Gemeinde Westoverledingen führt interaktive Online-Formulare ein Per Mausklick den Hund anmelden

Autor / Redakteur: Felix Hansel / Gerald Viola

Rund 20.000 Einwohner zählt die niedersächsische Gemeinde Westoverledingen im Nordwesten Deutschlands. Zwischen Papenburg und Leer in der Nähe der holländischen Grenze gelegen, gilt die ostfriesische Region als ruhiges Ferien- und Erholungsgebiet. Eine ganz normale Gemeinde also – mit einer kleinen Besonderheit ...

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Wer hier zum Beispiel seinen Vierbeiner für die Hundesteuer an- oder abmelden will oder eine Ausnahmegenehmigung für Baumfällarbeiten benötigt, muss keine langen Wege und Wartezeiten in Kauf nehmen oder sich mit schriftlichen Anträgen herumschlagen. Denn im Zuge von eGovernment-Maßnahmen und der Orientierung an der künftigen EU-Dienstleistungsrichtlinie hat Westoverledingen ein interaktives Formularsystem eingeführt, über das Bürger verschiedene Vorgänge und Anträge einfach online durchführen können.

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Hardy Hessenius, der IT-Leiter der Gemeinde und verantwortlich für die Internet-Präsenz, war mit den bislang üblichen Formularsystemen schon längere Zeit unzufrieden: „Viele digitale Formulare im Öffentlichen Sektor funktionieren derzeit noch so, dass die Bürger sich von der Website der Kommune ein PDF-Formular herunterladen oder dieses am Bildschirm ausfüllen und ausdrucken müssen. Dies war aber für beide Seiten nicht sonderlich praktisch, denn es entstehen Medienbrüche und doppelte Arbeit, wenn Daten aus Formularen von unseren Sachbearbeitern von Hand wieder eingegeben werden müssen. Wir wollten hier deshalb bewusst einen Schritt weitergehen und den Bürgern interaktive Formulare zur Verfügung stellen, die direkt online mit möglichst geringem Zeitaufwand ausgefüllt werden können. Gleichzeitig ist es für uns eine große Erleichterung, wenn wir die Daten anschließend ohne Umwege in unserer EDV weiterbearbeiten können.“

Vor der Auswahl einer geeigneten Lösung zur technischen Umsetzung stellte die IT-Abteilung der Gemeinde eine umfangreiche Liste von Wünschen und Anforderungen zusammen, die erfüllt werden sollten. So zählten beispielsweise eine intuitive Bedienung (sowohl für den Bürger als auch die Mitarbeiter), die Skalierbarkeit der Lösung und ein integrierter Workflow zu den wichtigsten Kriterien. Aus technischer Sicht wurde eine gehostete Lösung oder ein ASP-Modell präferiert, um keine Server-Installationen oder Änderungen an der vorhandenen IT-Struktur vornehmen zu müssen. Zusätzlich sollte die Anbindung an ein Zahlungssystem möglich sein, damit künftig auch die Entrichtung von Gebühren online abgewickelt werden kann. Um die Gemeindekasse nicht unnötig zu strapazieren, sollten sich nicht zuletzt auch die Kosten in einem überschaubaren Rahmen bewegen.

Nach einem Marktüberblick über die gängigen Formularsysteme entschied sich die Gemeinde für den Anbieter Formdesk und dessen gleichnamiges Online-Formularmanagementsystem. Neben der Erstellung und Verwaltung von Web-Formularen mithilfe eines Formular-Managers lassen sich mit Formdesk durch ein integriertes Workflow-Modul nach dem Empfang eines ausgefüllten Formulars automatisch individuelle Abläufe einleiten. Dies kann zum Beispiel die Weiterleitung an bestimmte Mitarbeiter sein (abhängig vom Formularinhalt oder der Art der Anfrage) oder der selbständige Start von Genehmigungsprozessen, die von mehreren Sachbearbeitern bestätigt werden müssen. Auch eine automatische Benachrichtigung des Bürgers über den Status seiner Anfrage ist realisierbar.

„Wir haben uns zuerst einen kostenlosen Test-Account angelegt“, sagt Sachbearbeiter Sascha Woll. „Dadurch konnten wir in Ruhe alles ausprobieren und haben festgestellt, dass das Tool genau die Funktionen und Möglichkeiten abdeckt, die wir benötigen.“

Im Rahmen der Aktualisierung der Website der Gemeinde wurden Formulare für häufig benutzte Service-Leistungen und Anfragen erstellt. Die Bürger rufen zum „virtuellen Behördengang“ das gewünschte Formular auf, füllen es direkt am Bildschirm aus und schicken es per Mausklick ab. Für Wünsche, Kritik und Anregungen steht eine „Wunschbox“ zur Verfügung und auch ein Gesprächstermin mit dem Bürgermeister lässt sich online arrangieren.

Die Eingaben werden automatisch in der Formdesk-Datenbank gespeichert und stehen dort für die Gemeinde zum Abruf bereit. Wahlweise kann auch eine automatische Übertragung aktiviert werden. Die Sachbearbeiter der Gemeinde können die gespeicherten Daten nun je nach Bedarf bequem in verschiedenen Formaten (Excel, XML, usw.) über eine gesicherte, verschlüsselte Verbindung herunterladen und direkt bearbeiten. Daten aus Formularen oder Anträgen, die aus rechtlichen Gründen eine eigenhändige Unterschrift erfordern, können automatisiert in das PDF-Format umgewandelt werden und dem Bürger zur Unterzeichnung per eMail zugesandt werden.

Neben dem Bürgerservice wird das System von den rund 50 Mitarbeitern der Gemeindeverwaltung auch für hausinterne Vorgänge verwendet. So laufen das Bestellwesen und die Organisation von Veranstaltungen ebenfalls über Formdesk.

„Wir sind zunächst testweise mit einigen Formularen gestartet und bauen unser eGovernment nun Schritt für Schritt kontinuierlich aus“, resümiert IT-Leiter Hessenius. „Es gibt noch viele Vorgänge in der Verwaltung, die wir ebenfalls über interaktive Formulare abbilden können. Durch die flexible Struktur unseres Systems haben wir sehr vielfältige Möglichkeiten, die einerseits den Service für die Bürger weiter verbessern und andererseits auch für uns die Bearbeitung und Verwaltung vereinfachen. Das System wird bereits jetzt sehr positiv aufgenommen.“

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