Teamarbeit im Public Sector Collaboration-Tipps für Regierungsteams

Jason Morio fasst in seinem Gastbeitrag zusammen, wie Teams in Regierungsorganisationen ihre Zusammenarbeit effektiver gestalten können.

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Laut einer Studie, in der 1.200 euro­päische Projektmanager branchenübergreifend befragt wurden, verlieren diese aufgrund mangelhafter Teamarbeit jährlich knapp 20 Arbeitstage. Hier sind einige Gründe dafür, aber auch Tipps, wie Regierungsorganisationen, Führungskräfte und Teams ihre Zusammenarbeit effektiver und produktiver gestalten können.

Die Ironie dabei ist, dass alleine die schiere Masse an Online-Tools, Apps und Social-Media-Anwendungen die Teams eher in der Zusammenarbeit behindert anstatt sie zu unterstützen.

Kehrseite von BYOD

Collaboration-Technologien, egal ob besondere eMail-Programme oder To-Do-Listen, versprechen den Teams zwar Produktivität, sorgen stattdessen aber vielfach für Probleme. Es gibt heutzutage so viele Tools und Applikationen, die vermeintlich einfach zu nutzen sind. Da sie aber von jedem Anwender anders genutzt werden, sind sie für eine erfolgreiche Teamarbeit nicht wirklich dienlich. Schlimmstenfalls führen sie sogar zu noch mehr Zeitverschwendung und suboptimalen Ergebnissen.

Wenn man so will, ist das die Kehrseite des „Bring-your-own-Device“-Trends. Glaubt man den Umfragen, sind traditionelle eMails und Tabellen nach wie vor die am häufigsten verwendeten Technologien. Allerdings wurden diese Tools nicht entwickelt, um Organisationen beim Wachstum zu unterstützen, geschweige denn, um sich modernen Arbeitsweisen anzupassen.

Wie also kann staatlichen Organisationen, die ja ganz besondere Anforderungen zu erfüllen haben, eine effektive Teamarbeit überhaupt gelingen? Hier sind vier Vorschläge, die helfen können:

1. Analyse der Tools und Standards

Zunächst sollten alle Collaboration-Lösungen evaluiert werden. Dann gilt es, ein Set aus einigen, wenigen Tools, mit denen virtuelle Teams einfacher zusammen­arbeiten können, zusammenzu­stellen. Legen Sie dabei Wert auf ­Lösungen, mit denen sich Dokumente teilen lassen, die über Planungs- und Terminierungsfunktionen verfügen, Aufgaben visualisieren und das mobile Arbeiten erleichtern. Die ausgewählten Lösungen sollten zudem einfach zu nutzen sein, damit sie auch konsequent vom ganzen Team verwendet werden.

• Dokumenten-Management
  Teammitglieder müssen in der Lage sein, aktuelle Dokumente mit Ihren Kollegen zu teilen – egal ob sie im Raum nebenan ­sitzen, in einer anderen Stadt oder gar einem anderen Land. Wer sich allein auf das Mail­system und interne Ablagen verlässt, für den artet die Suche nach der aktuellen Version eines Dokuments bzw. von Daten oft in eine Endlos-Schleife aus. Außerdem ist es für externe Teammitglieder und Berater vielfach schwierig, überhaupt Zugriff auf interne Quellen zu bekommen und falls ja, sich darin zurechtzufinden. Deshalb sollte man nach einer Lösung Ausschau halten, auf die das Team einfach zugreifen kann, das eine Versionierung beinhaltet, über Zugangskontrollen verfügt, Reviews unterstützt und die Verlinkungen zwischen Dokumenten, Projekten und Aufgaben herstellt.

• Planung und Disposition
  Die Möglichkeit, ein Projekt oder Prozesse visuell zu planen, erleichtert die Teamarbeit nachhaltig. Beim traditionellen Projektmanagement werden beispielsweise Gantt-Charts genutzt, um Projekte zu planen und zu kontrollieren, welche Aufgaben bereits erledigt sind, ob Meilensteine erreicht wurden und wie es mit Abhängigkeiten und Deadlines aussieht. Es empfehlen sich also Lösungen, die Gantt-Diagramme integrieren und das Team gleichzeitig in die Lage versetzen, diese Darstellung immer sehen und anpassen zu können.

• Aufgaben-Visualisierung
  Bedenken sollte man auch die Fähigkeiten digitaler Kanban Boards, Karten, die ähnlich wie Post-its funktionieren und in verschiedene Kategorien eingeteilt werden können. Diese Karten visualisieren die einzelnen Aufgaben und die dafür geplante Arbeitszeit der Teammitglieder. Sortiert nach Spalten zeigen diese Karten den Workflow und geben einen schnellen Überblick darüber, womit die einzelnen Projektmitglieder oder Abteilungen gerade beschäftigt sind. Es gibt Applikationen, die es erlauben, an diese Karten sogar Links oder Dokumente anzuhängen und diese zu kommentieren, was die Zusammenarbeit wirklich erleichtert. Organisationen, die Kanban und Gantt kombinieren, profitieren von großer Übersicht bei den Prozessen und Meilensteinen und erhalten sich dennoch ihre Flexibilität.

• Mobilität
  Collaboration-Tools sollten überall und jederzeit für die Teammitglieder verfügbar sein – auch wenn sie mit einem Smartphone oder Tablet darauf zugreifen möchten, um ihren Status zu aktualisieren oder Dokumente hochzuladen und prüfen. Allein die permanente Verfügbarkeit der aktuellsten Informationen erlaubt es, fundierte Entscheidungen zu fällen.

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2. Erstellung eines virtuellen Arbeitsplatzes

Der Autor: Jason Morio

Eine zentrale, cloudbasierte Lösung trägt dazu bei, dass die Zusammenarbeit und Kommunikation verteilt arbeitender Teams ­besser funktioniert und immer Up-to-Date ist, unabhängig davon, wo sich ein Teammitglied gerade aufhält. In Kombination mit den richtigen Funktionen und Applikationen wird der virtuelle Arbeitsplatz so zu einer Plattform, auf die jeder Zugriff hat, wo sich immer die aktuellsten Dokumente befinden und sichergestellt ist, dass die erforderlichen Arbeiten erledigt werden können. So lassen sich auch die Sicherheitsbedenken von Organisationen minimieren, die Angst haben, ihre bestehende Infrastruktur Externen zu öffnen oder zur Verfügung zu stellen. Daher muss man sich auch nicht den Kopf darüber zerbrechen, wie man eine Lösung bauen und hosten kann, die im „Worst Case“ noch nicht einmal von dritter Seite genutzt wird.

3. Workload Management einführen

Das Verständnis dafür, ob Kollegen oder Teams überlastet sind beziehungsweise wer noch Kapazitäten frei hat, ist essentiell für die Produktivität. Es gibt spezielle Tools, die Top-­Level-Workload-Funktionen beinhalten. Es gibt aber auch visuelle Methoden, wie beispielsweise Kanban oder Gantt, die gerade in der Kombination die Arbeitsbelastung einzelner oder ganzer Teams abbilden. Wenn jeder konstant seinen Status aktualisiert, sorgt die visuelle Darstellung der Aktivitäten nicht nur für einen reibungslosen Arbeitsfluss, sondern verbessert auch Stimmung und Qualität.

4. Schutz sensibler Daten

In Regierungen kann keine Technologie-Debatte geführt werden, ohne nicht auch das Thema Sicherheit zu diskutieren. Einfache Maßnahmen, wie eine zweistufige Sicherheitsprüfung und die Vorgabe, dass Passwörter regelmäßig geändert werden müssen, können die Risiken der Zusammenarbeit bereits spürbar ­minimieren.

Zudem sollten für alle Anwendungen, mit denen ein Team arbeitet, wie etwa das Dokumenten-Management, vom Projektleiter, Auftraggeber oder durch die Führungskräfte Zugangsrechte oder -beschränkungen vergeben werden können. Schließlich darf nicht vergessen werden, auch externe Dienstleister einem Security-Audit hinsichtlich der Verschlüsselungsstufen zu unterziehen.

Fazit

Moderne Teams, die abteilungs-, organisations- und länderübergreifend arbeiten, können mit der richtigen Technologie perfekt zusammenarbeiten. Ein guter Anfang ist, wenn zunächst alle Team-Tools überprüft und komprimiert werden. Jede Applikation sollte für alle Projektmitglieder jederzeit und überall leicht verfügbar sein. Sobald man eine Lösung ausgewählt hat, ist es ratsam, diese auch konsequent zu nutzen, denn nur so stellen sich Erfolge ein. Indem die richtigen Kompetenzen virtuell auf einer sicheren Plattform zur Verfügung stehen, können sich Teams moderne Technologien zu eigen machen, anstatt von ihnen behindert zu werden, und so ihre Produktivität erhöhen.

* Jason Morio ist Projectplace Segment Manager bei Planview

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