CeBIT 2011 in Hannover Medienbruchfreie Prozesse mit dem E-POSTBRIEF

Durch moderne Informationstechnik lassen sich Verwaltungsprozesse effizienter und kostengünstiger gestalten. Voraussetzung ist eine verfahrens- und organisationsübergreifende Digitalisierung der Kommunikations- und Dokumentationsvorgänge.

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Im Rahmen der CeBIT 2010 stellte die Deutsche Post den E-Postbrief erstmals als neue Möglichkeit geschützter elektronischer Schriftkommunikation vor. Im Juni startete das neue Produkt. Mit Erfolg. Mehr als eine Million Privatpersonen haben sich bislang für den E-Postbrief entschieden. Außerdem gehören bereits über hundert große Unternehmen zu den Kunden. Sie werden sukzessive an das E-Postbrief Portal angebunden. Darunter sind auch öffentliche Institutionen aller Ebenen – bundesweit tätige bis hin zu einzelnen Kreisen. Sie alle können mit dem E-Postbrief ihre elektronische Schriftkommunikation in einem medienbruchfreien Workflow abwickeln. Deshalb ist der E-Postbrief ein wichtiger strategischer Baustein für das eGovernment.

Medienbruchfreies eGovernment ist ein Schlüssel zur Effizienzsteigerung in der Öffentlichen Verwaltung. 140 Millionen Anrufe, Briefe, E-Mails, Behördenbesuche – vom Bauantrag bis zur Bestellung eines Abfallkalenders – werden jährlich in deutschen Kommunen weitergeleitet, bearbeitet und beschieden. Etwa 4.000 unterschiedliche Prozesse fallen allein in den Kommunalverwaltungen an. Hier gilt es, Medienbrüche zwischen interner und externer Kommunikation zu vermeiden. Die behindern nicht nur den elektronischen Workflow. Sie treiben auch die Prozesskosten hoch.

Der E-Postbrief ermöglicht Verwaltungen die vollständige Digitalisierung ihrer Schriftkommunikation. Alle Nutzer identifizieren sich per Postident bei der Erstregistrierung. Dadurch wissen Absender und Empfänger immer genau, mit wem sie kommunizieren. Alle Nachrichten sind auf ihrem elektronischen Weg vom Absender bis zum Empfänger verschlüsselt. Nutzer können per Knopfdruck wählen, ob ihr Schreiben elektronisch einem anderen E-Postbrief Konto zugestellt oder ausgedruckt und vom Briefträger ausgeliefert wird. Der E-Postbrief erreicht also immer den Empfänger.

„Eine Stärke unseres Angebots liegt gerade dort, wo es um die effiziente Verarbeitung großer und heterogener Mengen von Kommunikationsdaten geht, wie dies bei Verwaltungen der Fall ist“, erläutert Holger Schattke, E-Poststelle, Leiter Geschäftsfeld, Deutsche Post Consult GmbH. „Der E-Postbrief steigert die Effizienz durch eine verfahrens- und organisationsübergreifende Digitalisierung der Kommunikations- und Dokumentationsvorgänge.“ Im Ergebnis senkt eine solche Umstrukturierung die Kosten und erhöht die Servicequalität.

Integrierte Postbearbeitung für Verwaltungen

Basierend auf dem E-Postbrief hat die Deutsche Post – speziell für Verwaltungen – das Konzept der elektronischen Poststelle entworfen und gemeinsam mit dem Fraunhofer Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) entwickelt. „Die neue E-Poststelle ist so konzipiert, dass sie nahtlos in bestehende Systeme jeder Verwaltung eingegliedert werden kann. Damit ist vom Postein- bis zum Postausgang die volle Integration in Verwaltungsprozesse gewährleistet“, erläutert Gerd Schürmann vom Fraunhofer Institut FOKUS in Berlin.

Erste Anwendungen der E-Poststelle werden auf der CeBIT vorgestellt. Experten zeigen, wie sich beispielsweise große Teile der Posteingangsbehandlung automatisieren lassen: Es spielt keine Rolle, ob ein Schreiben als E-Postbrief, physischer Brief, Fax oder E-Mail ankommt. Die E-Poststelle übernimmt sämtliche Eingangsmedien und versieht sie mit einem revisionssicheren Eingangsstempel. Gleichzeitig werden sie in ein einheitliches digitales Format konvertiert und je nach Zuständigkeit automatisch weitergeleitet.

Enthalten die Sendungen Formulardaten, so macht die Integration in die Fachverfahren eine direkte Übertragung möglich. Dadurch entfällt die manuelle Erfassung. Das wiederum beschleunigt den Bearbeitungsprozess und senkt die Fehlerquote.

Bearbeitete Dokumente landen direkt im Postausgang der E-Poststelle. Von hier werden sie automatisch per E-Postbrief versandt. Entweder digital oder mit physischer Zustellung. Das System erkennt selbstständig, welcher Weg der richtige ist. So kann die E-Poststelle Durchlaufzeiten und Personalaufwand spürbar senken.

Post unterstützt De-Mail

Mit Hybridbrief, Zahlungsdiensten, Formularfunktionen und E-Poststelle geht der Leistungsumfang des E-Postbriefs weit über den zukünftigen De-Mail-Standard hinaus. Gleichwohl unterstützt die Deutsche Post die Initiative der Bundesregierung und wird eine De-Mail-Akkreditierung beantragen, sobald die rechtlichen Voraussetzungen geschaffen sind. Damit können E-Postbrief Kunden auch De-Mails versenden und empfangen. Mit der ISO 27000-Zertifizierung erfüllt der E-Postbrief bereits heute die künftigen sicherheitstechnischen Anforderungen des De-Mail-Gesetzes – wie die eindeutige Identifizierung der Kommunikationspartner, das abgesicherte Anmeldeverfahren oder die verschlüsselten Transportwege.

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