Elektronische Rechnung mit ZUGFeRD für Kommunen Ein Gewinn für alle Beteiligten

Die elektronische Rechnung ist ein Schlüssel zur Verschlankung von Geschäftsprozessen und führt zu erheblichen Kosten- und Effizienzgewinnen in Wirtschaft und Verwaltung. Gute Gründe also für Städte und Gemeinden, sich schon jetzt mit dem Thema eRechnung zu befassen. Aber worauf gilt es zu achten.

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Die Einführung von elektronischen Rechnungen ist für Städte und Gemeinden ein überaus lohnender Schritt: Kosten können so deutlich reduziert werden, Prozesse können beschleunigt und insgesamt kann die Effizienz sowohl der damit verbundenen Abläufe als auch die der Verwaltung insgesamt erheblich gesteigert werden. Vor allem standardisierte Abläufe in gleichbleibender Qualität mit strukturierten Daten führen zu diesen Einsparungen.

Die Fachhochschule für Öffentliche Verwaltung NRW hat im Jahr 2012 eine Verringerung der durchschnittlichen Durchlaufzeit von Rechnungen von neun auf zwei Tage und eine Verringerung der Prozesskosten für Bearbeitung und Recherche um 25 Prozent berechnet. Andere Untersuchungen gehen von noch höheren Einsparpotenzialen aus.

Best Practices verringern Einführungsrisiko

Allein dies sollten eigentlich schon ausreichende Gründe sein, um sich dem Thema eRechnung eingehender zu widmen.

Zudem gibt wesentliche Hilfestellungen, die von Städten und Gemeinden genutzt werden können: Zum einen ist dies das Format ZUGFeRD selbst, und zum anderen sind das die Erfahrungen, die in einigen Öffentlichen Verwaltungen mit der Einführung der eRechnung bereits gemacht wurden. Diese Best Practices stehen Nacheiferern natürlich zur Verfügung. Hinzu kommen die Erfahrungen vieler Nachbarländer, die ebenfalls hilfreich sein könnten.

So wurde zum Zweck des Erfahrungsaustausches ein erster deutsch-französischer Workshop in Saarbrücken bei der Eurodata AG durchgeführt. Im Rahmen des Treffens tauschten sich hochkarätige Experten-Teams aus Politik und Wirtschaft über ihre jeweiligen Erfahrungen mit dem ZUG-FeRD-Format aus. ZUGFeRD 1.0 ist als Datenformat im Juni 2014 von FeRD veröffentlicht worden und steht als kostenloser Download zur Verfügung. ZUGFeRD ist als hybride Rechnung konzipiert und besteht aus einer PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten. Da das Format auf internationalen Standards aufbaut, kann es ohne größeren Integrationsaufwand in jeder IT- und Softwareumgebung eingesetzt werden.

Seit 2014 läuft die Integration von ZUGFeRD in vorhandene Software- und IT-Lösungen; mehr als 5.000 Unternehmen und Verwaltungen haben das Format seither heruntergeladen, weit über 100 IT-Unternehmen, die sich bei FeRD gemeldet haben, bieten bereits Anwendungen mit ZUGFeRD an. Darunter sind auch kommunale Dienstleister wie zum Beispiel das KRZ Minden-Ravensberg/Lippe, das IT-Innovationszentrum des Saarlandes oder die Anstalt für Kommunale Dienstleistungen Bayern AKDB.

Im öffentlichen Bereich finden sich erste ZUGFeRD-Anwendungen, die über die Pilotphase hinausgehen, zum Beispiel beim Bundesverwaltungsamt, in einer Reihe von Städten und Gemeinden sowie bei kommunalen IT-Dienstleistern und kommunalen Dienstleistungsunternehmen im Energiebereich. Die Erfahrungen dieser Anwender zeigen, dass die größte Herausforderung nicht die Integration des Formats ist, sondern die aktive Umgestaltung der internen Rechnungsbearbeitungsprozesse.

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