Betriebssystem auf dem USB-Stick Eine Behörde steigt um: Home-Office-Zugang für 250 Mitarbeiter in zwei Tagen

Die BAV ist zentrale Dienstleisterin in der Bundesverwaltung für Verkehr und digitale Infrastruktur. Es ist wichtig, dass die Beschäftigten nahtlosen und sicheren Zugriff auf ihre Desktop-Anwendungen haben. Mittlerweile können die 350 Mitarbeiter der Behörde sowohl von ihrem Büro als auch von zuhause die Aufgaben für ihre Kunden erledigen.

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Als nachgeordnete Behörde des Bundesministeriums für Verkehr und Infrastruktur (BMVI) steht die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen (BAV) für verlässliche Dienstleistungen. Für viele Beschäftigte im Ressort des BMVI und ihrer nachgeordneten Behörden ist die BAV mit Hauptsitz in Aurich in Ostfriesland eine wichtige Behörde. Sie übernimmt als zentraler Dienstleister beispielsweise die Gewährung von Beihilfen, die Auszahlung für Gefahren- und Sonderzulagen oder die Umsetzung komplexer Fördermaßnahmen.

Zu den Behördenkunden zählen die nachgeordneten Behörden des BMVI, die die Dienstleistungen der BAV nutzen. Hinzu kommen weitere Leistungen wie:

• Unterstützung bei der IT-Konsolidierung,

• Bund und IT- Service-Management sowie

• Personalgewinnung für alle Kundenbehörden.

Außerdem ist die BAV im BMVI als Kompetenzzentrum für Geschäftsprozessmanagement etabliert. Dazu werden unter anderem zentral gehostete Anwendungen beispielsweise zur Geschäftsprozessmodellierung genutzt. Zu den Aufgaben, die die BAV für ihre Behördenkunden erledigt, gehört auch das Abwickeln von Förderprogrammen, wie etwa die Förderung von Ladestationen für Elektrofahrzeuge oder der Umrüstung von schweren Kommunalfahrzeugen für die saubere Dieselnutzung.

Förderanträge benötigen einheitlichen Desktop

Eines dieser Förderprogramme gab für die IT-Verantwortlichen der BAV den Ausschlag, auf Enduser Computing mit IGEL OS und Universals Desktops auf Basis einer Citrix Infrastruktur zu setzen: So unterstützte das BMVI ab dem Jahr 2016 die Neuanschaffung von funkbetriebener Veranstaltungstechnik, um die bisher dafür genutzten Frequenzen für den LTE-Mobilfunk freizumachen. Die BAV wurde hier als Behörde für die Abwicklung der Fördermaßnahme beauftragt. Da mit dieser und weiteren Fördermaßnahmen eine große Anzahl von Anträgen absehbar war, wurden innerhalb kurzer Zeit viele einheitliche Computer-Arbeitsplätze benötigt, deshalb entschied man sich in der Behörde, verstärkt auf Endgeräte mit dem IGEL-Betriebssystem und deren Thin-Client-Hardware zu setzen.

Mit dem IT-Konzept „BAV 2022“ und dem zeitlich darin enthaltenen Umstieg auf Windows 10 wurde dann endgültig beschlossen, alle alten Fat-Clients, bei denen das möglich ist, auf das neue Betriebssystem, zu migrieren und vollends auf die Citrix-Infrastruktur zu setzen. Das OS kann gemäß den Vorgaben des BSI IT-Grundschutzes eingerichtet werden. Dafür betreibt die BAV gemäß BSI-Kriterien eine ausfallsichere Rechenzentrumsinfrastruktur.

Windows 10 bringt Umstieg auf virtuelle Desktops

Durch diesen Wechsel wurde eine einheitliche, sichere und zentral verwaltbare Desktop-Oberfläche für alle Beschäftigten der BAV geschaffen. Das Konzept bewährte sich, weshalb mit dem Umstieg von Windows 7 auf Windows 10 im Januar 2020 auch ein Großteil der Windows-PCs mit IGEL OS konvertiert wurden. Für den IT-Verantwortlichen Frank Willms zahlt sich dieser Umstieg aus: „Statt komplexe Desktops zu warten, können wir die gewonnene Zeit in die Optimierung unserer zentralen Infrastruktur stecken. Damit nutzen wir unsere knappen Ressourcen effizienter. Darüber hinaus stellen wir sicher, dass auch Geräte, die außerhalb der BAV eingesetzt werden, ferngewartet werden können und damit allen Richtlinien und Regeln entsprechen.“

Coronakrise als Bewährungsprobe

Die ultimative Bewährungsprobe für die Virtual-Desktop-Infrastruktur der BAV und ihre Administratoren ließ nicht lange auf sich warten und erfolgte zwei Monate später, im März 2020: als die harten Konsequenzen der sich schnell ausbreitenden Corona-Pandemie klar wurden, brauchte es auch für die Beschäftigten der BAV eine Lösung, wie sie trotz Kontaktvermeidung und Ausgangsbeschränkungen ihren Aufgaben nachgehen können. Willms: „Wir hatten den Vorteil, dass DSGVO- und IT-Grundschutz-konforme mobile Arbeitsplätze mit Zwei-Faktor-Authentifizierung für uns bereits zum Alltag gehörten. Trotzdem standen wir vor der Herausforderung eine ganze Behörde quasi übers Wochenende ins Home Office bringen zu müssen.“

Gemeinsam mit dem Distributor Vanquish arbeitete Willms mit seinen IT-Kollegen der BAV am Samstag eine Lösung aus, die am Sonntag optimiert und getestet wurde. Ziel war es, den Kollegen zu Hause mit ihren privaten PCs sicheren Zugriff auf die Anwendungen der Behörde zu geben. Schließlich sollten auch die Büros in der Behörde arbeitsfähig bleiben, so dass eine Mitnahme der Hardware ausgeschlossen war und für die BAV ein Höchstmaß an Flexibilität realisiert werden konnte. Die Neubeschaffung von Notebooks für alle 250 Mitarbeiter, die sonst im Büro arbeiteten, in einem derart kurzen Zeitraum war unmöglich.

Die Lösung war der UD Pocket von IGEL, ein Betriebssystem auf dem USB-Stick. Noch am Sonntag konnte eine Lieferung von 250 UD Pockets nach Aurich zu organisiert werden. Dort wurden die USB-Sticks, die noch individuell konfiguriert werden mussten, an die BAV Kollegen der IT-Abteilung verteilt, die in ihren Home Offices Stick für Stick anpassten. Montagfrüh um sieben Uhr wurden die fertig eingerichteten UD Pockets an die Beschäftigten der BAV verteilt und an die bundesweit 12 Liegenschaften der Behörde geliefert, sodass jeder Mitarbeiter nach dem ersten Märzwochenende technisch in der Lage war, im Home Office zu arbeiten.

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