Umsetzungsempfehlungen für die eRechnung BMI veröffentlicht Leitlinien für den elektronischen Rechnungsaustausch

Im Rahmen des Zukunftskongresses 2014 präsentierte Staatssekretärin Rogall-Grothe die neuen Leitlinien zum elektronischen Rechnungsaustausch. Der „Leitfaden elektronische Rechnung in der Öffentlichen Verwaltung“ soll die Einführung auf allen Verwaltungsebenen erleichtern und beschleunigen.

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Der „Leitfaden Elektronische Rechnung in der Öffentlichen Verwaltung – Grundlagen, Umsetzungsempfehlungen, Best Practices“ richtet sich an Verwaltungen aller föderalen Ebenen. Es handelt sich um ein umfassendes Kompendium zum Einsatz der elektronischen Rechnung im öffentlichen Auftragswesen.

Die eRechnung vereinfacht den Rechnungsaustausch zwischen Wirtschaft und Verwaltung. Sie ermöglicht auf Empfängerseite eine durchgängige elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten, die sich unmittelbar in interne Systeme übernehmen und an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten lassen. Dies spart nicht nur Porto- und Druckkosten, sondern trägt auch zur Steigerung der Prozessqualität und zum Abbau von Bürokratie bei.

”Der Austausch elektronischer Rechnungen stellt einen wichtigen Bestandteil der elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung und damit des eGovernments dar“, erläuterte Staatssekretärin im Bundesinnenministerium und zugleich IT-Beauftragte der Bundesregierung, Cornelia Rogall-Grothe, die Herausgeberin des Leitfadens ist.

„Die elektronische Rechnungsstellung wird allerdings nur dann nachhaltige Erfolge zeitigen, wenn sich alle Beteiligten auf rechtliche, semantische, organisatorische und technische Standards verständigen. Denn Interoperabilität – also die Schaffung durchgängiger, medienbruchfreier Prozesswelten – ist letztendlich das Ziel aller eGovernment-Maßnahmen.“

Die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene Europäische Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung verpflichtet überdies nunmehr die Verwaltungen dazu, bei öffentlichen Aufträgen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Der Leitfaden soll eine fundierte Grundlage für die zur Umsetzung der Richtlinie notwendigen Maßnahmen bilden. Er enthält neben Empfehlungen zum elektronischen Rechnungsaustausch auch konkrete Fallbeispiele aus aktuellen Pilotprojekten sowie Tipps zur Umsetzung.

Das Projekt eRechnung

In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versandt. Mögliche Einspareffekte, die sich durch den Versand elektronischer Rechnungen erzielen lassen, liegen auf der Hand: Die elektronische Rechnung spart nicht nur Papier und Porto. Sie ermöglicht auch eine durchgängige elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten, welche sich dann direkt in interne Systeme übernehmen beziehungsweise an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten lassen. Es entfällt der aufwendige Übertrag der Rechnungsdaten in ein elektronisches System, ebenso erfolgt die Zuordnung der Rechnung größtenteils automatisiert zur entsprechenden Bestellung.

Der Leitfaden steht hier zum Download bereit.

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