In Zeiten von eGovernment und eAkte Rentenversicherung verlagert 8,3 Mio. Akten in neues Hochsicherheitsarchiv

Umzäunung, flächendeckende Videoüberwachung des Außenareals, Bewegungssensoren sowie eine Einbruchmeldeanlage. 170 Kilometer Papierakten der Deutschen Rentenver­sicherung ziehen ab Juli in ein neues Hochsicherheitsarchiv.

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Iron Mountain, ein weltweit tätiger Dienstleister für Informationsmanagement und Datenschutz, wird 8,3 Millionen Akten der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) in ein neues Berliner Archivcenter zu überführen.

Das Unternehmen: „Das neue Hochsicherheitsgebäude wurde vor Kurzem fertiggestellt. Es wurde speziell für die sichere Unterbringung der Rentenakten gebaut und ist daher auf die Arbeitsweise und das Archivkonzept der DRV Bund ausgelegt. Angesichts der Sensibilität der Akten sind höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards erfüllt.“

Im Oktober 2012 hatte sich die Deutsche Rentenversicherung Bund in einer Ausschreibung für Iron Mountain entschieden. Ab Juli 2013 beginnt der Archivdienstleister damit, Akten in dem neu errichteten Berliner Archivcenter zu lagern. Der Umzug wird in drei Phasen stattfinden.

Spezielles Ablagekonzept von Iron Mountain

Für die Archivierung der Rentenakten hat Iron Mountain eigens ein neues Ablagekonzept entwickelt. Die Akten werden dazu in 14 Meter hohen Hochregalen gelagert, in denen sich jeweils neun bis zehn Aktenebenen befinden.

Dazu werden die Akten in spezielle Vorrichtungen zum schnellen Zugriff gestellt. Iron Mountain: „Das Ganze kann man sich bildlich dann ungefähr wie eine vergrößerte Version einer Bienenwabe vorstellen.“

Hohe Sicherheitsauflagen

Zum Sicherheitskonzept des neuen Archivcenters gehören eine Umzäunung, flächendeckende Videoüberwachung des Außenareals, Bewegungssensoren sowie eine Einbruchmeldeanlage. Außerdem erfüllt das Gebäude spezielle Brandschutzvorschriften, etwa durch Sprinkleranlagen auf allen Regalebenen und Rauchfrüherkennung.

„Das Archivcenter unterliegt den hohen Sicherheits- und Datenschutzstandards der DRV Bund und ist daher optimal auf die dortigen Anforderungen ausgerichtet“, äußerst sich Hans-Günter Börgmann zu den strengen Sicherheitsauflagen.

Vier Fragen zum Projekt, (k)eine Antwort

Die Akten der Deutschen Rentenversicherung Bund lagern derzeit verteilt in drei Archivstandorten. Etwa 170 Kilometer Akten werden von Iron Mountain übernommen. Dazu sind täglich rund 34.000 Akten in das neue Hochsicherheitsarchiv zu transportieren. Nach geschätzten 1.000 Fahrten und 264 Arbeitstagen sollen im März 2015 die letzten Dokumente ihr neues Zuhause erreichen.

Allerdings tun sich in Zeiten von eGovernment und der eAkte vier Fragen auf:

• Warum wurde für Papier-Akten ein neues Hochsicherheitsgebäude gebaut?

• Wie hoch sind die Kosten?

• Wo wurden die Akten bisher gelagert?

• Wie sieht es aktuell mit der elektronischen Akte bei der Rentenversicherung Bund aus? Es muss ja „etwas“ vorhanden sein, wenn Rentenauskünfte online (nPA) erteilt werden können.

Ein Pressereferent der Rentenversicherung Bund zu eGovernment Computing: „Die Papierakten werden bisher in eigenen Archiven der DRV Bund gelagert. Mit der Umstellung auf die rein elektronische Bearbeitung werden Papierarchive künftig wegfallen. Die Iron Mountain Deutschland GmbH wurde vorübergehend damit beauftragt, die Akten zu archivieren. Dazu hat sie das Hochsicherheitsgebäude auf eigene Kosten neu bauen lassen.“

In der Ausschreibung hatte es die DRV Bund so beschrieben:

„Umsetzung eines ganzheitlichen Dienstleistungskonzeptes im Großraum Berlin für den überwiegenden Teil der Aktenarchive der DRV-Bund: Übernahme und Betrieb der physischen Aktenarchive inkl. der Aktenaufbewahrung, -bereitstellung und -annahme. Die DRV-Bund möchte eine langfristige Dienstleistungspartnerschaft mit einem Privatunternehmen begründen.“

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