Revisionssichere Schriftgut-Speicherung Mach AG vereinbart Technologiepartnerschaft

Um öffentlichen Auftraggebern optimale Lösungen für die revisionssichere und rechtskonforme Schriftgut-Speicherung bieten zu können, kooperieren die Mach AG und die Triade InformationSystems GmbH. Als erste Kunden profitieren die Deutsche Zentrale für Tourismus e. V. (DZT) und die Stadt Geesthacht von der Partnerschaft.

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Mit der zunehmenden Ablösung von Papier- zugunsten von elektronischen Dokumenten und Akten müssen sich Öffentliche Verwaltungen um deren revisionssichere Speicherung und Archivierung kümmern. Dabei sind hohe Anforderungen im Umgang mit sensiblen Daten zu erfüllen – gleichzeitig sollen die Speicherung komfortabler und die zum Teil komplexen Prozesse vereinfacht werden.

Um ihren Kunden die bestmögliche Lösung anzubieten, kooperieren die Mach AG, Lösungspartner für den Public Sector, und die Triade InformationSystems GmbH, Experte für Datenspeicherung.

Durch die Anbindung der Storage-Lösung TriCCS von Triade an die Mach-Software sollen Dokumente in ein externes Dateisystem ausgelagert werden können. Dies soll das Volumen der Datenbank verringern und die Zeiten für die täglichen Sicherungen verkürzen. Dennoch sollen die Dokumente weiterhin für den schnellen lesenden und bearbeitenden Zugriff bereitstehen.

Nach Abschluss der Vorgänge beziehungsweise Akten und Ablauf der sogenannten Transferfrist werden die Dokumente in den Langzeitspeicher von TriCSS überführt und sollen somit vor unerlaubten Änderungen oder versehentlichem Löschen geschützt sein. Gleichzeitig wird die Aufbewahrungsfrist der Dokumente gesetzt, nach deren Ablauf eine Löschung erst technisch ermöglicht wird.

Zum Einsatz kommt diese Lösung bei der Deutschen Zentrale für Tourismus e. V. (DZT), die das ERP-System von Mach unter anderem für den Beschaffungsworkflow, die Vergabe, den Rechnungsworkflow sowie für Projektanträge nutzt. In allen diesen Geschäftsprozessen gehen Dokumente verschiedenster Art ein oder werden erstellt und abgestimmt.

Mit der Ergänzung des Mach-Dokumentenmanagementsystems um den externen Speicher erfüllt das DZT nicht nur die Anforderungen an eine revisionssichere und rechtskonforme Dokumenten-Speicherung und Verwaltung, sondern vereinfacht das Handling deutlich.

Auch die Stadt Geesthacht nutzt diese Partnerschaft, um ihr System zu optimieren. Die elektronische Abbildung des kompletten Aktenplans und der Rechnungsbearbeitung erfordert ein durchdachtes Zusammenspiel zwischen dem Mach-Dokumentenmanagementsystem und der Triade Storage-Lösung. Unter Einbehaltung der Transferfristen und des Schreibschutzes sind in einer ersten Übertragung knapp 40.000 Primärdokumente an den Langzeitspeicher übergeben.

Stefan Deterling, Produktmanager der Mach AG: „Viele Öffentliche Verwaltungen haben noch deutliches Optimierungspotenzial beim Thema revisionssichere Schriftgut-Speicherung. In Partnerschaft mit Triade können wir ihnen hierfür eine hoch entwickelte Lösung anbieten, die einfach und sicher in das bestehende System zu integrieren ist.“

Dr. Burghard Nuhn, Triade, ergänzt: „Gemeinsam mit Mach bauen wir unsere Kompetenzen im Public Sector weiter aus. Von unserer jahrzehntelangen Spezialisierung auf die rechtskonforme Datenspeicherung und der Berücksichtigung aktueller Technologien werden Verwaltungen sehr profitieren.“

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