Öffentliche Verwaltung Die Mitarbeitenden als Garanten für Resilienz

Die Öffentliche Verwaltung setzt verstärkt darauf, die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu qualifizieren, um widerstandsfähiger zu werden. Digitales Know-how, New-Work-Arbeitsmodelle und neue Führungsansätze bleiben jedoch zentrale Herausforderungen. Drei von vier Verwaltungen kämpfen auch im zweiten Pandemiejahr noch mit der Einführung digitaler Arbeitsweisen. Gleichzeitig lief die Umstellung auf Homeoffice positiv. Das ergibt die Studie „Potenzialanalyse Resilienz“ von Sopra Steria.

Wichtigster Faktor für Resilienz ist das eigene Personal. 74 Prozent der befragten Entscheiderinnen und Entscheider sehen in der kontinuierlichen Weiterbildung der Mitarbeitenden einen Hebel, um widerstandsfähiger gegenüber Krisen zu werden. Eine große Qualifizierungslücke besteht im Aufbau digitaler Kompetenzen. Die Mehrheit der Verwaltungen kämpfte bereits vor Ausbruch der Pandemie gegen einen drohenden Know-how-Verlust. 72 Prozent der Entscheiderinnen und Entscheider bei Bund, Ländern und Kommunen berichten von nicht besetzten IT-Stellen, so die Studie „Branchenkompass Public Sector 2020“ von Sopra Steria.

Beschäftigte zu befähigen dauert in vielen Behörden länger als gewollt. Der Grund: Mitarbeitende sind überfordert, weil neue Kompetenzen nicht richtig vermittelt und in die Anwendung überführt werden. Ein Change Management, das den Rahmen setzt, um auch auf dynamische Veränderungen zu reagieren, kommt zu kurz. Weiterbildungen sollten individueller zur persönlichen Situation einzelner Personen passen, beispielsweise auf die Vorkenntnisse abgestimmt sein und bedarfsgerechte Lernformate anbieten. Auf diese Weise sind Mitarbeitende mit mehr Eigeninitiative bei der Sache und Lernen fällt leichter.

Stress reduzieren mit weniger interner Bürokratie

Die Coronakrise hat die Öffentliche Verwaltung arbeitskulturell verändert, sagt fast jeder zweite Behördenmanager – mehr als in der verarbeitenden Industrie. Flexible Arbeitszeiten werden in 80 Prozent der Verwaltungen als Instrument eingesetzt, um besser mit Stress umzugehen. 73 Prozent lassen ihre Mitarbeitenden häufiger eigene Entscheidungen treffen und bauen Freigabeschleifen ab.

41 Prozent beteiligen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter systematisch an Entscheidungsprozessen und binden so die Sichtweise der Basis ein. Dieses Instrument zahlt sich gerade in Krisen aus. Die Beschäftigten identifizieren sich stärker mit der Organisation und können schneller auf Veränderungen reagieren sowie Chancen für Verbesserungen erkennen.

Fehler und Konflikte in den Griff bekommen

Andere neuere Maßnahmen aus der Wirtschaft wie Sabbaticals, Teilzeitmodelle oder ein betriebliches Gesundheitswesen werden von der Öffentlichen Verwaltung ebenfalls übernommen, wenn auch zögerlich.

Dafür erkennen die Verantwortlichen, dass sich die Art der Führung verändern muss. Für drei von vier Entscheiderinnen und Entscheidern in Behörden ist mehr Mut zum Fehlermachen wichtig. Jede zweite Führungskraft will die eigene Rolle vom Entscheider und Anweiser zum Moderator verändern und setzt auf ein aktives Konfliktmanagement.

Nur jeder dritte Manager sieht in der Formulierung konkreter Ziele für die Mitarbeitenden eine vorrangige Maßnahme für mehr Resilienz. Hier steht Behörden noch ein Umdenkprozess bevor. Denn insbesondere in der aktuellen Krise mit viel Remote-Arbeit bieten klare Ziele und eine enge Führung mit viel Kontakt zum Team wertvolle Orientierung.

Dreiklang fördert Resilienz der Mitarbeitenden

Kontinuierliche Weiterbildung, eine offene Arbeitskultur sowie gute Führung sind somit die drei zentralen Bausteine für Resilienz der Mitarbeitenden und damit für die Organisation. Öffentliche Verwaltungen werden im Ergebnis Krisen schneller erkennen, auf sie reagieren und vor allem aus ihnen stärker lernen können.

Über die Autoren: Ulf Glöckner ist Leiter von Sopra Steria Next Public, der Management-Consulting-Sparte von Sopra Steria. Er ist Experte für Change-Management in Behörden. Janina Lux ist bei Sopra Steria Next Public Unit-Leiterin für Change-Management und Innovation. Mit ihrem Team entwickelt sie für Kunden der öffentlichen Verwaltung Strategien, um wirksame Veränderungen gemeinsam mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu gestalten und ihre Bedarfe in den Mittelpunkt zu rücken.

Hier können Sie die Studie „Potenzialanalyse Resilienz“ von Sopra Steria herunterladen.

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