E-Government-Gesetz Haben Sie Ihre Hausaufgaben schon gemacht?

Eine der Kernaufgaben im Zusammenhang mit dem E-Government-Gesetz des Bundes ist die Implementierung der eAkte. Was gilt es dabei zu beachten? Ein Überblick.

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Für jede Behörde geht es im Kern des E-Government-Gesetzes um neun Themen (siehe Kasten). Die Regelungen traten mit Verkündung am 1.8.2013, vorbehaltlich einiger Ausnahmen (diese zeitlich gestaffelt bis spätestens 1.1.2020), in Kraft.

Behörden stehen nun bei der Umsetzung des EGovG vor drei grundlegenden Herausforderungen:

• Die Umsetzung erfordert sowohl zusätzlichen finanziellen als auch personellen Aufwand.

• Bei der Umsetzung handelt es sich nicht um reine IT- sondern auch um Organisationsprojekte.

• Die Umsetzungsfristen geben einen engen zeitlichen Rahmen vor.

Diese Herausforderungen lassen sich aus unserer Projekterfahrung nur in einer strukturierten Vorgehensweise und mit einem hierzu entworfenen Umsetzungsprojekt adressieren. Im ersten Schritt sollte der Grad der „Betroffenheit“ (Abgleich Anforderungen gegen IST) der Behörde ermittelt werden. Danach sollte eine inhaltliche (muss/kann) und zeitliche (Umsetzungszeitpunkt) Priorisierung der Aufgaben erfolgen. Auf dieser Grundlage kann im dritten Schritt ein behördenspezifischer Umsetzungsplan erarbeitet werden, der auch alle anderen laufenden IT- und Organisationsprojekte berücksichtigt. BearingPoint hat hierzu einen Quick-Check EGovG erarbeitet, der anhand eines standardisierten Vorgehens eine schnelle, aber umfassende Analyse ermöglicht und im Ergebnis eine Darstellung der Handlungsfelder inklusive Priorisierung und Meilensteinplanung leistet.

Die Einführung der eAkte als künftig führende Akte bis spätestens 2020 sehen wir hierbei als Kernaufgabe der Umsetzung. Nur durch den Einsatz der eAkte lassen sich viele mit dem EGovG verbundene Optimierungspotenziale in der Verwaltung heben. Elektronische Zugänge, Nachweise und Dokumente erfordern eine komplett elektronische Bearbeitung ohne Medienbrüche und sind bei der vollständigen Aktenführung und damit verbundenen Dokumentations- und Nachweispflichten sowie der Beweis-sicherheit (Authentizität, Integrität, Verkehrsfähigkeit etc.) zu berücksichtigen. Daneben erlaubt die eAkte einen orts- und zeitunabhängigen effizienten Zugriff auf bearbeitungsrelevante Informationen und damit weitere Optimierungen der Organisation und Prozesse. Grundsätzlich sollte dabei die eAkte zunächst als eine Summe von Fachanforderungen betrachtet werden, die mit unterschiedlichen Technologien/IT-Verfahren umgesetzt werden kann.

Im Kontext der Einführung elektronischer Akten müssen auch weitere Themengebiete analysiert und in der Umsetzung berücksichtigt werden. Dies sind unter anderem:

• Digitale Poststelle als zentraler Multikanal-ein- und -ausgang für die Behörde (eMail, De-Mail, Briefe, Daten aus Portalen …)

• Beweissichere elektronische Langzeitspeicherung der Unterlagen – ein Thema, das durch die Anforderungen der TR-ResiScan zum ersetzenden Scannen zu einem sehr frühen Zeitpunkt in der Umsetzung gelöst werden muss

• Standardisierung im Ressort und darüber hinaus

• Optimierung von Organisation (z. B. durch Zentralisierung von Aufgaben) und Prozessen

• Fokussierung auf eine bedarfsgerechte Prozess­unterstützung – hier können unterschiedliche Technologien/Verfahren genutzt werden

• Anpassung der bestehenden organisatorischen Regelungen in der Behörde.

Das EGovG gibt den rechtlichen Rahmen für eGovernment für die Bundesverwaltung vor (teilweise auch für Landesverwaltungen, die Bundesrecht ausführen). Bisher haben zwei Bundesländer (Schleswig-Holstein und Sachsen) eigene eGovernment-Gesetze verabschiedet, in anderen Ländern, wie Berlin oder Nordrhein-Westfalen, sind diese noch im Entstehungsprozess.

Die Bundesländer sollten sich grundsätzlich am EGovG des Bundes orientieren, da dort wesentliche Aspekte zielführend geregelt sind. Folgende Punkte sind bei der Umsetzung auf Landesebene nach unserer Erfahrung besonders zu berücksichtigen:

• statt neutralem „Stand der Technik“ lieber Verweis auf konkrete Standards (so z.B. für Informationssicherheit, beweissichere Langzeitspeicherung und ersetzendes Scannen sind die Standards/Richtlinien des BSI auch für die Länder sinnvoll und sollten als Beispiele konkret benannt werden)

• Kurze und ambitionierte Übergangsfristen (maximal bis 2020) mit möglichst wenig Ausnahmen

• Klare Regelungen, was bis zum Umsetzungszeitpunkt „erledigt“ sein muss

• Zusammenarbeit der Kommunen trotz Konnexität.

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