Vergaberecht kontra Beschaffungssituation Schulungsbedarf für Ausschreiber wächst

Ausschreibungen werden zunehmend komplexer. Das bestätigt auch Claudia Dolmetsch, Juristin und Leiterin der Stabsstelle der Datenzentrale Baden-Württemberg: „Als Praktikerin finde ich, dass Ausschreibungen zunehmend formaler werden.“ Auch inhaltliche Anforderungen nehmen stetig zu.

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Viel Zeit hat auch Horst Ernstberger, IT-Einkäufer der Kassenärztlichen Vereinigung Bayern, in den vergangenen sechs Monaten in eine Ausschreibung und deren Auswertung gesteckt – immerhin ging es um rund zwölf Millionen Euro in den kommenden vier Jahren.Der Diplom-Verwaltungswirt mit juristischer Affinität hat sich regelrecht durchgebissen: „Der Formalismus ist eine große Herausforderung, wenn die IT-Abteilung flexibel und schnell auf alltägliche Probleme reagieren muss.“ Das Leistungsverzeichnis festzulegen erscheint Ernstberger banal, wenn es um unterschiedliche Fähigkeiten, T­echnologie-Stacks oder verschiedene Teilprofile geht.

Verhandlungsverbot

Doch mit den Eignungskriterien punktgenau künftige Entwicklungen zu treffen, dafür gebe es kein Kochrezept. Ausschreibungen legten zwar Eckpunkte und Rahmen fest, aber dazwischen sei eben nicht alles vorhersehbar. So ähnlich sieht das auch die baden-württembergische Kollegin: „Die Vergabeunterlagen sind transparent, eindeutig und erschöpfend sowie diskriminierungsfrei zu erstellen.“ Im offenen und nicht offenen Verfahren bestehe Verhandlungsverbot, deshalb müssten viele Unwägbarkeiten vorweggedacht werden, wenn es nicht gerade nur um neue Stühle und Schreibtische gehe.

„Das Vergaberecht wird der Beschaffungssitua­tion manchmal nicht gerecht“, urteilt Claudia Dolmetsch deshalb. Die Komplexität des „Beschaffungsgegenstandes“ nehme zu und entsprechend die Zeit, die sie in die Entwicklung einer Ausschreibung investieren müsse.

Dabei geht es den Spezialisten nicht darum, lediglich schnell und einfach ihren Job zu erledigen. „Wie ein privates Unternehmen wollen wir öffentliche Gelder sinnvoll anlegen. Das bedeutet gute Angebote bekommen und den Passenden für die A­nforderungen finden“, erklärt Dolmetsch. Doch auch wenn sich manches in den vergangenen Jahren verbessert habe, sei das Instrument „Ausschreibung“ eher starr, schwerfällig und für öffentliche Auftraggeber und Bieter kostenintensiv.

Know-how

Hinzu kommen die ständigen Veränderungen im deutschen und europäischen Vergaberecht. Die Stuttgarter Juristin ist jährlich zwei, drei Tage auf Fortbildung. Ernstberger hat als Quereinsteiger verschiedene Informationsquellen wie den Vergabeblog genutzt, um sich einzuarbeiten. Die Begleitung durch spezielle Vergabejuristen war für ihn im gegenwärtigen Wissensstadium ein tragbarer Kompromiss. Aber man müsse aufpassen, dass externe Juristen den Prozess tatsächlich aktiv steuern und nicht abwarten bis Fehler passieren und dann beurteilen und „nachkarten“. Für ihn ist klar, dass er demnächst einen Kompaktlehrgang bei einem Privatanbieter absolvieren wird, der mit einem Zertifikat abschließt.

Ein Berufsbild „Ausschreiber“ existiert ebenso wenig wie eine gezielte Ausbildung. Obwohl Praktiker wie Klaus-Peter Tiedtke, Direktor des Beschaffungsamtes im Bundesinnenministerium, darauf drängen. Laut einer Studie des Personaldienstleisters Hays, der 328 Interviews mit Personen führte, die für Ausschreibungen im öffentlichen Bereich verantwortlich sind, sehen mehr als zwei Drittel einen erhöhten Schulungs- und Weiterbildungsbedarf in den Behörden und öffentlichen Einrichtungen.

Knapp ein Viertel will Ausschreibungen künftig verstärkt an spezialisierte Dienstleister oder Kanzleien auslagern. Während Behörden eher den internen Schulungsaufwand sehen (74 Prozent), können sich öffentliche Krankenhäuser deutlicher als die anderen Teilgruppen wie etwa Stadtwerke eine Auslagerung an spezialisierte Dienstleister vorstellen (32 Prozent). Grund für den hohen Bildungsbedarf sind neben den wachsenden Ausschreibungsanforderungen die steigende Digitalisierung und der Fachkräftemangel.

Lesen Sie auf der nächsten Seite, wie sich die öffentlichen Einkaufer behelfen.

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