Outsourcing Dokumentation an Profis auszulagern spart Zeit und Geld

Über die Jahre können Archive in Öffentlichen Verwaltungen enorme Ausmaße annehmen. Baupläne, Geodaten, Formulare, Korrespondenzschreiben – alles wird archiviert und im besten Fall schnell griffbereit sein. Zahlreiche eGovernment-Projekte wollen diesem Trend gegensteuern. Eines davon ist beispielsweise die elektronische Steuererklärung ELSTER.

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Um dem übermäßigen Papierbestand Herr zu werden, empfiehlt sich die Digitalisierung solcher analogen Daten. Ist das Archiv allerdings sehr umfangreich, sind derlei Projekte intern oft nicht zu realisieren: Zu groß ist die Menge an Dokumenten, zu unterschiedlich die Dokumententypen (Papier, Karton, Zeichenfolien, Farbe und schwarz-weiß, kleine Formate bei der Korrespondenz, große Formate bei Bauplänen).

Die Kompetenzen der Mitarbeiter werden außerdem in aller Regel an anderer Stelle in der Verwaltung gebraucht. So bleibt keine Zeit, sich lange in die Scan-Technologie einzuarbeiten und danach die Archivierung zu überwachen. Folglich werden auch noch so akribisch geplante Konzepte hinfällig, bis schließlich das ganze Digitalisierungs-Vorhaben versanden kann.

Erfolgversprechender ist es in solchen Fällen, die anstehenden Aufgaben an externe Spezialisten auszulagern. Bei entsprechenden Dienstleistern sind die technischen und personellen Voraussetzungen oft ganz andere als intern: Selbst Pläne in Übergröße, die also das Format DIN A 0 übersteigen, meistern diese mithilfe eines modernen Maschinenparks, schneller und in besserer Qualität. Darüber hinaus versteht es das Fachpersonal, unterschiedliche Dokumententypen mit den korrekten Scan-Einstellungen zu bearbeiten.

Denn nicht alle Dokumente lassen sich über einen Kamm scheren: Farbige Pläne und Schwarzweiß-Informationen verlangen unterschiedliche Behandlung, für Folien gelten ebenfalls andere Vorgaben. Nur geschultes Fachpersonal findet zügig die geeigneten Einstellungen und kann die nötigen Korrekturen vornehmen. Des Weiteren ist der Maschinenpark bei externen Serviceanbietern auf einem technisch aktuelleren Stand und hält für jede Art von Dokument die richtige Lösung bereit.

Beispielsweise können Dokumente auch mehrere Jahrzehnte oder ein ganzes Jahrhundert alt sein. Entsprechend viel Schmutz hat sich auf der Oberfläche angelagert. Durchschnittliche Hard- und Software kann so etwas nicht ausgleichen. Spezialisten dagegen verfügen über professionelle Ausrüstung und machen selbst ältere, vergilbte und unleserliche Schriftstücke wieder brauchbar.

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