Gemeinsamkeiten suchen Saarland setzt auf Kooperation der Länder

Mehr Effizienz und stärkere Kundenorientierung – das waren die Ziele des Saarländischen Finanzministeriums, als über den Einsatz einer eAkte in der zentralen Besoldungs- und Versorgungsstelle (ZBS) nachgedacht wurde. Da die Mittel des kleinen Bundeslandes begrenzt waren, entschied man sich dafür, die SER-Lösung von Baden-Württemberg zu übernehmen und den Betrieb komplett an das größere Bundesland auszulagern.

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Der Weg zur papierlosen Behörde führt über die Kooperation mit Partnern. Zu dieser Erkenntnis kamen die Verantwortlichen im Saarländischen Finanzministerium, als sie über den Einsatz einer eAkte in der zentralen Besoldungs- und Versorgungsstelle (ZBS) nachdachten. Ein elektronisches Archivierungssystem mit Dokumentenmanagement-Funktionen sollte dafür sorgen, dass Millionen von Dokumenten wie Gehaltsmitteilungen, Beihilfeanträge, Informationen über Kindergeld oder diverse Gutachten in der ZBS schneller bearbeitet werden können. Das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) in Baden-Württemberg betreibt bereits erfolgreich ein Archivsystem mit DMS-Funktionalität von SER. Die Lösung, die der SER-Partner HP Services mit dem LBV implementiert hat, überzeugte auch die IT-Verantwortlichen des Saarlandes.

Um das IT-Budget des Saarlandes zu schonen, haben die IT-Verantwortlichen eine Kooperationsvereinbarung für den Betrieb der SER-Lösung mit dem IT-Dienstleister des Landes Baden-Württemberg, dem Landeszentrum für Datenverarbeitung (LZfD) in Stuttgart getroffen. Ziel war es, die Lösung des LBV Baden-Württemberg quasi zu „klonen“. Baden-Württemberg stellte dazu dem kleineren Bundesland die Hardware mit sämtlichen Funktionalitäten in seinem Rechenzentrum zur Verfügung. Der Vorteil für das Saarland: Auch die Betreuung des Systems übernehmen die Administratoren im Rechenzentrum in Stuttgart. Bei einer Lösung im eigenen Hause hätte das Land neue Hardware anschaffen und seine IT-Mannschaft vergrößern müssen.

Kooperation senkt Verwaltungskosten

Durch die Übernahme der LBV-Lösung sank der Gesamtaufwand für das Projekt schließlich um 50 Prozent. Außerdem hat sich gezeigt, dass auch die Kosten für den laufenden Betrieb für die Saarländer wesentlich niedriger sind, wenn die Administration in Baden-Württemberg stattfindet. Mit der Vereinbarung haben die IT-Verantwortlichen den Weg zur eAkte frei gemacht und sind trotzdem in den engen Budgetvorgaben eines kleinen Bundeslandes geblieben. „Wir wollten auf keinen Fall eine Minilösung für die elektronische Archivierung, sondern alle Vorteile des Systems in Baden-Württemberg auch hier im Saarland nutzen“, begründet Oswald Balzert, Leiter der Zentralabteilung im Finanzministerium, die Entscheidung für das Abkommen. „Außerdem haben wir bereits des Öfteren Applikationen oder Verfahren aus anderen Bundesländern in unser Rechenzentrum übernommen, warum also nicht die elektronische Akte als komplette Dienstleistung beziehen?“ Das kleine Saarland kann die IT-Applikationen in Baden-Württemberg für seine Prozesse nutzen und muss sie nicht selbst betreiben. Denn die ZBS strebt an, ihre Kosten für Dokumentation und Recherche um etwa zehn Prozent zu senken. Auch Baden-Württemberg hat einen Vorteil durch das Abkommen: Das verantwortliche Rechenzentrum kann über den Verkauf von IT-Dienstleistungen einen Teil seiner Kosten decken.

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