iCAS-Systeme bieten als Archiv-Middleware Sicherheit, Flexibilität und Schnelligkeit Performanz für die Langzeitarchivierung

Die Langzeitarchivierung ist für den Öffentlichen Sektor ebenso wie für Wirtschaftsunternehmen ein wichtiger Baustein im Umgang mit Dokumenten, Informationen und Unterlagen. Das hohe Dokumentenaufkommen in Behörden und Öffentlichen Einrichtungen muss jedoch damit in Einklang gebracht werden, dass sich Anträge, Korrespondenz, Bescheide und ähnliches schnell wieder auffinden lassen.

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iTernity GmbH

Viele der Öffentlichen Verwaltungen und Institutionen haben für das Dokumentenmanagement daher Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) eingeführt, die es ermöglichen, einfach und komfortabel am Arbeitsplatz zu recherchieren und per Mausklick Unterlagen aufzurufen. Damit steigt zum einen die Zufriedenheit der Mitarbeiter, zum anderen aber auch die der Bürger: Die Auskunftsqualität verbessert sich, und Anfragen an Behörden werden sowohl telefonisch als auch vor Ort schneller bearbeitet.

Für Entscheider zählt darüber hinaus, dass die Langzeitarchivierung der im ECM verwalteten Daten revisionssicher ist. Dokumente dürfen nicht veränderbar sein, damit sie beispielsweise in Rechtsfällen als Beweismittel anerkannt werden. In vielen öffentlichen Bereichen erfüllten bisher Jukeboxen mit optischen Speichermedien die Zwecke der Langzeitarchivierung.

Diese Systeme werden jedoch von vielen Herstellern nicht mehr supportet und sind technisch überholt, da die Zugriffszeiten auf Archivdaten nicht mehr den heutigen Anforderungen genügen und es häufig zu mechanischen Problemen beim Laden der Speichermedien kommt. Lange Wartezeiten von bis zu mehreren Minuten können so entstehen und zu Unmut bei den Anwendern führen.

Sollen performantere Archiv-Systeme zum Einsatz kommen, setzen Behörden und Ämter meist auf Festplattensysteme. Hier sind die Dokumente zwar sofort im unmittelbaren Zugriff, jedoch war der Einsatz solcher meist proprietäter Systeme bisher mit sehr hohen Anschaffungs- und Betriebskosten verbunden. Es erhöhen sich weiterhin die Kosten und der Administrationsaufwand, wenn für mehrere Informationssysteme parallele Lösungen für die Langzeitarchivierung betrieben werden müssen.

Die Verwaltung braucht schnelle Informationen

Vor diesem Hintergrund werden im öffentlichen Sektor immer stärker performante und dabei flexible Langzeitarchivierungslösungen gefordert. Mit der hardwareunabhängigen Middleware iCAS hat der Landkreis Goslar eine solche leistungsfähige Lösung im Einsatz. Nachdem die zuvor eingesetzte Jukebox immer wieder Probleme bereitet hatte, wurde im Landratsamt im Bereich der Kfz-Zulassung das System von iTernity eingeführt.

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