Datenfluss statt Aktenberge Die E-Akte von ELO im Portrait

Die E-Akte ist die Grundlage der Verwaltungsdigitalisierung. Entsprechend groß sind die Anforderungen.

Zahlreiche Städte, Gemeinden und Verwaltungen vertrauen auf die Softwarelösung des Enterprise-Content-Management-Herstellers ELO Digital Office aus Stuttgart: So setzt zum Beispiel die Stadt Zürich in vielen Bereichen der Administration auf ELO. Aber auch deutsche Stadt- und Kreisverwaltungen wie zum Beispiel die Stadt Ellwangen oder die Stadt Tübingen nutzen digitales Dokumentenmanagement und die elektronische Aktenführung mit ELO.

Die E-Akte der Stuttgarter – genannt ELO Public Sector – ist dabei speziell auf die Bedürfnisse von Verwaltungen und Behörden ausgelegt und hilft, deren Effizienz entscheidend zu steigern. Gleichzeitig erfüllt sie die Anforderungen des E-Government-Gesetzes (EgovG).

Die Gründe für die E-Akte von ELO liegen auf der Hand: Sie ermöglicht Anwendern jederzeit Zugriff auf Informationen und unterstützt sie mit vielerlei Funktionalitäten bei der täglichen Arbeit. ELO Public Sector integriert sich dabei perfekt in die vorhandenen Strukturen des jeweiligen kommunalen Aktenplans. Anwender haben so die Möglichkeit, elektronische Akten nach bereits bekannter Systematik anzulegen und diese nach fachlichen Kriterien weiter zu strukturieren. Dafür stehen unterschiedliche Aktentypen, Teilakten, Register und Vorgänge zur Verfügung.

Bereits beim Posteingang werden Dokumente, Rechnungen und Belege digitalisiert, können dann entsprechend weiterverarbeitet und automatisch der zugehörigen E-Akte zugewiesen werden. So bleiben Vorgänge übersichtlich und Bearbeitungszeiten können verkürzt werden.

Weitere Vorteile:

• Rechtliche Archivierungsvorschriften werden problemlos eingehalten. Sensible Dokumente werden sicher übertragen und Akten revisionssicher archiviert.

• Die Verwaltungsarbeit wird signifikant erleichtert. Gleichzeitig lassen sich die Arbeitsabläufe effektiver gestalten.

• Die nahtlose Integration in bestehende Systeme erleichtert das Arbeiten.

• Die ortsungebundene Verfügbarkeit ermöglicht einen stetigen und sicheren Zugriff auf benötigte Dokumente.

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