfreien Fortschreibungsfähigkeit der PBE unter Nutzung bereits digital vorliegender Daten (beispielsweise aus der KLR). Vermeiden Sie in jedem Fall, dass im Rahmen der Fortschreibung erneut große Datenmengen manuell eingepflegt werden müssen.

Verträge mit externen Dienstleistern

Bei Durchführung der PBE durch Externe sollte zudem in jedem Fall sichergestellt werden, dass die fortschreibungsfähige PBE von mindestens zwei Personen in Ihrer Organisation verstanden wird und bedient werden kann. Dies kann beispielsweise in Form einer Mini-Schulung erreicht werden, die zum Projektende der Personalbedarfsermittlung durch die externe Beratung für Beschäftigte des Organisationsreferates durchgeführt wird.

Eine weitere Möglichkeit ist der Abschluss eines Vertrages mit dem durchführenden Dienstleister, der eine quartalsweise Unterstützung bei der Fortschreibung der PBE sicherstellt. Ein reines Fortschreiben der PBE ist mit deutlich weniger Aufwand verbunden als die Durchführung einer kompletten PBE inklusive erneuter Datenerhebung. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie auf die Nutzung von Daten setzen, die bereits digital vorliegen.

Personalstrategie und gesellschaftlichen Trends

Das häufig für die PBE verwendete analytische Schätzverfahren nutzt die Aufwände eines vergangenen Referenzjahres als Grundlage für die Ermittlung des Personalbedarfs. Dabei sollten allerdings die strategischen Ziele der Organisation sowie zukünftige Veränderungen im Aufgabenspektrum mitbeachtet werden. Diese können im Rahmen von Workshops zur Personalstrategie definiert werden. Am besten sind solche Workshops mit Führungskräften besetzt, denn: (Personal-) Strategie ist Führungsaufgabe! Neben den strategischen Zielen gilt es, auch gesamtgesellschaftliche Entwicklungen mit in Betracht zu ziehen, die eine Auswirkung auf den Aufgabenbestand oder die Personalstruktur der Einrichtung haben könnten.

Bei hoher Güte der digital vorliegenden Daten für die PBE ist auch die Durchführung einer Personalstrukturanalyse möglich. Diese zeigt auf, wenn Ihrer Organisation Pensionierungswellen oder anderweitige Umbrüche im Personalstamm bevorstehen. Wichtige Einflussfaktoren sind hier etwa die Digitalisierung, der demografische Wandel oder die Entwicklungen hin zu einer neuen Arbeitswelt mit flexibleren Arbeitszeitmodellen.

Einbinden von Personal- oder Betriebsrat

Um die Durchführung einer PBE so konsensorientiert wie möglich durchzuführen und damit Konflikte mit den Beschäftigten zu vermeiden, empfiehlt es sich dringend, den Personal- oder Betriebsrat bereits frühzeitig in den Prozess mit einzubeziehen. Die Erfahrung mit Personalbedarfsermittlungen zeigt, dass über Zusammenarbeit mit dem Personalrat in der Regel nachhaltige Lösungen entwickelt werden können. Diskutieren Sie beispielsweise frühzeitig, ob eine Auftragsdatenverarbeitung oder Betriebsvereinbarung für die Durchführung der PBE notwendig ist. Bei ausbleibender Einbindung des Personalrats werden hingegen Konflikte mit einem Teil der Beschäftigten riskiert, die zu einer langfristigen Abwehrhaltung dieser Beschäftigten führen kann.

Fazit

Wichtig bei der Durchführung der PBE ist vor allem: Die PBE ist keine Aufgabe, die im Abstand mehrerer Jahre ausschließlich als Projekt durchgeführt werden sollte. Sie sollten anstreben, die PBE Ihrer Organisation fortlaufend zu aktualisieren und perspektivisch auf Knopfdruck durchführen zu können. Bei Nutzung digital vorhandener Daten aus der KLR, der Auswahl eines iterativen Vorgehens, der Fortschreibung Ihrer letzten PBE mittels digital vorliegender Daten sowie der Beachtung der Personalstruktur und gesellschaftlicher Trends unter gleichzeitiger Einbindung des Personal- oder Betriebsrates kann die PBE ihr volles Potenzial entfalten. So können Sie es mit der nächsten PBE schaffen, sie zu einem Steuerungsinstrument zu entwickeln.

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