Trotz vieler Außenstellen 25 Prozent weniger Kosten Gemeinde Barleben spart mit Managed-Print-Lösung bei den Druckkosten

Durch den Einsatz einer leistungsfähigen und flexiblen Drucktechnologie in Verbindung mit einem modernen Druckflotten-Management-System erreicht die Gemeinde Barleben erhebliche Workflow-Verbesserungen – und erzielte damit Einsparungen von bis zu 25 Prozent.

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Die Gemeinde Barleben liegt mit 9.200 Einwohnern bei Magdeburg. Im vergangenen Jahrzehnt entwickelte sich der Verbund aus den Ortschaften Ebendorf, Barleben und Meitzendorf zu einem bedeutenden Wirtschaftsstandort mit moderner Infrastruktur und einer der niedrigsten Arbeitslosenquoten in Ostdeutschland.

Die Gemeinde beschäftigt 150 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten. Gewachsene heterogene Strukturen, zum Teil unwirtschaftliche Geräte und weit verteilte Außenposten prägten die Druckerlandschaft der Verwaltung. Gesucht wurde deshalb eine Lösung, die leistungsfähige und flexible Drucker- und A3-Kopiersysteme mit einem umfassenden Managed Print Service (MPS) verbindet. Neben niedrigen Investitions- und Folgekosten sollte auch der interne IT-Support entlastet, die Bevorratung von Verbrauchsmaterial reduziert und den Mitarbeitern ein Höchstmaß an Funktionalität geboten werden.

Mehr als nur Einkaufspreis

Einen günstigen Einkaufspreis zu erzielen, ist nur eine der Vorgaben, die den öffentlichen Stellen auferlegt ist. Auch Folgekosten, Platzbedarf und „grüne“ Faktoren, wie Umwelt- und Gesundheitsverträglichkeit, spielen eine Rolle beim Kauf.

In Zusammenarbeit mit dem Magdeburger Lösungsanbieter Schugk Kopiersysteme, der bereits langjähriger Lieferant der Gemeinde ist, wurde ein maßgeschneidertes Komplettpaket aus Drucklösungen von Samsung, A3-Kopiersystemen und Managed Print Services mit Druckflotten-Management erstellt. Dem voran ging eine detaillierte Ist-Analyse, die den genauen Bedarf ermittelte. Vorgabe war, eine deutliche Effizienzsteigerung der Ausgabelandschaft zu erreichen. Darüber hinaus sollte die Anzahl der Geräte gesenkt und, wo immer möglich, Anwender zu Gruppen zusammengefasst werden. „Wichtig war uns, eine Komplettlösung zu bekommen, die Support, Wartung und Versorgung einbezieht, um Mitarbeiter zu entlasten und Ausfallzeiten zu verhindern“, erklärt Marcel Pessel, Bereichsleiter Hauptamt der Gemeinde Barleben.

Lesen Sie auf der nächsten Seite, welche Geräte zum Einsatz kommen und warum diese von den Nutzern sehr geschätzt werden.

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