Hessen macht‘s: IT-Controlling in eGovernment-Projekten

Die Erfassung, Überwachung und Steuerung von IT-Kosten ist ein wesentliches Element eines leistungsfähigen Finanz- und Budgetcontrollings im Bereich der Informationstechnik. Dies gilt umso mehr für eGovernment-Projekte, die durch ihre organisatorische und technische Komplexität charakterisiert werden.

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Das IT-Controlling ist eine Unterkategorie eines organisationsweiten Controllings und beinhaltet die Anwendung des Controlling-Konzeptes auf den gesamten Einsatzbereich der Informations- und Kommunikationstechnologien. IT-Controlling soll unter anderem steuerungsrelevante Daten sammeln und aufbereiten, Auswertungen und Abweichungsanalysen bereitstellen, Korrekturmaßnahmen vorschlagen, Entscheidungsträger beraten und damit eine permanent verfügbare Planungs- und Steuerungsgrundlage für das IT-Management liefern.

Eingeschränktes Benchmarking

Bei eGovernment-Projekten besteht eine hohe Notwendigkeit für ein effektives IT-Controlling, um auf dieser Basis die Einhaltung des vorgegebenen Budgets, der Projektdauer und der fachlichen Anforderungen sicherzustellen. Nicht zuletzt die zumeist fachliche Einmaligkeit von IT-Projekten im eGovernment begründet, dass Benchmarking und Vergleichbarkeit zu Projekten anderer Landesverwaltungen nur äußerst eingeschränkt möglich sind. Umso wichtiger ist die Installation eines Überwachungs- und Risikomanagementsystems auf Grundlage eines Projektfinanzplans, um die Steuerung der Ausgaben und Überwachung der vereinbarten Leistungen sicherzustellen und so zu einem erfolgreichen und wirtschaftlichen Projektabschluss zu kommen.

In der Vergangenheit haben sich in den IT-Projekten der hessischen Landesregierung unterschiedliche Systematiken und Methoden etabliert, mit denen die IT-Kosten erfasst, überwacht und gesteuert wurden. Zusätzlich war der Detaillierungsgrad der angewendeten Methodiken unterschiedlich, was die Vergleichbarkeit der Aufwands- und Kostendaten erschwerte.

Vor diesem Hintergrund wurde im Jahr 2005 ein Konzept zur Standardisierung der IT-Kostenstrukturen und zum Aufbau eines Finanzcontrollings erarbeitet. Dieses Konzept wurde zunächst in den zentralen eGovernment-Projekträumen (Portal, Dokumentenmanagement, Basisinfrastrukturdienste etc.) eingeführt. Basierend auf den Ergebnissen dieser Pilotierung wird dieses Konzept ab 2007 schrittweise landesweit einheitlich für alle IT-Kosten (Projekte und Verfahren) eingeführt.

Ungewolltes identifizieren

Eine inhaltlich fundierte Planung der finanziellen Budgets und eine zeitnahe Informationsbereitstellung über alle wichtigen finanziellen Steuerungsgrößen ist die Grundvoraussetzung, um negative oder ungewollte Entwicklungen rechtzeitig identifizieren und angemessen reagieren zu können. Aufgrund der Komplexität der eGovernment-Projekte und des Betriebs der IT-Verfahren, sowie der Vielzahl von beteiligten Verwaltungseinheiten und Firmen ist es notwendig, eine angemessene Methodik zur Planung, Überwachung und Steuerung der Finanzdaten zu installieren.

Dies erfordert eine einheitliche Definition von IT-Kostenstrukturen sowie die Erfassung dieser Kosten in den einzelnen Projekten und im Betrieb.

Das sind die Ziele

Damit werden insbesondere folgende Ziele verfolgt:

• Transparenz der Kosten für die politische Ebene und damit auch Transparenz der erreichten Leistungen und Strukturverbesserungen mit langfristiger Auswirkung.
• Informationsverbesserung durch strategische und operative Verfolgung der Kostenentwicklung und Abgleich mit den erreichten Ergebnissen oder erbrachten Leistungen.
• Bessere Auskunftsfähigkeit und Steuerungsmöglichkeit.
• Hohe Planungssicherheit durch Herunterbrechen von generellen Zielen und Maßnahmen in überschaubare und überwachbare Einzelziele und Detailergebnisse.
• Reduzierung von Risiken durch rechtzeitiges Erkennen und Gegensteuern bei Abweichungen.
• Verbesserung der Wirtschaftlichkeit und auch der Zielorientierung von projektbezogenen Maßnahmen und Aktivitäten.

Projektkostenträger

Als konzeptionelle Grundlage wurde ein IT-Kostenmodell definiert, auf dessen Basis Aufwände und Kosten für IT-Projekte erfasst und ausgewertet werden können. Wesentlich ist, dass durch die Festlegung der Kostenstrukturen auch die Art und Granularität der Auswertungen definiert werden. Detailaussagen (beispielsweise über die Höhe der Schulungsaufwände) sind nur dann möglich, wenn der entsprechende Kostenträger (der Schulung) definiert ist und auch entsprechend bebucht wird.

Aktivitäten, die in Projekten anfallen, werden üblicherweise in Phasen (Planung, Entwicklung, Schulung, Einführung) aufgeteilt. Darüber hinaus gibt es Aufgaben und Leistungen, die projektphasenunabhängig anfallen. Beispiele dafür sind das Projekt- und das Qualitätsmanagement, die bei einem ordnungsgemäß aufgesetzten Projekt in allen Phasen vorhanden sind und durchgeführt werden sollten.

In Abhängigkeit vom veranschlagten Projektbudgetvolumen wird zwischen Klein- und Großprojekten unterschieden. Diese Unterscheidung ermöglicht einerseits eine wirtschaftliche Datenerfassung und belastet andererseits kleinere Projekte nicht mit unnötig komplexen Erfassungs- und Auswertungsstrukturen.

Die sogenannten Gruppenkostenträger entsprechen der obersten Ebene der Kostenträgerabbildung. Die vorliegende Strukturierung der Projektkostenträger auf Gruppen- und Untergruppenebene ist für die eGovernment-Projekte jeweils verbindlich, sofern ein definiertes Mindestvolumen je Kostenträger geplant ist.

Umsetzung in Projekten

Bereits 2005 wurden die definierten Grundsätze und die standardisierten IT-Kostenstrukturen in allen zentralen eGovernment-Projekten umgesetzt. Von den eGovernment-Projekten werden die Kostenträger in Abhängigkeit vom erwarteten Buchungsvolumen beplant, bebucht und im Berichtswesen einheitlich auf der obersten Ebene aggregiert.

Zur technischen Erprobung und Umsetzung des Finanzcontrollings von eGovernment-Projekten wurde eine Access-Datenbank entwickelt und programmiert, welche an die zukünftigen Anforderungen flexibel und schnell angepasst werden kann. Die Kostenträger selbst werden ausschließlich in der vom eGovernment-Entwicklungs-Center (EEC) betriebenen Access-Datenbank abgebildet und dort von Projektlandesmitarbeitern und externen Dienstleistern bebucht. Im Rahmen der geplanten landesweiten Einführung des IT-Kosten- und Finanzcontrollingkonzepts wird eine Integration in SAP angestrebt.

Alle Mitarbeiter der externen Dienstleister in den definierten eGovernment-Projekten erfassen ihre geleisteten Ist-Zeiten je Kostenträger in Stunden (kleinste Einheit 0,25 Stunden). Die externen Dienstleister stellen auf Grundlage ihrer Stundenkontierung eine kostenträgerbezogene Rechnung.

„Forecast“ wird abgeglichen

Der Übergang von der Pilotierung zur verbindlichen Anwendung der landeseinheitlichen Projekt- und Verfahrenskostenträger erfolgt seit Januar 2006 sukzessive. Parallel zu der zentralen Umsetzung des Rahmenkonzepts IT-Kosten und Finanzcontrolling wird bereits zum Zeitpunkt der Konzepterstellung eine umfassende Evaluation für die dezentralen Bereiche durchgeführt. Auf dieser Grundlage wird das Konzept für die landesweite Umsetzung zum 1. Januar 2007 erweitert.

Für die projektübergreifende Koordination wurde darüber hinaus im Rahmen der eGovernment-Projekte des Landes Hessen ein Budgetierungs- und Planverfolgungssystem konzipiert und eingeführt, das zeitnah die erforderlichen Controllinginformationen in quantitativer wie qualitativer Art zur Verfügung stellt und entsprechende Soll- / Ist-Vergleiche darstellt. Darüber hinaus erfolgt quartalsweise ein sogenannter „Outlook“ oder „Forecast“ der zu erwartenden Aufwände und Finanzdaten, der mit den aktuellen Ist-Daten und ursprünglichen Planzahlen ebenfalls abgeglichen wird.

(ID:2007108)