Technik spart Papierflut

Der Einsatz mobiler Informationstechnik birgt auch für kommunale politische Mandatsträger und Öffentliche Verwaltungen erhebliche Potenziale. Zum Beispiel vermeiden iPads für Ratsmitglieder in Kombination mit einem Dokumentenmanagement stapelweise gedruckte Unterlagen, die jedem Mandatsträger vor Sitzungsbeginn vorliegen.

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Stattdessen stehen sie dem städtischen Gremium in elektronischer Form zur Verfügung und können auch während der Sitzung abgerufen und bearbeitet werden. Konica-Minolta-Lösungen zur mobilen Dokumentenverwaltung via iPad schaffen in der Ratsarbeit zusätzliche Flexibilität durch eine drahtlose Druck- und Scanfunktion. Für mehr Bürgernähe kann das Angebot drahtlosen Druckens von iPad und allen anderen mobilen Endgeräten an einem Drucksystem im Rathaus sorgen. Die erforderliche Daten- und Informationssicherheit erzielen optionale Authentifizierungsverfahren.

Guter Rat: Mobile Technik spart Papierflut ...

Es ist eine Szene, die sich in den Rats- und Ausschusssitzungen deutscher Stadt- und Gemeindeparlamente immer noch viele tausend Mal jährlich abspielt: Mandatsträger studieren hunderte Seiten gedruckter Unterlagen, vom Protokoll der letzten Sitzung bis zu grundlegenden Rechtsvorschriften. „Dabei bieten mobile Tablets sowie EDV-gestützte Informations- und Dokumenten­managementsysteme Stadtverwaltung und Ratsmitgliedern die gleiche Information schneller und übersichtlicher. Und das bei insgesamt geringeren Kosten“, sagt Christian Rittmöller. Denn der Manager Öffentlicher Sektor bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland weiß um die Kosten der gedruckten Dokumentenflut in den Rathäusern.

Ein imposantes Beispiel: Die rund 90 Stadtverordneten der Stadt Köln verbrauchen rund 800.000 Blatt Papier pro Sitzung. Jedes Jahr fallen durch die Ratsarbeit rund sechs Millionen Seiten an, die den Steuerzahler rund 150.000 Euro kosten. Doch papierlos wird die Praxis der Ratsarbeit auch in Zukunft nicht werden: „Rechtliche Bestimmungen oder b­esonders lange Dokumente, die Ratsmitglieder mit Notizen oder Kommentaren versehen wollen oder einfach persönliche Vorlieben – letztendlich entscheiden freie Mandatsträger darüber, in welcher Form sie die Information aufnehmen möchten“, so Rittmöller.

… und ermöglicht flexible Sitzungsarbeit

Den entscheidenden Vorteil mobiler Endgeräte für kommunale Gremien sieht Rittmöller in der Flexibilisierung des Sitzungsalltags: Digital erfasste und archivierte Papierdokumente können jederzeit problemlos live recherchiert, ortsunabhängig angezeigt und während der Sitzung bearbeitet werden.

Auch eine Druck- und Scanoption im mobilen Datenmanagement verschafft den Ratsmitgliedern zusätzliche Flexibilität. Jederzeit kann drahtlos auf die Funktionen moderner Multifunktionssysteme zugegriffen werden.

Gesetzliche Bestimmungen, Anträge und P­rotokolle können bei Bedarf durch jedes einzelne Ratsmitglied ausgedruckt werden. Umgekehrt können gerade eingescannte Unterlagen sofort auf den mobilen Endgeräten erscheinen.

Auch die Stadt Solingen plant die Einführung mobilen Druckens. Nils Anders Gerken, Fachbereich Zentrale IT-Koordinierung/Konzernkoordinierung sieht hier vor allem den Faktor Zeit als wichtigen Aspekt: „Unsere Führungskräfte arbeiten zunehmend mobil. Doch aufgrund begrenzter Ressourcen, vor allem der knappen Arbeitszeit, müssen sie in der Lage sein, von überall aus – zum Beispiel während ihrer Besprechungen – drucken zu können. Wir können es uns einfach nicht mehr erlauben, dass sie sich erst zu ihrem stationären Arbeitsplatz begeben müssen, nur weil sie ein Dokument ausdrucken wollen.“

Zur technischen Umsetzung bietet Konica Minolta mit „PageScope Mobile“ eine Lösung, die kompatibel zu iPad und allen anderen mobilen Apple-Endgeräten sowie zu mobilen Geräten, die Android-Betriebssysteme nutzen, ist. Der Druck erfolgt treiberlos, plattformunabhängig und ohne weiteren Eingriff in die IT-Infrastruktur. Die Verwaltung und Betreuung von Client-Applikationen entfällt komplett.

Gedruckt werden alle gängigen OpenOfficeformate wie DOCX, XLSX, PPTX, PDF, Webseiten oder JPG. Um zu drucken, verbindet der externe Nutzer einfach sein mobiles Endgerät mit dem Drucker und überträgt die Druckdatei. Auch das Scannen auf das Smartphone oder Tablet vom Multifunktionssystem ist möglich.

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