Smarter Workflow an der Uni

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Mangelhafte Suchsoftware war Standard

Neben der fehlenden Integration war die Suche nach Dokumenten mangelhaft: Denn die Akten im Fördermittelmanagement der Universität enthalten 60 oder mehr Ordner mit diversen Dateien. Wurde beispielsweise ein Vertragsentwurf gesucht, ließ sich die entsprechende Akte über die Software finden – um aber an das Dokument zu gelangen, mussten die Ordner einzeln durchgesehen werden.

Eine systemweite Suche war nicht möglich. Die Folge: Jeder Mitarbeiter entwickelte seinen eigenen Arbeitsablauf mit handgestrickten Workarounds.

SAP extra

In Gent kommt noch eine technische Besonderheit hinzu: Die verwendeten Server sind in zwei Welten geteilt. Die eine Hälfte hostet das SAP-System, über die andere Hälfte laufen alle weiteren Anwendungen – wie Office-Programme.

Diese Aufgabenteilung sorgte dafür, dass die Kommunikation beispielsweise zwischen Outlook und SAP nicht möglich schien. „Irgendwann sah ich in einem Youtube-Video, wie jemand per Drag & Drop Dateien zwischen Windows und SAP verschob. Es ging also doch“, so Geert Van de Gucht.

Van de Gucht recherchierte von da an gezielt nach ECM-Anbietern, die sich auf komplizierte SAP-Integrationen verstanden. Drei Kandidaten kamen in die engere Auswahl, und man entschied sich für die Firma top flow. Van de Gucht: „In einer Live-Demo ihres Add-ons top xRM zeigte top flow, wie sich in vergleichbaren Fällen Windows-Integration und systemweite Dokumentensuche unter einer intuitiven und funktionalen Oberfläche verwirklichen lassen.“

Auch weitere Anforderungen der Uni Gent wurden zugesichert: Die nahtlose Integration der Lösung und eine Implementierung, ohne die Ressourcen der internen IT nennenswert zu beanspruchen.

Projektablauf

Das Projekt startete im Juli 2015 mit einem Workshop. Zwei Tage lang waren Mitarbeiter von top flow vor Ort in Gent. „Alles Weitere lief remote ab. Aber ich war über jede Aktion informiert und konnte die Fortschritte durchgehend live testen“, beschreibt Van de Gucht. Um die Lösung für das Drittmittelmanagement zu installieren, spielte die IT das Add-on ins SAP-System ein. Berechtigungen und Rollen wurden in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten vergeben.

„Wir haben durch die effizienteren Workflows, die nahtlose Verbindung zwischen Office- und SAP-Welt und die systemweite Dateisuche enorme ­Kostenersparnisse. Unsere Investition war so schon nach drei Monaten amortisiert.“

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