Fleischerei-Berufsgenossenschaft verwirklicht papierloses Büro Digitale Signatur statt Stempelkissen

Für die Mainzer Fleischerei-Berufsgenossenschaft (FBG) bricht ein neues Geschäftszeitalter an. Mit der Einführung einer PKI-Infrastruktur (Public Key Infrastructure) verwirklicht die FBG als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung den Traum vom papierlosen Büro in einer optimierten Prozessumgebung – und sorgt gleichzeitig für die Einhaltung neuer gesetzlicher Bestimmungen. Für die Konzeption und Realisierung dieser innovativen Lösung setzte die FBG dabei auf Fujitsu Siemens Computers.

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Die Unterschrift per Pin-Code wird salonfähig: Ob Warenbestellungen, Zahlungsanweisungen, Anträge oder Einsprüche – immer häufiger nehmen auch sensible Geschäftsdaten den elektronischen Weg durch die Abteilungen von Behörden, Berufsgenossenschaften (BG) und privaten Organisationen. Das Prinzip des elektronischen Autogramms: Mithilfe mathematischer Prüfsummen-Verfahren und privater kryptografischer Schlüssel entsteht ein elektronisches Siegel, das sich auf Basis eines weiteren, öffentlichen Schlüssels jederzeit auf Echtheit überprüfen lässt. Damit ist es sowohl möglich, den Unterzeichner eines Dokuments zu identifizieren, als auch Daten vor unbemerkten Veränderungen zu schützen. Die jeweils einmaligen privaten und öffentlichen Schlüsselpaare müssen dabei zunächst durch anerkannte Stellen fest zugeordnet und durch ein Signaturschlüsselzertifikat beglaubigt werden.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Im Mai 2001 hatte die Bundesregierung ein entsprechendes „Gesetz über die Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen und zur Änderung weiterer Vorschriften“ erlassen, das zu mehr Rechtssicherheit im internetbasierenden Geschäftsverkehr führen und den Markt für Anbieter von Zertifizierungsdienstleistungen regulieren sollte. Seither hält die digitale Signatur verstärkt Einzug in die verschiedenen Wirtschaftsbereiche. So auch in das Umfeld der FBG. „Im Bereich der Sozialversicherungsträger existieren gesetzliche Vorschriften, in Geschäfts- und Archivierungsprozessen zwingend die digitale Signatur einzuführen“, erklärt Ludwig Schreyer, Projektverantwortlicher der 1896 gegründeten FBG. „Also fingen wir im Juli 2004 an, uns mit dieser Thematik eingehender zu beschäftigen. Wir mussten ja auch darauf achten, die gesetzliche Übergangsfrist einzuhalten.“

Für das Projektengagement der FBG gab es noch einen weiteren Grund: die Vereinfachung der internen Prozesse, um Arbeitsschritte bei der Bearbeitung von Dokumenten zu beschleunigen. Diese waren oftmals sehr langwierig. So musste beispielsweise die eingehende Post – rund 1 300 Briefe pro Tag – sortiert und an die zuständigen Abteilungen verteilt werden, wo ein Sachbearbeiter das jeweilige Schreiben prüfte, mit einem Stempel versah und es weiterleitete.

Das Dokument durchlief dann mehrere Abteilungen, bis alle Prüfvorgänge abgeschlossen waren – eine zeitaufwendige und fehleranfällige Vorgehensweise.

Dies galt auch für einen anderen internen Prozess. Buchungsbelege, etwa zu Beitragsrückständen, mussten zwischen den BG-Bereichen Unfallsachbearbeitung und Buchhaltung ausgedruckt, von Hand ausgefüllt und neu verteilt werden, Mit Einführung der PKI-Infrastruktur sollte sich eine effizientere Arbeitsweise einstellen. Einen qualifizierten Partner für ihr Vorhaben fand die FBG in Fujitsu Siemens Computers.

Die ersten Erkenntnisse des gemeinsamen Projektes waren für das Team um Schreyer jedoch eher ernüchternd. „Bei der Geschäftsprozessanalyse haben wir gemerkt, dass die Einführung einer Signaturlösung stark in die existierenden Geschäftsprozesse eingreift. Bevor auch nur eine Chipkarte zum Einsatz kam, mussten wir erst einmal zahlreiche Abläufe redesignen“, erinnert sich Schreyer. „Diese Vorgehensweise bot uns allerdings auch die Chance, die von uns gewünschten Optimierungsmöglichkeiten zu realisieren und die Prozesse wesentlich effektiver zu gestalten.“

Im zweiten Schritt ging es an die Konzeption und Realisierung der PKI-Infrastruktur. Mit der FBG und Experten aus dem Security-Umfeld wurde eine SignTific Rahmenarchitektur entwickelt. Diese ermöglicht nicht nur die flexible Nutzung und Integration von Signaturen (Einzel- und Massensignaturen), sondern auch den rechtsverbindlichen Datenaustausch, die sichere Authentisierung und Autorisierung sowie die Integration in Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitung. Kern der neuen Lösung ist eine Signaturkomponente, zu der die Mitarbeiter der FBG mit einer fälschungssicheren Signaturkarte Zugang erhalten. Einen zweiten wichtigen Baustein stellt das Workflowsystem dar, das als zentrale Managementlösung für die Bereitstellung der Dokumente innerhalb der Berufsgenossenschaft sowie für die Einbindung des Archivs fungiert.

Die Signaturkomponenten

Als Signaturkomponente wird eine von der Bundesnetzagentur anerkannte Lösung eingesetzt. Deren Vorgehensweise erklärt Schreyer an einem Beispiel: Kontextspezifische Daten wie Bankleitzahl, Kontonummer, Namen des Versicherungsnehmers sowie die Höhe des auszuzahlenden Betrags ließen sich zunächst in einem TIFF-Dokument als lesbare Grafik speichern, bevor diese anschließend der Signaturkomponente übergeben werde.

Die Lösung berechne in hundertstel Sekunden einen sogenannten Hash-Wert (Prüfsumme), der schließlich mit einer Signatur versehen werde: „Wenn auch nur ein Zeichen an dem Beleg unrechtmäßig verändert wird, scheitert die Prüfung“, betont Schreyer. So sei es möglich, einen Vorgang durch mehrere Bearbeiter signieren zu lassen und gleichzeitig zu überprüfen, wer Veränderungen vorgenommen und signiert hat. Die Workflow-Maschine dokumentiere den gesamten Vorgang. Alle Signaturen erfolgen laut Schreyer mithilfe einer Chipkarte und einem Klasse-2-Lesegerät, das den Mitarbeiter während der digitalen Unterschrift mit der Eingabe einer Pin-Nummer eindeutig identifiziert.

Das Workflowmanagement

Für das Workflowmanagement wurde Tasklink von TQS GesmbH gewählt. Das Workflowmanagementsystem leitet alle Dokumente und Informationen schnell und automatisch zum richtigen Mitarbeiter weiter und ist in der Lage, Prozessobjekte, Programme und PC-Daten vollständig in das IT-Konzept zu integrieren. „Eine schlanke und hocheffiziente Lösung“, lobt Schreyer. Denn bei der Auswahl wurde auf die bestmögliche Einbindung der neuen Lösung in die bestehende IT-Infrastruktur geachtet. So verrichtet ein Mainframesystem seit Jahren zuverlässig seinen Dienst in der FBG. Die Lösung musste also entsprechend für den Großrechner konzipiert sein. Darüber hinaus sollte die Workflowlösung in der Lage sein, sowohl das bestehende Archiv, als auch die auf RPG-basierenden Fachanwendungen in ein Gesamtkonzept einzubinden. „Wir konnten die Funktionalität unserer Fachapplikationen unberührt lassen und einfach in das Workflowsystem einbinden. Dadurch ließ sich der hohe Aufwand einer Neuprogrammierung der Kernanwendungen vermeiden“, erläutert Schreyer.

Das Ergebnis

Als eine der ersten Berufsgenossenschaften verfügt die FBG nun über eine PKI-Infrastruktur für rechtssichere und medienbruchfreie Abwicklungen von Geschäftsprozessen. Mit der neuen Lösung werden die täglich eingehenden 1 300 Briefe eingescannt und elektronisch durch die Verwaltung geschickt. Auf seinem Weg erhält jedes Dokument die notwendigen Prüfstempel als digitale Signaturen.

Danach wird das Papier vernichtet, als Original gilt die elektronische Version. Das ist nicht nur ein zeit- und kostensparender Weg, sondern auch ein kundenfreundlicherer, da Anträge und Anfragen schneller beantwortet werden können. Buchungsbelege – früher ausgedruckt, von Hand ausgefüllt und neu verteilt – werden heute per Workflow von einem Mitarbeiter zum nächsten durchweg elektronisch übermittelt. „Pro Vorgang sparen wir uns mindestens drei Papierstücke, die früher aufgrund von Rechnungslegungsvorschriften per Stempel mit „sachlich korrekt“, „rechnerisch richtig“ und „zur Auszahlung angeordnet“ versehen werden mussten“, so Schreyer.

Entsprechend positiv klingt auch sein Resümee: „Die mit Fujitsu Siemens Computers realisierte PKI-Infrastruktur macht uns wesentlich effizienter. Für unsere Mitarbeiter wird die Arbeit leichter und unsere Kunden profitieren von einem schnelleren Service.“

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