BMF Österreich stellt SAP-Systeme mit SNP auf neue Budgetstruktur um Fit für wirkungsorientierte Verwaltungsführung

Die geplante Einführung einer modernen, wirkungsorientierten Verwaltungsführung rief beim österreichischen Bundesministerium für Finanzen nicht nur die Haushaltsexperten auf den Plan. Auch die IT war gefordert, die SAP-Infrastruktur auf die neue Budgetstruktur vorzubereiten. Dazu mussten die Daten für die Budget-Planung und -Abwicklung angepasst und vereinheitlicht werden.

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Das BMF hat die dazu erforderliche SAP-Multimandanten-Migration mit der SNP-System-Landscape-Optimization-Methode (SLO) gemeistert – mit hoher Qualität, straffem Zeitplan und minimalen Systemstillständen.

Werden mit den eingesetzten Personal- und Finanzressourcen die angestrebten Ziele erreicht? Wie effizient wurden die verwendeten Mittel eingesetzt? Solche und ähnliche Fragen konnten in der Vergangenheit nicht schlüssig beantwortet werden. Daher stellt das BMF – wie auch andere EU-Mitgliedsstaaten – in allen Ministerien, obersten Organen und nachgeordneten Bundesdienststellen die Budgetstruktur auf eine wirkungsorientierte Verwaltung um:

„Das neue Rechnungswesen soll die Transparenz und Möglichkeiten des Controllings steigern und dazu beitragen, das Bundesbudget auf allen Ebenen wirksam zu steuern“, erläutert Ministerialrat Christian Ihle, Leiter der Abteilung V/3 im österreichischen Bundesministerium für Finanzen. Mit der Reform verbunden sind die Ziele, den Mitteleinsatz besser zu steuern, Anreize zu einer wirtschaftlicheren Haushaltsführung zu geben und das Bundesbudget zielbezogen zuzuordnen.

Einheitliche Daten

Die angestrebte Funktionalität, Transparenz und Vergleichbarkeit setzen eine durchgängig einheitliche Budget- und Organisationsstruktur sämtlicher Daten voraus, die für die Budget-Planung und -Umsetzung relevant sind. Dazu musste das BMF die vorhandene SAP-Systemlandschaft mit 19 Mandanten neu strukturieren. In erster Linie bedeutete dies eine Umschlüsselung der Finanzkreise in allen relevanten Stammdaten, Belegen und SAP-Eigenentwicklungen. Außerdem mussten die Nutzer und ihre Berechtigungen neu definiert und die Berichte und Schnittstellen zu SAP- und Fremdsystemen angepasst werden.

Betroffen von dem Projekt waren im BMF rund 4.000 SAP-Anwender in 18 Obersten Organen, 200 budgetführenden und haushaltsleitenden Dienststellen sowie 1.200 nachgeordneten Dienststellen. Jährlich werden hier rund 50 Millionen Buchungen auf etwa 4 Millionen Konten abgewickelt.

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Vollautomatische Umstellungen

Für eine reibungslose SAP-Migration holte das BRZ im Auftrag des Finanzministeriums das Heidelberger SAP-Beratungs- und Software-Haus SNP an Bord. Das BRZ ist der IT- und Kommunikationsdienstleister der österreichischen Bundesverwaltung. Die SNP war in diesem Projekt durch die österreichische Tochtergesellschaft SNP EINS vertreten. Sie hatte mit ihrer speziellen SNP-System-Landscape-Optimization-Methode (SNP SLO) überzeugt: Denn diese erwies sich als schneller, sicherer, flexibler und preisgünstiger als andere Migrationsansätze.

Vergleichbare Verfahren setzen auf der SAP-Anwendungsebene an. Sie hätten aufwendige manuelle Anpassungen der Daten an die neuen SAP-Systeme erfordert und hohe Fehlerhäufigkeiten aufgewiesen. SNP SLO hingegen greift direkt auf die Datenbanken zu. Herzstück ist die SNP Technical Conversion Workbench (SNP TCW), die vordefinierte Regelwerke für SAP-Umstellungen enthält. An die individuellen Kundenanforderungen angepasst, ermöglichen diese Regeln eine vollautomatische Umstellung beliebig großer Datenmengen.

Bewährte Systematik

Die SNP-Berater führten die SAP-Multimandanten-Migration beim Finanzministerium nach der bewährten SNP-SLO-Systematik durch. Dabei wurden sie von einem Team des BRZ unterstützt. Zunächst wurden die bestehenden Budgetstrukturen analysiert, ebenso die Zusatzanforderungen, die sich für Spezialthemen wie Förderaufträge, Daueranordnungen und das Splitting von Buchungs- und Finanzkreisen ergaben. Für jeden Mandanten wurden rund 30 Selektions- und 70 Umsetzungsregeln definiert und von den SNP-Spezialisten mithilfe der SNP TCW umgesetzt. Betroffen waren rund 30 SAP-Objekte, darunter Debitoren, Kreditoren, Kostenstellen, Anlagen und Materialstämme.

Nach mehreren Testläufen wurden die SAP-Mandanten einzeln umgestellt, und zwar jeweils an einem Wochenende. Dabei kam es zu keinerlei ungeplanten Systemstillständen, die Ausfallzeiten waren auf ein Minimum beschränkt. Danach konnten die Nutzer sofort produktiv auf den neuen Mandanten arbeiten. Sie wurden durch das Projekt in ihrer täglichen Arbeit nicht beeinträchtigt.

Zeit- und Budgetplan eingehalten

„Obwohl umfangreiche und komplexe Systemänderungen durchgeführt wurden, beanspruchte das gesamte Projekt nur sechs Monate. Wir konnten alle – zum Teil sehr zeitkritischen – Meilensteine in time and budget problemlos einhalten“, zieht Christian Ihle Bilanz. „Die SNP TCW erlaubt eine hohe Migrations-Performance.“ Darüber hinaus bot das Werkzeug den Vorteil einer hohen Flexibilität und der Einstellung bis hinunter auf die Ebenen sehr feiner Granulate.

Mit der Neustrukturierung der SAP-Infrastruktur ist die Voraussetzung für die systemtechnische Umsetzung der kommenden Haushaltsrechtsreform 2013 geschaffen; gleichzeitig wurde ein wichtiges Etappenziel erreicht. Christian Ihle zieht eine positive Bilanz: „Durch die ausgezeichnete Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern von BMF, BRZ und SNP konnte die umfangreiche SAP-Multimandaten-Migration kurzfristig, systemschonend und effizient umgesetzt werden. Die SNP kombinierte in diesem SLO-Projekt Kompetenz und Erfahrung mit der Sicherheit und Transparenz der SNP TCW.“

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