IT-Infrastruktur Gewerkschaft macht’s jetzt mit Microsoft

Redakteur: Gerald Viola

Die Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft Verdi ist eine der größten freien Einzelgewerkschaften der Welt. Sie hat mehr als 2,3 Millionen Mitglieder aus über 1.000 Berufen. Da Verdi 2001 aus dem Zusammenschluss von fünf Gewerkschaften mit unterschiedlichen IT-Systemen entstand, ergab sich zunächst eine heterogene IT-Landschaft mit unter-schiedlichen Standards bei Hard- und Software.

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Ein wichtiges Ziel war es daher, die IT-Systeme zu konsolidieren und zu standardisieren, um den Administrationsaufwand erheblich zu reduzieren.

Eine zentrale Anwendung im Alltag der rund 3.800 Verdi-Mitarbeiter ist die Bürosoftware. Die neue Microsoft Office Suite bietet viele Funktionen für einfacheres und effizienteres Arbeiten, unterstützt Workflowprozesse und ist optimal in die gesamte IT-Plattform eingebunden.

Tarifverhandlungen führen und Arbeitnehmerinteressen vertreten sind die wichtigsten Aufgaben von Gewerkschaften. Die Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft ver.di ist mit rund 2,3 Millionen Mitgliedern und 3.800 Mitarbeitern eine der größten freien Einzelgewerkschaften der Welt. Um effizient arbeiten zu können, ist ver.di in vier Ebenen mit insgesamt 218 Standorten gegliedert. Dazu gehören 122 Geschäftsstellen, 84 Bezirke, elf Landesbezirke und die Bundesverwaltung in Berlin. Eine wichtige Rolle bei der schlagkräftigen Organisation der sozialen und politischen Arbeit spielt die IT-Infrastruktur.

Diese war zu Beginn sehr heterogen, da Verdi im Jahr 2001 aus den fünf Gewerkschaften ÖTV, HBV, IG Medien, DPG und DAG entstand, die unterschiedliche IT-Systeme nutzten. Die Folge war ein hoher manueller Aufwand bei der Administration. Oberste Priorität hatte daher die Konsolidierung und Standardisierung der IT-Landschaft, um den Aufwand und die Kosten für die Administration zu senken sowie die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Standorten zu verbessern.

Ziel: homogene Plattform

„Bis Ende 2005 hatten wir einen Mix aus Windows-, Linux-, Unix- und Novell-Systemen, unterschiedliche Standards bei Hard- und Software sowie viele autarke Administrationsinseln“, erinnert sich Achim Schäfer, Bereichsleiter Organisation und IKT bei Verdi. Die Hälfte der Arbeitsplatzrechner und 80 Prozent der Server waren älter als fünf Jahre. Auch bei der Bürosoftware gab es unterschiedliche Versionen. Neben Microsoft Office 97 und 2000 setzte Verdi etwa bei der Terminplanung zusätzlich den Netscape Communicator oder eine eigenentwickelte PHP-Kalenderfunktionalität ein.

„Wegen der heterogenen Struktur war der manuelle Administrationsaufwand immens, zumal wir nur wenig über Fernwartung agieren konnten“, betont Schäfer. Daher entschied sich die Gewerkschaft, in einer sogenannten teilzentralen Lösung die Hard- und Software größtenteils zu erneuern, zu konsolidieren und zu standardisieren. Das groß angelegte Projekt war von Januar 2006 bis März 2008 geplant. Als Partner holte Verdi die Experten von Siemens IT Solutions and Services ins Boot. Ziel war es, eine einheitliche, homogene Plattform mit Microsoft-Produkten aufzubauen.

Siemens konsolidierte zunächst die Serverinfrastruktur und reduzierte die Zahl der Server von 180 auf 120 und die der Serverstandorte von 160 auf 83. Außerdem wurde das System komplett auf Microsoft Windows Server 2003 sowie Microsoft Exchange Server 2003 als zentrale Kommunikationslösung umgestellt. „Die Abstimmung des Rollouts und der Datenmigration war wegen der unterschiedlichen Gepflogenheiten in den Landesbezirken aufwendig und benötigte intensive Kommunikation mit den einzelnen Verantwortlichen“, erinnert sich Schäfer.

Dazu definierte Verdi vier Standorttypen mit unterschiedlicher Ausstattung: In der Bundesverwaltung in Berlin befindet sich das zentrale Rechenzentrum samt Exchange-Mailserver und Microsoft Office SharePoint Server 2007. Standorte mit weniger als zehn Anwendern nutzen die Datei- und Mailserver in Berlin über eine Remote-Verbindung. Standorte mit zehn bis 39 Nutzern besitzen einen eigenen File-Server, greifen aber auf den zentralen eMail-Server in Berlin zu – und Standorte mit mehr als 40 Nutzern verfügen über einen Windows-2003-File-Server zur lokalen Datenablage sowie über einen Exchange Server.

Eines aber haben alle 3.800 Mitarbeiter gemeinsam: Auf ihren Rechnern sind Windows XP Professional sowie als zentrale Anwendung Microsoft Office Standard und Professional 2007 installiert. „Durch den Einsatz von Office 2007 erhalten wir Investitionssicherheit, da Microsoft immerhin zehn Jahre Support garantiert“, so Schäfer.

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Verbesserte Arbeitsprozesse

„Dank verbesserter Funktionen und der neuen Oberfläche arbeiten unsere Mitarbeiter effizienter als zuvor.“ Als Beispiel nennt Schäfer die einfachere Bedienung der Pivot-Tabellen in Microsoft Excel 2007, welche die Mitarbeiter vor allem bei Tarifberechnungen, Gehältertabellen und in der Buchhaltung einsetzen. „Die neue Benutzeroberfläche unterstützt unseren Arbeitsfluss besser, da sie die richtigen Tools genau dann anzeigt, wenn unsere Mitarbeiter sie etwa beim Formatieren von Dokumenten benötigen“, so Schäfer. Neu ist die Multifunktionsleiste, die die alten Menüs und Symbolleisten ersetzt. Sie sammelt die Befehle auf verschiedenen Registerkarten, welche die Features aufgabenorientiert zusammenfassen.

Mit Office 2007 ist es über ein Add-in sehr einfach, Dateien im PDF-Format zu speichern. „Vorher war dazu eine Prozedur mit mehreren Arbeitsschritten und zusätzlicher Software notwendig. Jetzt genügt ein Mausklick, und wir erhalten ein PDF-Dokument“, sagt Schäfer. Da Verdi ausschließlich den Versand von PDF-Dokumenten an externe Stellen erlaubt, gewinnen die Mitarbeiter viel Zeit.

Um seine Mitarbeiter auf das neue Office-System vorzubereiten, veranstaltete Verdi Roadshows und bot bis zu drei Tage Schulung an. „Der Aufwand hat sich gelohnt. Unsere Mitarbeiter sind jetzt viel produktiver, zugleich akzeptieren sie Office 2007 in hohem Maße“, berichtet Schäfer.

Effiziente Zusammenarbeit

Da viele Mitarbeiter aus der Ferne auf ihre in der Bundesverwaltung in Berlin abgelegten eMails zugreifen, ist eine schnelle Netzwerkverbindung wichtig. Weil Outlook 2007 einen optimierten Cache für das Zwischenspeichern von Daten besitzt, reduziert sich das Datenvolumen während der Synchronisation deutlich.

Eine weitere Option ist Outlook Web Access. Damit können Gewerkschafter via Webbrowser über jeden beliebigen Computer mit Internetanschluss die Verbindung zu ihrem eMail-System herstellen.

Die Mitarbeiter sind oft in verteilten Projektteams oder Arbeitsgruppen tätig. Daher nutzt Verdi Microsoft Office SharePoint Server 2007, um Dokumente zentral abzulegen und gemeinsam zu bearbeiten. „Dank der integrierten Workflowdienste sind wir in der Lage, die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten direkt und schnell aus Word 2007 zu starten und zu verwalten“, erklärt Schäfer. Office SharePoint Server 2007 ermöglicht es auch, Projekte zu dokumentieren, und er unterstützt die Kommunikation der Projektmitarbeiter mit Wikis, Blogs und Foren.

Mit der Entscheidung für Office 2007 sowie die anderen Produkte der Microsoft-Plattform ist Schäfer zufrieden. „Wir haben all unsere Ziele erreicht. Die homogenen Systeme laufen stabil und schnell, die Administration hat sich erheblich vereinfacht, und wir haben Remote-Zugriff auf alle Rechner. Außerdem sind unsere IT-Kosten gesunken.“ So benötigt Verdi für die Verwaltung und den Betrieb seiner IT-Infrastruktur weniger externe Dienstleister als früher.

Die Gewerkschaft evaluiert derzeit den Einsatz des Microsoft Office Communications Server 2007. Dieser kombiniert softwarebasierendes VoIP, Präsenzinformationen und Instant Messaging. So können Mitarbeiter beispielsweise erkennen, ob der gewünschte Gesprächspartner gerade erreichbar ist oder ob es besser ist, ihm eine eMail oder eine SMS zu schicken.

Office Communications Server 2007 ermöglicht auch Webkonferenzen. Die Gewerkschaft erhofft sich dadurch eine effizientere Kommunikation zwischen den einzelnen Standorten.

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