Souveräne Infrastruktur Smart City heißt auch: smarte Verwaltung

Um eine Stadt neu beziehungsweise digital umzudenken, darf der Bereich der Öffentlichen Verwaltung nicht außer Acht gelassen werden.

Die Flut an Informationen nimmt stetig zu, sodass sich die Sichtung, Ablage, Archivierung und schlussendlich auch die Bearbeitung von analogen Akten zu einem wochenlangen und intransparenten Prozess entwickeln. Dies entspricht weder einem smarten noch einem digitalen Vorgehen. In Zusammenarbeit mit Optimal Systems Hannover setzt die Öffentliche Verwaltung in mehr als 600 Ämtern auf die Softwarelösung enaio^® für Enterprise Content Management (ECM) und elektronische Aktenführung (E-Akte).

Wie wird eine Software eingesetzt, um eine Stadt smart(er) zu digitalisieren?

Stichwort Onlinezugangsgesetz (OZG): Dieses Gesetz stellt wie die Smart Cities die Nutzerperspek­tive von Bürger*innen stärker in den Vordergrund. Die ganzheit­liche Umsetzung dieses Gesetzes ist jedoch schwer zu realisieren, da das OZG sich lediglich auf das Frontend konzentriert.

Dies führt zu keiner flächendeckenden Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung. Daher vervollständigt das Dokumentenmanagementsystem enaio^® von Optimal Systems als nachhaltiges Backend die ganzheitliche und interaktive Digitalisierung zugunsten aller ­Beteiligten.

Die Leitlinien der Smart City Charta aus dem Jahr 2017 decken sich mit den Zielen der Öffentlichen Verwaltung, die mit der Software­lösung enaio^® umgesetzt werden. Ein Feature ist die Allgemeine Schriftgutverwaltung nach Aktenplan: Mit diesem werden alle zu ­einem Vorgang gehörenden Dokumente zentral in der digitalen ­Vorgangsakte, der E-Akte, durchgängig digital gespeichert.

Die gesammelten Informationen unterliegen einem nachhaltigen Lebenszyklus, der auch die papierlose historische Archivierung via Elektronischer Altregistratur (EAR) in eine ganzheitliche Betrachtung einbezieht. Demnach werden mit digitalen Strukturen Ressourcen effizient genutzt und somit auch geschont, sodass insgesamt umweltverträglicher gehandelt wird.

Digitale Potentiale nutzen

Für die Transformation einer analogen City zu einer Smart City ist eine Softwarelösung wie enaio^® elementar, besonders um eine souveräne Infrastruktur für Daten und Dienstleistungen zu gewährleisten.

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