Elektronische Rechnungsverarbeitung bei WVV Automatisierung spart Zeit und Geld

Bei den Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-Betrieben (WVV) fallen rund 35.000 Rechnungen pro Jahr an. Bis vor kurzem wurden diese zur Bestätigung durch die jeweilige Fachabteilung auf den traditionellen Postweg gebracht. Durch die Automatisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung können heute Zeit und Kosten gespart werden: Die Rechnungen werden zentral gescannt und elektronisch zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet.

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Wo viel bestellt wird, fallen auch viele Rechnungen an: Bei der WVV sind es 35.000 im Jahr – knapp 700 pro Woche. Kein Wunder, dass die Kreditorenabteilung alle Hände voll zu tun hat, die eingehenden Rechnungen zu bearbeiten. Etwa die Hälfte davon werden im technischen Betrieb geprüft und betreffen im Wesentlichen Grab- und Verlegeleistungen von Kabeln und Rohren sowie Wartungsarbeiten an technischen Anlagen. Rechnungen für Materiallieferungen, denen eine Wareneingangsbuchung vorausging, haben ebenfalls einen großen Anteil. Hinzu kommen auch noch Rechnungen für Büromaterial, für IT-Service und Wartung, Öffentlichkeitsarbeit und vieles mehr.

Bis vor kurzem wurden bei der WVV sämtliche Rechnungen zur Bestätigung durch die jeweilige Fachabteilung auf physikalischem Weg in den Umlauf gebracht – mit allen Nachteilen: War die Papierrechnung erst einmal auf dem traditionellen internen Postweg gebracht, dauerte es mitunter bis zu 14 Tage und auch länger, bis der Kontroll- und Genehmigungsprozess abgeschlossen war. Die Kreditorenabteilung hatte keinen vollständigen Überblick über den Verbleib von Rechnungen und war mit Skontoverfall und der Überschreitung von Zahlungsfristen konfrontiert. Für Josef Schraut, Verantwortlicher bei der Kreditorenabteilung, eine unhaltbare Situation: „Uns fehlte die Transparenz über den Verbleib von Rechnungen. Auch die Rechnungsbearbeitung dauerte viel zu lange, wir konnten die Skonto- und Zahlungsfristen nicht einhalten und haben damit im Monat einen vierstelligen Geldbetrag verloren.“

Ein weiteres Problem war die Belegarchivierung. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften müssen Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Das hieß für die WVV, genügend Raum und Regale für Ordner bereitzustellen. Hinzu kam die nicht gerade beliebte und extrem zeitaufwendige und umständliche Belegablage in die jeweiligen Ordner.

Kurz: den betroffenen WVV-Abteilungen Kaufmännische Dienste und Informationstechnologie war klar, dass sie eine Lösung zur elektronischen Rechnungsverarbeitung implementieren mussten, um hier Abhilfe zu schaffen.

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