Best Practice: eAkte Deadline: 15 Tage

Mit elektronischer Rechnungsbearbeitung und einer flächendeckenden eAkte setzt der Landkreis Gießen eGovernment und bürgerfreundliche Verwaltung um.

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Nicht nur Eigentum verpflichtet, auch Zertifikate können eine Erwartungshaltung erzeugen. So fühlt sich der Landkreis Gießen – als Mitglied der Gütegemeinschaft Mittelstandsorientierte Kommunalverwaltungen e.V. und ausgezeichnet mit dessen Gütesiegel – einem dezidierten Serviceversprechen verbunden. Rechnungen zum Beispiel sollen grundsätzlich innerhalb von 15 Arbeitstagen beglichen werden. Seit 2017 ist in der Kreisverwaltung an 450 Arbeitsplätzen eine Lösung für die elektronische Rechnungsbearbeitung der codia Software GmbH im Einsatz.

Dokumentenmanagement und Workflow sind in Gießen schon länger keine neuen Themen mehr. In einer Reihe von Organisationsbereichen wie der KFZ-Zulassungsstelle oder der unteren Wasserbehörde sind bereits elektronische Archivsysteme an die dortigen Fachverfahren angeschlossen. Doch es sind eben nur Insellösungen. Der größere Zusammenhang fehlt und der Aufbau einer allgemeinen Schriftgutverwaltung auf elektronischem Weg ist mit lokalen Archiven nicht machbar.

System aus einem Guss

Aus diesem Grund konsolidiert die Kreisverwaltung derzeit ihre ECM-Infrastruktur und wird nach und nach die Altsysteme durch eine einheitliche Lösung ablösen, bestehend aus den Komponenten Archiv, Workflow, DMS und Erfassungs-Engine. Die codia-Lösung, basierend auf dem d.3ecm-System von d.velop, wird in Landkreis-eigenen Servern gehostet, an ein Gebietskörperschafts-Rechenzentrum ist Gießen hierbei nicht angebunden.

„Mit nur einem System können wir dadurch eine behördenweite eAkte aufbauen sowie Workflows für automatisierte Post- und Rechnungsbearbeitung einrichten“, erklärt Hans-Otto Gerhard, Leiter Zentrales Controlling im Landkreis Gießen. Für die Rechnungsbearbeitung wichtig ist eine funktionierende Schnittstelle zum bestehenden Fachverfahren Finanz+. Über diese verfügt das ECM-System, darüber hinaus aber auch zu zahlreichen weiteren Anwendungen, die in Gießen im Einsatz sind.

Anteil an PDF-Rechnungen wächst

Los ging es mit der Rechnungsbearbeitung. Nach Anbindung an Finanz+ und einer damit verbundenen Neudefinition vieler rechnungsbezogener Prozesse startete die Kämmerei im Oktober 2017 in den Echtbetrieb. Über 100 Rechnungen gehen täglich ein, im Jahr rund 40.000. Die Poststelle verteilt sie an den Fachdienst Finanzen, wo die Papierdokumente gescannt, ausgelesen, elektronisch archiviert und im Rechnungseingangsbuch von Finanz+ vorkontiert werden.

Man kann somit jede Rechnung auf Basis der OCR-erkannten Daten sogleich dem entsprechenden Buchungskonto zuordnen. Rund 30 Prozent der Rechnungen treffen bereits per eMail im PDF-Format ein, mit steigender Tendenz. Sie werden auf ein gesondertes Laufwerk geleitet, dort automatisch abgeholt, per OCR ausgelesen und in das Rechnungseingangsbuch von Finanz+ übertragen. Hier muss also niemand mehr manuell eingreifen. Die neuen Formate ZUGFeRD und XRechnung findet man allerdings auch in Gießen kaum, hier sind die meisten Kreditoren technisch noch längst nicht so weit.

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