Wie funktioniert die ELFE? Neue Nutzungsanreize für eGovernment

Ein Erfahrungsbericht über erfolgreiche Anwendungen im kommunalen Bereich zur Kostenreduzierung und Verbesserung der Verwaltungsabläufe durch elektronisch gesteuerte Abläufe: B2B, eBusiness, eCommerce sind allen bekannt. So mancher profitiert schon von den Ergebnissen. Wie können Kommunen oder Unternehmen sich daran beteiligen: ohne viel Aufwand, ohne Know-how, ohne große Investition – und worin könnte der Nutzen liegen?

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B2B oder eBusiness bezeichnen die elektronische Kommunikation zwischen zwei Geschäftspartnern zum Austausch von Geschäftsinformationen. Hierzu gehören der Austausch von Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheinen und anderen Standardinformationen. Damit dies technisch möglich ist, wurde für die Strukturierung der Informationen ein internationaler Standard eingeführt, der unter dem Begriff EDIFACT bekannt ist.

B2B, eBusiness oder eCommerce beinhalten die gleichen Vorgänge. Sie werden in allen Bereichen der Wirtschaft auf der Grundlage des Standards EDIFACT, aber auch mit XML intensiv und erfolgreich genutzt.

Schon vor etwa 15 Jahren machte die Deutsche Telekom mit dem Unternehmen GLI dazu den ersten Schritt und nannte das Ergebnis ELFE. Die ELFE ist die „Elektronische Übermittlung von Rechnungen“ der Telekom an ihre Geschäftskunden. Heute bietet jeder Anbieter von Telekomleistungen einen derartigen Service.

Wie funktioniert dieser Service?

Nehmen wir an, es werden rund 100 Rechnungen zum Festnetz und etwa 100 Rechnungen zur Abrechnung von Mobilfunkleistungen pro Monat an Geschäftskunden verschickt. Das sind 200 Rechnungen, die per „gelber Post“ in Papierform verschickt werden und dann vor Ort zu erfassen, zu prüfen und in einem Lager unterzubringen sind. Ganz schön umständlich.

Bei elektronischer Übermittlung entfallen die meisten dieser Vorgänge oder lassen sich automatisieren. Mehr noch, die Anwender können die Rechnungen mit eigenen administrativen Daten koppeln, sie sortieren, überwachen und so weitere Auswertungen durchführen.

Viele Kommunen, Unternehmen, Krankenhäuser, Energieversorger oder Banken profitieren schon seit Jahren von diesem Service. Das Verfahren und die Einführung beim Kunden sind sehr preiswert. Viele Kunden hatten ein Return of Investment von nur wenigen Wochen. Es ist also in der heutigen Situation knapper Kassen in Kommunen und Unternehmen nahezu ein Muss und eine echte Sparmaßnahme. In vielen Fällen kommen die Telekommunikationsunternehmen ihren Kunden preislich entgegen, denn der Nutzen liegt auf beiden Seiten, bei der Telekom und ihren Kunden.

Stadtverwaltung Bochum

„Vorher“ vorhandene Probleme und die daraus resultierende Zielsetzung: Die vorhandenen Papierberge sollten abgebaut und die Fehlerquote bei der Erfassung und den Kontrollen verringert werden. Es sollten insbesondere manuelle Routinetätigkeiten eliminiert werden. Des Weiteren erhoffte man sich eine bessere Verfügbarkeit und Auswertungsmöglichkeit der Rechnungsdaten über einen längeren Zeitraum. Dazu gehörte die Verbindung der Rechnungsdaten mit den zu verwaltenden Stammdaten.

Für die Auswahl der GLI-Software war nach einer Ausschreibung, die gemäß VOL/A erforderlich war, die optimale Erfüllung des Anforderungsprofils sowie die Wirtschaftlichkeit ausschlaggebend. Bei der Einführung waren dann hausintern eine Reihe von Arbeiten notwendig (wie PC-Beschaffung, Netzwerkinstallation usw.), die aber zügig realisiert werden konnten. Für die Übergangszeit wurde mit Papierrechnungen sowie mit elektronisch übermittelten Rechnungen parallel gearbeitet. Bei der Neuinstallation eines neuen Carriers leistete die GLI Hilfe.

Die Erfahrung: Es ergibt sich auf jeden Fall ein Mehrwert in der Verarbeitung von Telekommunikationsrechnungen. Die GLI-Software ELFEPACK bewährt sich im Alltag. Sie ist ein hilfreiches Controllinginstrument.

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