Die LASA Brandenburg Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Arbeit statt Arbeitslosigkeit finanzieren, Kommunen bei der sinnvollen Einbindung von Arbeitsfördermitteln für ihre Infrastrukturentwicklung unterstützen, bestehende Arbeitsplätze durch Weiterbildung stabilisieren und mit innovativen Projekten dem sich abzeichnenden Fachkräftemangel in Brandenburg begegnen – das ist das tägliche Geschäft der Landesagentur für Struktur und Arbeit Brandenburg GmbH (LASA).

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ORACLE Deutschland B.V. & Co. KG

Ein Schwerpunkt der Tätigkeit als arbeitsmarktpolitische Dienstleistungsunternehmen des Landes Brandenburg liegt in der Qualifizierung von Mitarbeitern aus kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), dem Öffentlichen Bereich und auf Personen, die sich selbstständig machen wollen. Gefördert werden jährlich rund 29 000 Personen. Durch eine sehr effiziente und kundenorientierte Organisation sowie durch den Einsatz von modernsten IT-Lösungen sollen die Umsetzungskosten für die Schaffung und Sicherung von Arbeitsplätzen weiter minimiert werden – ohne dass die Qualität darunter leidet.

Allumfassendes System

Aus diesem Grund hat sich die LASA dazu entschlossen, mit der MACH-Software ein allumfassendes Workflowsystem ohne Medienbrüche einzuführen. Übergeordnetes Ziel für die 130 Mitarbeiter in der Potsdamer Zentrale und in den Regionalbüros für Fachkräftesicherung in Cottbus, Eberswalde, Frankfurt (Oder), Luckenwalde und Neuruppin ist das „papierlose“ Büro: Alle Geschäftsprozesse werden gemäß der ECM-Definition (Enterprise Content Management) elektronisch erfasst, verwaltet, verarbeitet, bereitgestellt, gespeichert und archiviert. In die Gesamtstrategie eingebunden ist die Neuorganisation des Fördermittelmanagements, als eine der Projektschwerpunkte. Für die Kunden der LASA bedeutet dies, dass der Fördermittelprozess zukünftig genauso abläuft, „wie das Buchen eines Fluges im Internet“. Damit das bei jährlich rund 3 000 gestellten Anträgen reibungslos funktioniert, sind nicht nur Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung in einem System integriert, auch die benötigten Module für den Bereich Mittelplanung, -bewirtschaftung und -kontrolle sind schnittstellenfrei angebunden.

Effizientes Fördermittelmanagement

Der Zugang für die Antragsteller zum neuen Verfahren ist zunächst klassisches eGovernment: Über ein Portal auf der Internetseite der LASA gibt der Kunde seine Daten ein. Der Unterschied liegt im Hintergrund: Die Daten werden medienbruchfrei online an die MACH-Software übergeben. Die Antragsprüfung und -genehmigung der Fördermittel erfolgt durchgängig workflowgestützt. Für die Antragsteller liegt der Vorteil des Verfahrens darin, dass sie erstens persönlich nicht anwesend sein müssen, zweitens wird der Entscheidungsprozess, ob eine Förderzusage erteilt wird oder nicht, beschleunigt. Das einzige Stück Papier, das überhaupt entsteht, ist eine kompakte einseitige Zusammenfassung des Antrags, der unterschrieben der LASA zugehen muss, um die Rechtsverbindlichkeit gemäß Landeshaushaltsordnung herzustellen. Sollte künftig die elektronische Signatur eine breitere Akzeptanz als bisher finden, könnte das System jederzeit darauf umgestellt werden. Auch die Auszahlung der Fördergelder läuft automatisiert ohne Medienbruch: Der Antragsteller fordert seine Mittel über das Portal an und die LASA zieht die benötigten Gelder dann per Lastschrifteinzug (DTAUS) bei der Landeshauptkasse Brandenburg ein. Die Auszahlungen werden dabei direkt aus dem jeweiligen Vorgang ausgelöst. Die antragstellenden Unternehmen müssen selbst danach nicht „zu Fuß“ zur LASA, auch die Verwendungsnachweise können über das Portal eingereicht werden.

In puncto Auskunftsfähigkeit kann die LASA flexibel auf die Wünsche ihrer Kunden reagieren. Neben der Informationsmöglichkeit über das Portal sorgt ein Callcenter für einen zweiten Zugangsweg. Dort greifen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Auskünfte auf die elektronische Akte zu. Von den rund dreißig Mitarbeitern im Bereich Fördermittelmanagement sind gut die Hälfte an heimischen Tele-Arbeitsplätzen eingesetzt. Der einfache und schnelle Browser-Zugriff auf das Fördermittelmanagement von „zu Hause“ ist durch die flexible Zeiteinteilung nicht nur ein attraktives Angebot, sondern wirkt zudem motivierend. Die LASA konnte die Produktivität im Vergleich zu „normalen“ Büroarbeitsplätzen hier um rund 30 Prozent steigern. Dass jeder Tele-Arbeitsplatz dazu beiträgt, die Mietkosten zu reduzieren, ist ein weiterer Vorteil.

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