Anforderungen ausloten und Erfahrungen austauschen Kommunen müssen rechtzeitig für die ISDN-Abschaltung planen

Die von der Telekom angekündigte Abschaltung aller analogen und ISDN-Anschlüsse zwingt Endkunden, Unternehmen und öffentliche Träger gleichermaßen dazu, sich Gedanken um Alternativen zu machen. Denn spätestens, wenn die Abschaltung 2018 endgültig erfolgt, muss eine neue TK-Lösung bereitstehen.

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Auch, wenn das noch einige Zeit hin ist: Kommunen sollten mit ihren besonderen Sorgfaltspflichten und Haushaltsvorschriften besser heute schon mit den Vorbereitungen für die Umstellung der TK-Anlage beginnen, damit zum Stichtag eine zukunftssichere und bedarfsgerechte Alternative einsatzbereit ist.

Nun ist die Anschaffung einer neuen TK-Anlage kein Riesenprojekt. Trotzdem ist es sinnvoll, wenn sich Kommunen mit anderen Gemeinden kurzschließen und ihre Erfahrungen und Vorstellungen austauschen. Schließlich soll die neue Anlage nicht nur die aktuellen Bedürfnisse abdecken, sondern für viele Jahre allen Ansprüchen genügen.

Erfahrungen austauschen

Deshalb ist es nur vernünftig, wenn sich Vertreter mehrerer Gemeinden zu Workshops zusammentun, sich austauschen und gemeinsam Anforderungsprofile erarbeiten, die auch zukünftige Entwicklungen wie eine stärkere Vernetzung von Telefon und Computer berücksichtigen. Vielleicht finden sich ja auch Vertreter, die bereits Erfahrungen mit VoIP oder sogar mit Unified-Communication-Lösungen gemacht haben.

Natürlich muss jede Gemeindeverwaltung vorher ihre eigenen Anforderungen definieren. Dabei gilt es, verschiedene Ebenen zu berücksichtigen. Das sind an erster Stelle die funktionellen Anforderungen. Die neue Anlage und die neuen Endgeräte müssen mindestens häufig genutzte Funktionen wie Rufweiterleitung oder Gruppenanrufe unterstützen. Außerdem sollten die Telefone möglichst intuitiv bedienbar sein, damit die Umstellung leichter fällt. Darüber hinaus bieten viele VoIP-Anlagen zahlreiche weitere Komfortfunktionen. Welche sinnvoll sind, hängt natürlich vom jeweiligen Bedarf ab. Aber auch hier gilt: Die tollsten Funktionen werden nicht genutzt, wenn sie am Endgerät nur umständlich aufgerufen werden können.

Was Verantwortliche außerdem im Blick haben sollten, ist die Möglichkeit einer Anbindung der Telefone an die PCs von Mitarbeitern. Dadurch können Telefonanrufe sehr bequem mit einem Mausklick initiiert werden, beispielsweise aus einem Adressbuch einer eMail-Anwendung heraus. Die zweite entscheidende Größe bei der Auswahl einer neuen TK-Anlage ist natürlich die Zahl der angeschlossenen Nutzer. Es gibt in jeder Größenordnung passende Lösungen. Diese variieren teilweise jedoch stark in den Anschaffungs- und Betriebskosten.

Offene Standards

Im Wesentlichen lassen sich zwei Modelle unterscheiden: die fest installierte Anlage vor Ort und die in einem Rechenzentrum eines Dienstleisters gehostete Anlage. Der Vorteil einer fest installierten IP-PBX sind ihre relativ geringen Betriebskosten – wenn sie einmal installiert ist. Zuvor fallen allerdings relativ hohe Anfangsinvestitionen für den Kauf, die Installation und die Einrichtung der Anlage an. Außerdem sollte sie so dimensioniert sein, dass sie auch künftig hinzukommende Anschlüsse für neue Mitarbeiter oder zusätzliche Geräte abdeckt, damit dann keine kostspielige Erweiterung der Anlage nötig wird.

Bei der Auswahl einer lokalen IP-PBX sollten Kommunen darauf achten, ... Lesen Sie auf der nächsten Seite weiter!

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