Ennepe-Ruhr-Kreis setzt auf Digitalen Stift im Gesundheitsdienst Hightech-Plattform reduziert Papierflut

Mit einem „sehenden“ Stift, der im Zusammenspiel mit einer innovativen Software-Plattform handschriftliche Notizen digital erfasst und drahtlos weiterleitet, reduziert der Ennepe-Ruhr-Kreis die Papierflut. Die Kommune stellt mit dem System die Dokumentation von Vorsorgeuntersuchungen auf eine neue Basis. Der Kreis ist bundesweit der erste Anwender, der eine derartige Lösung im öffentlichen Gesundheitsdienst in Betrieb nimmt.

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Im Ennepe-Ruhr-Kreis werden jährlich 20.000 Kinder im Rahmen von zahnärztlichen Vorsorgeuntersuchungen von Teams des Fachbereiches Soziales und Gesundheit untersucht. Das Gesundheitsamt dokumentierte diese Untersuchungen bislang mithilfe herkömmlicher Erfassungsbogen. Eine entsprechende Papierflut war die Folge. Zudem sind auf dieser Basis statistische Auswertungen nur sehr eingeschränkt möglich. Daher lag der Wunsch der Fachbereichsleitung nahe, die Daten der zahnmedizinischen Befunde direkt in die eingesetzte Fachsoftware ISGA (Informationssystem Gesundheitsamt) aufzunehmen und dort weiter zu verarbeiten.

Die ursprüngliche Idee, die Untersuchungsteams mit Laptops auszustatten, stieß sowohl auf technischer Seite an Grenzen als auch bei den untersuchenden Zahnärztinnen auf Zurückhaltung. Das Problem: Die Datenerfassung würde zu lange dauern und bei unvernetztem Betrieb müssten die Daten laufend repliziert werden. Bei vernetztem Betrieb ist wiederum eine schnelle (UMTS-)Datenleitung erforderlich, die aber im Ennepe-Ruhr-Kreis nicht flächendeckend vorhanden ist. Es hatte sich auch gezeigt, dass ein tragbarer Computer vor allem kleinere Kinder stark ablenkt.

Der Schreiber mit Kamera

Eine weitere Variante, wie sie derzeit im Kreis Aachen praktiziert wird, schied ebenfalls aus. Dort werden die Untersuchungsdaten handschriftlich aufgenommen und die Erfassungsbogen anschließend eingescannt. Der Datenimport in ISGA erfolgt über eine XML-Schnittstelle. Für diese Lösung ist ein Dokumentenmanagementsystem erforderlich. Eine entsprechende Software wird aber im Ennepe-Ruhr-Kreis vorerst nicht zum Einsatz kommen.

Vor diesem Hintergrund avancierte das der Kreisverwaltung im letzten Jahr vorgestellte Verfahren der französisch-deutschen Firma Actimage zum Favoriten. Herzstück der Anwendung sind die Actinote-Plattform und ein herkömmlicher Kugelschreiber mit integrierter Infrarotkamera und Funkmodul. Mit dem Hightech-Stift erübrigt sich das zeitaufwendige und fehlerträchtige Übertragen von Formularen. Diese Aufgabe erledigt die in das Verfahren integrierte Software-Plattform Actinote Integrated Solution Suite (AISS). Der Ennepe-Ruhr-Kreis ist bundesweit die erste Kommune, die die Technologie im öffentlichen Gesundheitsdienst eingesetzt. Vorausgegangen war eine dreimonatige Testphase unter Realbedingungen und mit Original-Daten aus der ISGA-Datenbank.

Der erste Schritt der konkreten Umsetzung des Projekts bestand in der Entwicklung eines speziell auf die Vorsorgeuntersuchung zugeschnittenen Erhebungsformulars mit der entsprechenden Anwendungslogik. Hier arbeitete die Kreisverwaltung eng mit Actimage und dem ISGA-Hersteller Computerzentrum Strausberg zusammen. Für das Formular selbst wird ein besonderes Papier verwendet, auf dem sich der „sehende“ Stift orientieren kann. Es verfügt dazu über ein Muster, das aus winzigen, für das menschliche Auge kaum sichtbaren, schwarzen Punkten besteht. Dank diesem „Pattern“ ist es möglich, die genaue Position des Stiftes und somit die Schrift auf einer Seite zu bestimmen. Beim Projekt im Ennepe-Ruhr-Kreis wurden die Erhebungsbogen mit den jeweiligen Namen der Kinder und einem entsprechenden Barcode versehen.

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Nur neue Daten erfasst

Die Formulare können zudem automatisch vorausgefüllt werden. Dabei werden gleichbleibende Informationen wie Personenstammdaten oder Bearbeitungsnummern vorab in die Formulare eingefügt und die Erhebungsbogen dann vom Anwender mit einem postscriptfähigen Drucker gedruckt. So müssen vor Ort nur die fallspezifischen, neuen Informationen aufgenommen werden.

Die Formulare sind die Arbeitsgrundlage für die Untersuchungsteams in den Kindergärten und Schulen. Wie gewohnt dokumentiert eine Helferin den Befund der zahnärztlichen Untersuchung mit dem „lesenden“ Kugelschreiber auf dem Erhebungsbogen. Ist auch der Barcode des Formulars erfasst, wird mit einem Häkchen im Feld „fertig“ die Datenübertragung gestartet und der Stift gibt die eingelesenen und gespeicherten Daten drahtlos an einen Blackberry weiter. Der Blackberry verfügt über Actinote Office Link, den ersten Baustein der Actimage-Plattform. Damit werden die Daten vorbereitet, verschlüsselt und zu der Actimage-Plattform übertragen. Dort werden die Informationen validiert und verarbeitet.

Automatisierung

Die Actimage-Plattform wendet im nächsten Verarbeitungsschritt die Logik an, die notwendig ist, um die Formulare sinngemäß zu verarbeiten und den Inhalt zu erkennen. Zudem werden an dieser Stelle die handgeschriebenen Informationen mit einem Schrifterkennungsprogramm digital erfasst. Über Web Services gelangen die Daten direkt und ohne Medienbruch schließlich in die Fachanwendung. Der Import der Daten kann entweder vom Sachbearbeiter selbst vorgenommen werden oder automatisiert erfolgen.

Nach jedem Import steht eine Protokolldatei zur Verfügung, die eine Liste aller importierten Fälle enthält. So sind aufgetretene Importfehler leicht ersichtlich und können direkt in der Fachanwendung korrigiert werden.

Damit ist die Brücke zwischen handschriftlicher und digitaler Welt geschlagen – Stift und Papier bleiben wie gewohnt die Medien zur Informationserfassung. Gleichzeitig sorgt die Technologie im Hintergrund für eine Digitalisierung und Übertragung der Daten in das Informationssystem der Verwaltung.

Der Ennepe-Ruhr-Kreis hat inzwischen zwei zahnärztliche Untersuchungsteams mit digitalem Stift und BlackBerry ausgestattet. Bislang haben die mobilen Teams über 16.500 Befunde mit dem neuen Verfahren erfasst. Dabei wurden insgesamt 440 fehlerhafte Dateien nicht in ISGA importiert. Das entspricht einer Fehlerquote von 2,65 Prozent. Von den Importfehlern waren etwa 50 auf einen inzwischen behobenen Fehler bei einer neuen Formularversion zurückzuführen. Die restlichen Importfehler basieren auf Flüchtigkeitsfehlern bei der Erhebung. Der Zeitaufwand pro Untersuchung ist unmerklich gestiegen und liegt mit zunehmender Routine beim Ausfüllen der Formulare auf dem früheren Niveau.

Fazit

Mit dem Einsatz des Stifts und der sicheren, medienbruchfreien und schnellen Datenweitergabe über die Actinote-Plattform erübrigt sich das zeitaufwendige und fehlerträchtige Übertragen von Formularen. Das erspart letztlich in erheblichem Maß Kosten und Zeit.

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