Laufende Änderungen großer Softwarehersteller effizient meistern Sicher durch Microsofts Lizenzdschungel

Nicht nur der Gesetzgeber sorgt im Gesundheitswesen kontinuierlich für sich ändernde Rahmenbedingungen. Auch die Hersteller von Standardsoftware passen die Bezugs- und Nutzungsrechte ­ihrer Produkte ständig an.

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Die Auswirkungen geänderter Bezugs- und Nutzungsrechte durch den Softwareriesen Microsoft aus dem Juni 2011 werden gerade zunehmend spürbar. Seit damals ­unterliegt die Beschaffung neuer Softwarelizenzen anderen Konditionen.

Die neuen Verträge betreffen nicht alle Einrichtungen im Gesundheitswesen gleichermaßen. Für privat geführte Einrichtungen waren schon immer die Lizenzbedingungen gewinnorientierter Unternehmen gültig. Anders sieht dies für Betriebe in der Trägerschaft von Kommunen und Wohlfahrtsverbänden aus. Sie stellen den Löwenanteil unter den rund 2.000 Krankenhausbetrieben in Deutschland.

Viele von ihnen nutzten bislang Microsoft-Software unter dem kostengünstigeren ­Lizenzmodell „Forschung und Lehre“. Da mit dem Kauf einer Software in der Regel ein unlimitiertes Nutzungsrecht verbunden ist, können vor dem 31. Mai 2011 erworbene Lizenzen noch weitergenutzt werden.

Microsoft-Versionen, die nach diesem Stichtag beschafft werden, egal ob Neuprodukt oder Upgrade, unterliegen dagegen grundsätzlich neuen Einkaufs­konditionen. Diese gehen mit höheren Kosten einher, so etwa die neu geschaffene Lizenzoption „Wohlfahrt“, die von der Bundesgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege e. V. (BAGFW) für ­ihre Mitgliedsorganisationen ausgehandelt wurde, oder die Bezugsberechtigungen des Öffentlichen Dienstes.

Detaillierter Nutzungsnachweis gefordert

Die Frage, welche Beschaffungsmöglichkeiten für ein Krankenhaus nun gelten, sind nicht pauschal zu beantworten. Vielmehr bedarf es einer Einzelfallbetrachtung. Denn die Trägerschaft ist nur einer von zahlreichen Aspekten, die bestimmen, unter welches Lizenzmodell ein Krankenhausarbeitsplatz fällt.

So gibt es für Universitätskliniken beispielsweise einen Sondervertrag. Außerdem kommen jetzt in einer Klinik immer häufiger verschiedene Lizenzmodelle parallel zur Anwendung – je nach Arbeitsplatz. Daher muss ein Haus neuerdings im Detail nachweisen, dass nur berechtigte Personen Geräte und Software unter einem Vertrag zu vergünstigten Konditionen nutzen.

Die Krux: Ein PC kann im Laufe seiner Lebensdauer zuerst auf einer Station, dann in der Verwaltung und später auf einer anderen Station stehen.

Je nach Einsatzort und -art unterliegt die Nutzung unterschiedlichen Berechtigungen. Es geht also nicht nur darum, einmalig den Status für die Neubeschaffung von Microsoft-Produkten zu bestimmen. Sondern jeder Krankenhausbetrieb ist verpflichtet, dem Softwarehersteller auf Anforderung ­einen aktuellen Status seiner Lizenzen und deren vertragskonforme Nutzung nachzuweisen.

Microsoft ist hier nur ein Beispiel. Auch andere Hersteller wie Adobe oder VMware ändern ihre Lizenzbedingungen von Zeit zu Zeit.

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