Verwaltung der Systemlandschaft bei den Stadtwerken Eschwege Neue Energie für Dokumentenprozesse

Die Stadtwerke Eschwege GmbH wollte eine neue Print-Infrastruktur und bekam sie – von Gries Büromaschinen. Sieben bizhub C452 sowie die Lösung SafeQ von Konica Minolta sorgen seitdem für eine erhebliche Reduktion des administrativen Aufwands.

Anbieter zum Thema

Kodak Alaris Germany GmbH

cit GmbH

S-Management Services GmbH

Etwa einhundert Jahre ist es her, dass die Stadtwerke Eschwege ihre ersten privaten Kunden mit elektrischer Energie versorgten. Heute beliefert das Unternehmen rund 30.000 Verbraucher mit Strom, Erdgas und Wasser. Mit 98 Mitarbeitern wurden 2009 rund 45 Millionen Euro Umsatz erwirtschaftet. Erklärtes Ziel ist schon seit Jahren der aktive Klimaschutz. Neben dem Ökostrom-Angebot investiert das Unternehmen rund 2,3 Millionen Euro in ökologische Projekte, wie dem Bau einer Solaranlage. Seit dem Zweiten Gesetz zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts gilt unter anderem das sogenannte „informatorische Unbundling“: Die Kosten sind voneinander abzugrenzen, insbesondere sind jedoch sensible Informationen wie Kundendaten zwischen Netz und Vertrieb vertraulich zu halten. Eine Tatsache, die sich auch auf die IT-Bereiche Dokumentenarchivierung und Kostentrennung ausgewirkt hat.

Nächste Seite: Kostentrennung und einfache Systemverwaltung

Kostentrennung und einfache Systemverwaltung

In den vergangenen fünf Jahren wurden die Stadtwerke Eschwege im Bereich Farbe vom Konica-Minolta-bizhub-Premium-Partner Gries Büromaschinen GmbH aus Göttingen betreut. Im Zuge des im Oktober 2010 auslaufenden Vertrags kam es zu einer neuen Ausschreibung. Durch ausgiebige Marktvergleiche verschafften sich Tobias Degenhardt, Prokurist und Kaufmännischer Leiter, sowie Jürgen Rascher, Leiter IT, einen Überblick der technischen Möglichkeiten und definierten ihre Anforderungen.

„Vor allem die Verwaltung der insgesamt 23 Systeme stellte bisher einen erheblichen Aufwand dar. So musste ich früher Einstellungen an jedem System einzeln vornehmen“, beschreibt Jürgen Rascher die Ausgangssituation. Die Regelungen zum informatorischen Unbundling machten eine kostenstellenbezogene Zuweisung sämtlicher Druck- und Kopieraktivitäten notwendig.

Besonders hohe Akzeptanz fand, dass die bereits genutzten Mitarbeiterausweise auch zur Authentifizierung an den Drucksystemen genutzt werden konnten. Auch die Möglichkeit der Implementierung in vorhandene IT-Umgebungen (wie das Enterprise Content Managementsystem windream) waren Kriterien. Bisher waren bei den Stadtwerken 15 Arbeitsplatzdrucker verschiedener Hersteller, drei Schwarzweißsysteme, vier Farb-Multifunktionssysteme (MFP) und ein Schwarzweiß-Kopierer im Einsatz. Nun sollte ein einheitliches Bedienkonzept her, um die Nutzung leichter zu gestalten und einheitliche Verbrauchsmaterialien zu ermöglichen.

Sechs Unternehmen waren an der Ausschreibung beteiligt. „Entschieden haben wir uns für Gries Büromaschinen, mit denen wir bereits sehr gute Erfahrungen in Bezug Verlässlichkeit und Reaktionszeiten, gemacht haben“, so Tobias Degenhardt, Prokurist und Kaufmännischer Leiter, über den Konica-Minolta-Partner. Die exklusive Partnerschaft, die windream und Konica Minolta seit 2002 verbindet, gab ihm zusätzliche Sicherheit, was die Integration in die vorhandenen IT-Umgebungen betraf.

Entschieden haben sich die Stadtwerke Eschwege deshalb für die Lösung SafeQ von Konica Minolta. So wurde auch eine globale Lösung, wie Degenhardt sie eher nur bei Großunternehmen erwartet hätte, finanzierbar. Diese erlaubt einheitlichen Zugriff auf alle Systeme und macht zentrale Einstellungen wie die Einrichtung von Nutzungsrechten möglich. Sämtliche Druck- und Kopiervorgänge werden erfasst und via Authentifizierung am MFP den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet. Das einheitliche Bedienkonzept wurde durch den Einsatz von nunmehr nur noch sieben Farb-MFPs bizhub C452 realisiert.

Nächste Seite: „Weiche“ Kosten eingespart

„Weiche“ Kosten eingespart

Durch den zentralen Zugriff spart Rascher bei der Verwaltung der Systeme viel Zeit. Zukünftig sollen zudem auch die Reportingfunktionen für volle Kostentransparenz genutzt werden. Angenehmer Nebeneffekt der Authentifizierung: Vertrauliche Dokumente bleiben vertraulich. „Beispielsweise können Mitarbeiter den ganzen Tag drucken, holen ihre Dokumente aber erst abends ab“, betont der Leiter IT. Zudem können dank Follow-Me-Print die Mitarbeiter ihre Dokumente an jedem MFP ausdrucken. „Zusätzlich zur finanziellen Betrachtungsweise darf man jedoch auch ‚weiche’ Kosten wie die Mitarbeiterproduktivität nicht außer Acht lassen“, so Degenhardt. Mit windream ist zukünftig ein komplett digitalisierter Dokumentenfluss vorgesehen. Sämtliche Unterlagen sollen an den Systemen eingescannt und automatisch den entsprechenden Ordnern zugewiesen werden. „Unser Ziel ist das papierlose Büro“, formuliert Rascher abschließend das ehrgeizige Vorhaben.

(ID:2051733)