Best Practice: Landkreis Darmstadt-Dieburg Personalarbeit 4.0 im öffentlichen Sektor

Personalverantwortliche in der Kommunalverwaltung stehen vielerorts vor derselben Aufgabe. Es gilt, Prozesse zu automatisieren und zu beschleunigen, damit die HR-Abteilung agiler handeln und den wachsenden Anforderungen aktiv begegnen kann. Der Landkreis Darmstadt-Dieburg ist einen großen Schritt in Richtung Personalarbeit der Zukunft gegangen: Er hat eine digitale Aktenlösung eingeführt und so seine Workflows verbessert.

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Der Landkreis Darmstadt-Dieburg liegt im südlichen Hessen. In seinen 23 Kommunen leben rund 290.000 Menschen. Die kulturell und landschaftlich vielfältige Region ist geprägt vom Wissenschafts- und Technologiestandort Darmstadt ebenso wie von den umliegenden ländlichen Gegenden. Die 2.400 Mitarbeiter der Kreisverwaltung kümmern sich um diverse Aufgaben – von der Lebensmittelüberwachung über den Naturschutz bis hin zum Schulbau.

Schnellere Prozesse und mobiles Arbeiten

Bereits 2019 hatte der Landkreis Darmstadt-Dieburg damit begonnen, seiner Belegschaft verstärkt das mobile Arbeiten zu ermöglichen. Um auch im Homeoffice voll einsatzfähig zu sein, benötigte das HR-Team eine digitale Lösung für das Management der Personalakten. Diese verwaltete es bislang noch in Papierform. In der 24-köpfigen Personalabteilung sind jeweils mehrere Mitarbeiter für die einzelnen Aufgaben der HR-Administration verantwortlich.

Somit gehört es zum alltäglichen Prozedere, dass verschiedene Personen die unterschiedlichen Bearbeitungsschritte ausführen. Bei 2.400 Personalakten ließ sich nicht vermeiden, dass manchmal der Überblick fehlte, bei welchem HR-Verantwortlichen sich eine bestimmte Akte gerade befand. Dabei kam es auch zu Verzögerungen im Ablauf.

as HR-Team wünschte sich deshalb eine Lösung, die zweierlei erfüllt: Erstens sollten sämtliche Mitarbeiterakten jederzeit digital verfügbar sein – sowohl vor Ort als auch im Homeoffice. Zweitens sollten sich Workflows und Berechtigungen genau definieren lassen, um so eine höhere Geschwindigkeit und Ergebnisqualität der Prozesse zu erzielen.

Ambitioniertes Einführungsprojekt

Im Ausschreibungsverfahren überzeugte die Lösung „forpeople – der Personalmanager“ des Anbieters forcont mit seinem Funktionsumfang. Dem öffentlichen Auftraggeber war es wichtig, möglichst viele Vorgänge der Personalverwaltung mit dem Tool abdecken zu können. Direkt im Anschluss ging es an die Vorbereitung und Implementierung. „Wir hatten uns zum Ziel gesetzt, das gesamte Einführungsprojekt innerhalb von nur vier Monaten abzuschließen“, berichtet Florian Brostmeyer, stellvertretender Personalleiter beim Landkreis Darmstadt-Dieburg. „Dank eines disziplinierten Projektmanagements – sowohl seitens forcont als auch von uns – ist dies tatsächlich gelungen.“ Die Definition der Module und des Berechtigungssystems, die Installation der On-Premises-Lösung einschließlich Anbindung an das hauseigene SAP-System, die Digitalisierung der Akten mithilfe eines Scan-Dienstleisters, die Schulung der Anwender – alles verlief wie geplant, sodass der Landkreis das Tool ab Herbst 2019 produktiv nutzen konnte.

Offen für die neue Arbeitsweise

Sich auf die neue, digitale Arbeitsweise einzustellen, fiel den Teammitgliedern leicht. Die Einweisung durch forcont und die intuitive, selbsterklärende Benutzerführung des Tools haben dafür gesorgt, dass sich alle auf Anhieb darin zurechtfanden. „Die Anwender zu schulen, ist immer wieder aufs Neue ein Highlight“, sagt Hoschin Ibrahim, Senior Consultant Professional Services bei forcont, der das Projekt betreut. „Wenn das Team dann noch so engagiert bei der Sache ist wie das des Landkreises Darmstadt-Dieburg, macht der Workshop besonders viel Freude. Auch an der anschließenden Testphase haben sich die HR-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter rege beteiligt. Das Nutzerfeedback ist enorm wichtig, um am Ende kleinere Fehler zu beseitigen. Schließlich sollen sämtliche Features und Schnittstellen so funktionieren wie gewünscht.“

Reibungslose digitale Prozesse

Mit der neuen HR-Lösung hat der Landkreis Darmstadt-Dieburg seine Arbeit in die digitale Gegenwart geführt. Nicht mehr mit Papierakten hantieren zu müssen, entlastet die Personalreferentinnen und -assistenten. Vorgänge, bei denen es früher holperte, verlaufen jetzt reibungslos. Beispielsweise verwendeten die HR-Verantwortlichen früher oft klassische Laufzettel. Beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters standen etwa alle To-dos auf einer Checkliste aus Papier. Sobald die jeweilige Person aus der HR-Abteilung, dem Fachbereich oder dem Organisationsteam ihre Aufgabe erledigt hatte, hakte sie diese per Hand ab und reichte die Liste weiter. War ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub, stockte es im Ablauf. So vergingen nicht selten mehrere Wochen, bis die Liste alle Stationen passiert hatte.

Dem Fachkräftemangel aktiv begegnen

Anstatt eines ausgedruckten Laufzettels kommt nun das digitale Aufgabenverwaltungsmodul zum Einsatz. Darin bekommt jeder Nutzer seine To-dos übersichtlich angezeigt und hakt sie einfach per Mausklick ab. Der Vorteil: Mehrere Personen können eine Akte gleichzeitig bearbeiten. Dadurch lassen sich Arbeitsschritte parallel erledigen und die Prozessdauer verkürzt sich erheblich. Auch die Informationsveranstaltung für neue Mitarbeiter, die alle ein bis zwei Monate stattfindet, organisiert die Personalabteilung mithilfe einer Aufgabenliste. Insbesondere in Pandemie-Zeiten, wenn das HR-Team größtenteils im Homeoffice arbeitet und auch die Willkommensveranstaltung digital ausrichtet, erleichtert dies vieles. Die hauptverantwortliche Person sieht etwa auf einen Blick, ob die Vorbereitungen nach Zeitplan verlaufen.

„HR-Prozesse zu professionalisieren und so eine sehr gute Candidate beziehungsweise Employee Experience zu schaffen, wird zunehmend wichtiger“, erklärt der stellvertretende Personalleiter Florian Brostmeyer. „Obwohl der öffentliche Dienst ein attraktives Berufsumfeld bietet, spüren auch wir den Fachkräftemangel. Darum ist es zum Beispiel entscheidend, die Zeit, die zwischen der Ausschreibung einer Vakanz und der Einstellung verstreicht, zu minimieren. Denn sehr gut qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber erhalten oft mehr als ein Angebot. Welche Organisation im ‚War for Talents‘ gewinnt, ist am Ende auch eine Frage der Geschwindigkeit.“

Florian Brostmeyer, stellvertretender Personalleiter beim Landkreis Darmstadt-Dieburg

Das Nutzungspotenzial weiter ausschöpfen

Die Einführung der Personalaktenlösung ist für den Landkreis Darmstadt-Dieburg somit nur ein Schritt in Richtung HR-Arbeit 4.0 – wenn auch ein wichtiger. Die Personalabteilung will den eingeschlagenen Weg konsequent beschreiten und ihre digitale Infrastruktur Stück für Stück ausbauen. Ein halbes Jahr nach Produktivsetzung der Software hat das HR-Team bereits ein weiteres Modul in Betrieb genommen: die Vertragserstellung aus Vorlagen. Damit sparen die Personalverantwortlichen beim Aufsetzen von Verträgen nicht nur Zeit, sondern organisieren Neueinstellungen bei Bedarf komplett aus dem Homeoffice. Nachdem der Personalrat einer Einstellung zugestimmt hat, ist der Arbeitsvertrag innerhalb von ein bis zwei Tagen unterschriftsreif.

Der digitale Wandel geht weiter

Um den Recruiting- und Einstellungsprozess möglichst nahtlos abzubilden, plant der Landkreis außerdem, sein Bewerbermanagementsystem mit „forpeople“ zu integrieren. Dies ermöglicht es, Bewerbungsdokumente direkt in die digitale Personalakte zu übertragen – ein weiterer Arbeitsschritt, den Nutzer dann nicht mehr manuell tätigen müssen. Bei all seinen Vorhaben ist sich das HR-Team der Unterstützung von forcont gewiss: „Das Softwarehaus hat unseren ehrgeizigen Zeitplan erfolgreich umgesetzt und dabei sogar eine spezielle Anforderung bezüglich des Datentransfers zwischen forpeople und SAP realisiert“, resümiert Florian Brostmeyer.

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