Dokumentenmanagement, SAP-/Office-Integration Smarter Workflow an der Uni

Mithilfe eines SAP-Add-ons konnte die Universität Gent ihre ­Geschäftsprozesse beschleunigen.

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Mit rund 41.000 Studenten in 117 Studienfächern ist die Universität im belgischen Gent ein Zentrum für Wissenschaft und Forschung. Für diesen Erfolg spielen Drittmittel eine große Rolle. Der Aufwand, diese zu akquirieren, zu verwalten und ihre Verwendung zu überwachen, ist enorm. Ganz wesentlich geht es dabei um die digitale Dokumentation der Prozesse.

Strenge Vorgaben

Üblicherweise stellt ein Forschungs- oder Lehrbereich zunächst den finanziellen Bedarf für ein Projekt fest. Anträge über die Höhe und Verwendung werden geschrieben, Verhandlungen mit potenziellen Geldgebern aufgenommen. Alle dazu notwendigen Unterlagen sind im SAP-System zu erfassen. Sind die beantragten Mittel schließlich bewilligt, muss mit den geschlossenen Verträgen, den Geldflüssen und schließlich den Dokumenten zur Mittelverwendung ebenso verfahren werden.

Die dafür zuständigen 600 Mitarbeiter der Einkaufsabteilung haben ebenfalls strenge Richtlinien zu befolgen: Sämtliche Vorgänge müssen digital dokumentiert werden. Bei Ausgaben von über 8.500 Euro kommt die Dokumentation von Ausschreibungen, Befugnissen und Freigaben hinzu.

„Ein effizientes Handling der Dokumente ist Voraussetzung dafür, dass alle Prozesse reibungslos und fristgerecht ablaufen. Leider war das in unserer IT-Konstellation lange nicht umzusetzen“, erinnert sich Geert Van de Gucht, Leiter der Finanzabteilung.

In der Vergangenheit kamen die Standardakten des SAP Folders Managements zum Einsatz. Unter den Mitarbeitern galt die Lösung allerdings als unflexibel, zeitaufwendig und kompliziert. Zwar ließen sich beispielsweise in SAP erstellte Belege problemlos organisieren, aber den Schriftverkehr mit externen Partnern einzubinden habe sich schwierig gestaltet: Zu Outlook fehlte eine direkte Anbindung.

Daher wurden eMails und ihre Anhänge kopiert und per Hand in die Standardakte des jeweiligen Vorgangs eingepflegt. Auch war einfaches Drag & Drop zwischen Windows Explorer und SAP ERP nicht möglich. Alle Dokumente wurden über das Folders Management importiert und in Formularen mit Metadaten versehen.

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