Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung Online-Portale vollintegriert ins DMS

Eine Verwaltung, die vollständig digital agiert und rund um die Uhr für die Bürger da ist? Mit dem Dokumentenmanagementsystem regisafe wird diese Vision zur Wirklichkeit! Denn regisafe – speziell auf die Bedarfe der Kommunalverwaltung zugeschnitten – kombiniert die Vorzüge der E-Akte inklusive der vollelektronischen Bearbeitung und rechtskonformen Ablage mit einer eigenen Online-Portalwelt.

Das DMS regisafe und die Portallösungen arbeiten perfekt zusammen: Althergebrachte, aufwändige Bearbeitungswege voller Medienbrüche werden ersetzt durch integrative, elektronische Geschäftsprozesse. Die Kombination aus DMS und Onlineportalen schafft große Synergien und vollständig digitale Lösungen – sowohl für die Mitarbeiter innerhalb der Verwaltung als auch für Gremienmitglieder und für Bürgerinnen und Bürger.

So gehören bspw. Papierberge bei der Gremienarbeit der Vergangenheit an. Die Kombination aus Sitzungsdienst im DMS regisafe und einem direkt angeschlossenen Ratsinformationssystem macht‘s möglich. Sachbearbeiter, die mit dem Sitzungsdienst betraut sind, können alle benötigten Unterlagen und Tagesordnungspunkte im Ratsinformationssystem bereitstellen, Gremienmitglieder greifen online oder via App wann immer gewünscht darauf zu, können Unterlagen sichten, Anmerkungen hinzufügen und vieles mehr.

Eine weitere überaus clevere Lösung ist das digitale Personalbüro von regisafe, mit dem effizientes, medienbruchfreies Personalmanagement gelingt. Dabei sind die zentrale, zugriffsgesteuerte Bearbeitung aller Personalvorgänge und die rechtskonforme Aufbewahrung in der Personalakte möglich. Auf den Personalbereich zugeschnittene Arbeitsschritte und Vorlagen sowie clevere Funktionen zum Termin- und Fristenmanagement ermöglichen vollständig digitale Personalprozesse. Online-Stellenausschreibungen in einem direkt ans DMS angeschlossenen Stellenportal und digitale Bewerbungsprozesse runden das Leistungsspektrum ab und verringern deutlich den administrativen Aufwand in der Personalarbeit.

Die dritte vollintegrierte Lösung ist die Online-Antragsstellung durch die Bürger. Dies gelingt dank der Kopplung des regisafe-Fachverfahrens für Genehmigungen mit einem Antragsportal. Viele Anträge können online eingereicht werden, gelangen unmittelbar in das regisafe-Fachverfahren und werden vollständig digital bearbeitet. Dies führt zu einer großen administrativen Entlastung für die Angestellten der Verwaltung. Bürger profitieren u.a. von der unkomplizierten Antragsstellung und E-Payment-Funktionen.

Alle Portallösungen lassen sich direkt in den Web-Auftritt öffentlicher Verwaltungen integrieren. So können diese eine eigene Bürgerservice-Seite gestalten, die umfassende Dienste aus einer Hand bietet. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich jeder Bürgerservice hinter einem anderen Link verbarg und in einer eigenen Optik daherkam. Mit der unkomplizierten Seitennavigation und der Gestaltung aus einem Guss setzen moderne Verwaltungen so ein klares Zeichen in puncto Transparenz, Bürgernähe und Benutzerfreundlichkeit.

Durch die Kombination des leistungsstarken DMS mit speziellen Fachverfahren und den daran angeschlossenen Online-Portallösungen wird effizientes, medienbruchfreies Arbeiten endgültig zur Realität und öffentliche Verwaltungen profitieren von einer erheblichen Optimierung der Geschäftsprozesse.

Weitere Informationen zum DMS und den Onlineportalen finden Sie unter www.regisafe.de.

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