Digitale Behörde vs. digital gestützte Behörde IT-Plattformen für die Behörde der Zukunft

Autor / Redakteur: Patrick Schneider / Susanne Ehneß

Deutsche Verwaltungen sind bereits seit längerer Zeit dabei, ihr digitales Angebot auszubauen. Doch bis zur vollständig digitalen Behörde ist es für die meisten noch ein weiter Weg.

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(Bild: vege_Fotolia.com)

Wie die unlängst von McKinsey veröffentlichte Studie „E-Government in Deutschland – eine Bürgerperspektive“ zeigt, besteht selbst bei Kommunen, die deutschlandweit die Spitzenplätze in Bezug auf digitale Services belegen, eine große Lücke zwischen dem existierenden Angebot sowie den Bedürfnissen und Erwartungen der Bürger.

Der Hauptgrund dafür sind die IT-Landschaften der Behörden. Deren technologische Grundlagen, sowohl Hardware als auch Software, sind oft veraltet und dadurch unsicher, teuer oder lassen sich zu langsam an gesetzliche oder politische Veränderungen anpassen.

Zudem waren die Standardanwendungen der letzten zehn bis 20 Jahre primär darauf ausgelegt, einfache Verwaltungsprozesse zu standardisieren und zu integ­rieren.

Die Applikationen und damit die Applikationslogik standen im Vordergrund, die darunterliegende Infrastruktur wurde applikationsspezifisch mitgeliefert. Der Anpassungsfähigkeit und Agilität der Anwendungen wurde nur wenig Beachtung geschenkt.

Doch genau diese Faktoren machen den Unterschied zwischen einer wirklich ­digitalen Behörde und einer bloß digital gestützten Behörde aus.

Adaptive Applikationen

Digitale Behörden brauchen „adap­tive Applikationen“. Wenn die Anwendungen von der Infrastruktur her gedacht werden, lassen sich neue und bestehende Verfahren auf einer Plattform entwickeln, anstatt wie bisher jedes Verfahren separat zu erstellen und dieses dann mit hohem Aufwand und mit hohen Kosten in die bestehende Landschaft zu integrieren.

Zum Beispiel gibt es in Behörden oft viele Registerarten, die in unterschiedlichen Systemen abgelegt sind und mit verschiedenen Anwendungen bearbeitet werden. Diese lassen sich auf eine einheitliche Plattform zusammenfassen, welche etwa die Basis für alle Verbrauchssteuerarten wie Bier, Zigaretten oder Mineralöl bildet. Die grundsätzlichen Prozesse wie die Erfassung der Stammdaten, die Verkaufsangaben oder die Zahlungsmodalitäten im Kassensystem ließen sich dann für alle Steuern einheitlich anlegen, wodurch Doppelungen vermieden werden. Nur spezifische Bereiche wie Prozentsätze oder Bewertungsgrundlagen der Steuer würden dann in eigenen Anwendungen liegen.

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Der Autor: Patrick Schneider, Vice President Sales Public Sector Germany, Software AG
Der Autor: Patrick Schneider, Vice President Sales Public Sector Germany, Software AG
(Bild: Software AG)

Diese neue Struktur stellt die bisherige Denkweise auf den Kopf. Während bislang jede Anwendung eine eigene Plattform mitlieferte, wird nun eine Plattform erstellt, auf die alle Anwendungen aufsetzen. Das ermöglicht neben Kosten­einsparungen durch die Wiederverwendung bereits existierender Komponenten auch die schnelle und flexible Erstellung sowie Anpassung von Anwendungen.

Somit können politische Entscheidungen in deutlich kürzerer Zeit umgesetzt werden, auch bei der Einführung neuer Steuerarten. Und dies ist bei Bedarf sogar behördenübergreifend möglich, da die jeweiligen Prozesse auf der gleichen digitalen Plattform basieren – mit einheitlichen Basisdiensten und entsprechenden Zugriffsmöglichkeiten je nach Bedarf und Zugangsrecht.

Für diese übergreifende Nutzung ist jedoch die Integration aller bestehenden Schnittstellen in die Plattform nötig. Dazu gehören Technologie-Adapter zu JMS, Oracle, Microsoft, mySQL, JDBC, DB2, Adabas, BS2000, zOS, AS400 oder Natural sowie Schnittstellen zu Software-Anbietern, Berufsgenossenschaften, Krankenkassen, Rentenversicherungen, Kassenärztlichen Vereinigungen, zur deutschen Virtuellen Poststelle sowie offene APIs für individuelle Programmierungen und die Unterstützung öffentlicher rechtlicher Standards wie XöV, XUV und P23R.

So gewinnen Behörden eine größere Flexibilität bei der Make-or-Buy-Entscheidung. Sie können fachliche Komponenten entweder zukaufen und in ihre Plattform einbauen oder diese selbst entwickeln. Zudem können neue Verfahren und Prozesse sehr schnell und einfach mit bestehenden Verfahren außerhalb der Plattform oder sogar außerhalb der Behörde integriert werden. Die Plattform prüft dabei eingehende und ausgehende Daten auf unerwünschte Veränderungen und gibt entsprechende Fehlermeldungen aus. Zudem gewährleistet sie die „Digitale ­Souveränität“ über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Für Behördenleiter und IT-Verantwortliche liegen die Vorteile einer solchen Plattform auf der Hand: Sie vermeidet Mehrfachentwicklungen für das Benutzermanagement, für die Sicherheit und für Schnittstellen, lässt sich einfach an neue Gesetze, Bestimmungen und Vorgaben anpassen und entlastet die Budgets durch Mehrfachnutzung aufgrund einer Out-of-the-box-Mandantenfähigkeit.

Darüber hinaus bietet eine solche Plattform Fähigkeiten, Prozesse zu konfigurieren und zu automatisieren, etwa regelbasierte Entscheidungsbäume, rollenbasierte Masken und Aufgabenverarbeitung, statistische Auswertungen, Dashboards und Berichte, Überwachung und Eskalation von Abläufen sowie Datenqualitätskontrolle für das Stammdaten-Management.

So lassen sich schnell und flexibel maßgeschneiderte Informationen, Services und Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen anbieten, die deren Anforderungen erfüllen.

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