Digitalisierung in Europa Scannen als Schritt zum Bürokratieabbau

Autor / Redakteur: Sabine Holocher / Susanne Ehneß

Papierlose Verwaltungen in ganz Europa? Auch wenn hier wohl sprichwörtlich der Wunsch der Vater des Gedanken ist, ist doch ein wahrer Kern enthalten. Papier ist sicher nicht unverzichtbar, aber es zeichnet sich zumindest ein deutlicher Trend hin zum papierarmen Arbeiten ab.

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Europäische Initiativen zur Digitalisierung sollen Bürokratie abbauen und Kosten senken
Europäische Initiativen zur Digitalisierung sollen Bürokratie abbauen und Kosten senken
(Bild: Pixabay)

Es gibt immer mehr übergreifende Initiativen, die mit elektronischen Geschäftsprozessen Bürokratie abbauen wollen. Am Beginn solcher Maßnahmen stehen Dokumentenscanner, die papierbasierte in digitale Informationen umwandeln und nachgelagerten Anwendungen zur Verfügung stellen. Dass die Arbeit auf Papier bald nicht mehr wirtschaftlich sein wird, ist ein offenes Geheimnis.

Doch nicht nur Kostenvorteile sind mit der Digitalisierung verbunden: Unternehmen können mithilfe von Zugangsberechtigungen oder -sperren genau regeln, welcher Mitarbeiter auf welche digitalen Daten zugreifen darf. Zudem lässt sich verfolgen, was genau mit diesen Daten im Unternehmensnetzwerk geschieht – wie sie verändert werden, wo diese gespeichert oder auch hingeschickt werden.

Elektronische Daten sind jedoch nicht nur Unternehmenssache, auch Öffentliche Verwaltungen in vielen Ländern haben sich das Thema längst auf die Fahnen geschrieben. Bevor aber alle Prozesse elektronisch ablaufen, müssen die vorhandenen Daten erst einmal in digitaler Form bereitstehen. Den Grundstein dafür legen passende Erfassungslösungen wie Dokumentenscanner. Hierzulande wurde eine Vielzahl von Initiativen ins Leben gerufen, um Prozesse mithilfe elektronischer Dokumente effizienter zu gestalten.

Initiativen

Das Programm „Digitale Verwaltung 2020“ zielt beispielsweise darauf ab, den Wechsel von der Papierakte zur elektronischen Akte (eAkte) innerhalb der Bundesverwaltung voranzutreiben. Der Plan sieht vor, die internen Prozesse der Bundesverwaltung durchgehend zu digitalisieren, zu vernetzen und medienbruchfrei zu gestalten. Ab dem Jahr 2020 sollen zudem persönliche Behördengänge weitgehend entbehrlich sein und Bürger ganz bequem von zu Hause aus ihre Amtsgeschäfte erledigen können.

Darüber hinaus hat die Bundesregierung die „Digitale Agenda“ verabschiedet. Damit sollen der Netzausbau, die Cybersicherheit und die Förderung der digitalen Wirtschaft als zentrale Themen des digitalen Wandels in Deutschland vorangetrieben werden. Die Digitale Agenda bestimmt, wie die gezielte Weiterentwicklung der Digitalisierung in den kommenden Jahren erfolgen soll.

Digitalisierung in Europa

Wirft man einen Blick in europäische Nachbarländer, wird schnell klar: Auch hier schreitet die Digitalisierung rasch voran. In Polen haben einige der papierlosen Maßnahmen das Gesundheitswesen im Visier. So soll hier bis 2017 die gesamte medizinische Dokumentation digitalisiert werden. Zudem sind alle medizinischen Einrichtungen landesweit dazu aufgerufen, elektronische Systeme zur medizinischen Dokumentation anzuschaffen und zu implementieren.

Auch die Öffentliche Verwaltung Frankreichs beschäftigt sich intensiv mit dem Thema. Hierfür wurde die Initiative „France Numérique 2012“ ins Leben gerufen. Diese ist ähnlich wie das Programm „Digitale Verwaltung 2020“ in Deutschland aufgebaut.

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Die richtige Technik

Dokumentenscanner „fi-7180“
Dokumentenscanner „fi-7180“
(Bild: PFU EMEA)
Die Technik, um all diesen Verpflichtungen zur Digitalisierung nachzukommen, ist im Prinzip vorhanden. Allerdings ist es nicht damit getan, vorhandene Dokumente lediglich in ein elektronisches Format zu bringen. Die damit gewonnenen Daten müssen in elektronische Geschäftsprozesse überführt werden und nachgelagerten Anwendungen zugänglich sein. Die optimale Lösung für alle Anforderungen und aus diesem Grund auch oft in Büroumgebungen anzutreffen: Durchzugs- beziehungsweise Einzugsscanner.

Eine der größten Stärken dieser Scanner im Vergleich zu beispielsweise Multifunktionsgeräten mit Flachbetteinheiten: Sie können mehrere Seiten gleichzeitig einscannen und im besten Fall auch eigenständig korrekt ausrichten.

Formulare, Formulare

Keine Behörde ohne Formulare. Auch bei Versicherungen und in Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an standardisierter Beleg- und/oder Rechnungserfassung spielen sie eine wichtige Rolle. Von Bedeutung ist deshalb in der Büro- und Behördenwelt, ob Scanner Formulare erkennen und die Inhalte entsprechend extrahieren und damit schneller auswerten und klassifizieren können. Formularauswertung bedeutet hier die automatische Erfassung von Inhalten ausgefüllter Formulare oder Fragebögen.

Voraussetzung für eine automatische Formularauswertung ist üblicherweise, dass alle auszuwertenden Seiten exakt denselben Aufbau haben, also die auszulesenden Inhalte stets an denselben Positionen stehen. Allerdings wird auch die Formularerkennungs-Software immer intelligenter, sodass sie beispielsweise erkennen kann, wenn Kunden- oder Vertragsnummern oder Rechnungsbeträge an anderer Stelle stehen.

Damit Scanner ihre eingelesenen Dokumentdateien an ein Dokumentenmanagement (DMS)-System, Enterprise-Content-Management (ECM)- oder Archivierungssystem übergeben können, sind sie mit Softwareschnittstellen ausgestattet. Neben den Treiberstandards – die bekanntesten sind ISIS und TWAIN – werden auch die nachgelagerten Software-Applikationen ständig weiterentwickelt. Zwar fängt alles mit der Qualität des eingescannten Bildes an. Aber das Scannen ist mittlerweile für immer mehr Unternehmen lediglich der erste Schritt für durchgängige elektronische Geschäftsprozesse.

Um ganzheitliche Lösungen anzubieten und Behörden und Firmen bei der Integration von Scanlösungen in DMS oder ECM zu unterstützen, arbeiten Hersteller dedizierter Scannerlösungen eng mit Softwareanbietern und Systemhäusern zusammen.

„Es gab bislang zwei Konzepte zur elektronischen Erfassung von Papierdokumenten“, führt Klaus Schulz, Manager Product Marketing PFU (EMEA) Ltd., aus. „Meist wurden sie am Ende einer Prozesskette an zentraler Stelle im Back-Office gescannt und statisch archiviert. Oder einzelne fachkundige Mitarbeiter scannten sie am Anfang einer Prozesskette dezentral an ihren Arbeitsplätzen, wo sie allerdings nur für sie allein von Nutzen waren.“ Erst der Trend zu Scan-to-Process zeigt, dass isolierte Scankonzepte zu kurz greifen.

Die Autorin: Sabine Holocher, PFU (EMEA) Ltd.
Die Autorin: Sabine Holocher, PFU (EMEA) Ltd.
(Bild: PFU)

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