Digitalisierungsprozesse für smartes Arbeiten Die öffentliche eVerwaltung

Nachhaltigkeit ist der Zeitgeist der Gesellschaft, welcher ressourcenschonendes Handeln fordert. Eine Forderung, die aufgrund der großen Papierfabrikation durchaus ihre Berechtigung findet. Daher setzt sich besonders die Öffentliche Verwaltung zunehmend für papierschonenderes Arbeiten und die damit einhergehende Effizienz ein.

Die Lösung ist naheliegend: eAkten ersetzen physische Akten, sodass der Zettelwirtschaft ein Ende gemacht wird. Kein aufwendiges Suchen, mehr Transparenz und Dokumentenschutz sind klare Vorteile der elektronischen Akte. Diese Vorteile hat das Landratsamt Traunstein bereits vor sechs Jahren für sich entdeckt und setzt seit jeher auf das Dokumentenmanagement des ECM-Experten Optimal Systems Hannover.

Von der Führerscheinstelle über das Gebäudemanagement bis hin zur Tiefbauabteilung: Mitarbeiter haben mobilen Zugriff auf digitale Akten, können ihre Post im Homeoffice lesen sowie Papier- und Druckkosten stark minimieren. Christian Ausfelder, Sachgebietsleiter Informations- und Kommunikationstechnik im Landratsamt Traunstein, ist verantwortlich für das Projekt: „Für die Umstellung haben wir zwei Projektgruppen gegründet. Eine Lenkungsgruppe, die zu strategischen Entscheidungen und Zeitplan tagt, und eine DMS-Projektgruppe, die sich um tägliche Aufgaben und Probleme kümmert.” Diese Strategie hat sich durch die Zusammenarbeit aller Beteiligten bewahrheitet und manifestiert sich heute besonders im Hinblick auf die Kontaktbeschränkungen als richtige Entscheidung.

Christian Ausfelder, Sachgebietsleiter Informations- und ­Kommunikationstechnik im Landratsamt Traunstein

Optimal Systems setzt auf die Softwarelösung enaio^® für Enterprise Content Management und gewährleistet durch die ausgeprägte Schnittstellenvielfalt einen reibungslosen Datentransfer zwischen den Fachverfahren. Die Zusammenarbeit mit dem Landratsamt Traunstein stellt eine von vielen erfolgreichen Digitalisierungsgeschichten dar. Jeder Prozess in Richtung digitale Verwaltung erfordert ein individuelles Konzept für ein noch effizienteres Arbeiten. Daher werden neben der richtigen Software Projektmanagement, Consulting, Support und Trainings angeboten.

(ID:47429868)