Digitalisierung von Dokumenten Archiv der Stadt Mannheim digitalisiert Bauakten

Im Marchivum, dem Archiv der Stadt Mannheim, lagern auf 15 laufenden Regalkilometern Akten der Stadtverwaltung sowie historisch relevante Unterlagen und Dokumente. Um diese für Interessenten in einer Datenbank online zur Verfügung stellen zu können, hat die Stadt damit begonnen, alle Unterlagen zu digitalisieren.

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Zum Bestand des Archivs gehören unter anderem die bis ins Jahr 1661 zurückreichenden Ratsprotokolle sowie ein Kilometer Bauakten. Letztere bestehen aus herkömmlichen DIN-A4-Dokumenten, aber auch aus großformatigen Plänen. „Damit wir die Bauakten mit ihrem unterschiedlichen Beleggut in einem Arbeitsgang digitalisieren können, benötigen wir eine Software, die sowohl einen Durchlauf- als auch einen Großformatscanner ansteuert,“ erklärt Thorsten Baron, Verwaltungsleiter beim Marchivum. „Eine weitere Anforderung war, einen performanten Hochleistungsscanner zu finden, um die unendliche Belegmenge in vertretbarer Zeit zu digitalisieren.“

Anfang 2019 hat das Marchivum die Ausschreibung für den Auswahlprozess gestartet. An dieser hat sich die Janich & Klass GmbH beteiligt, die mit dem XINO S700 ein Hochleistungs-Scann-System anbietet. Laut Herstellerangaben können mit Hilfe des Scanners bis zu 220 Blatt pro Minute digitalisiert werden. Darüber hinaus hat das Unternehmen die Erfassungssoftware DpuScan in ihrem Portfolio, mit der Anwender verschiedene Scanner über definierte Profile ansteuern können. So können sämtliche Dokumente nach der Digitalisierung im gleichen Verzeichnis abgelegt werden.

Nach den Angaben des Herstellers bleibt dabei die Reihenfolge der Originalaktenbelege und des digitalen Abbildes immer erhalten. So kann unterschiedliches Beleggut aus herkömmlichen Dokumenten, großformatigen Plänen und kleinen Belegen in einem Arbeitsgang und ohne manuelles Vor- oder Nachsortieren digitalisiert werden.

Um sich von der Leistungsfähigkeit des Scanners und des erforderlichen Funktionsumfangs der Erfassungssoftware zu überzeugen, erfolgte nach Eingang der Ausschreibungsunterlagen ein Test. Das Ergebnis überzeugte, sodass sich die Digitalisierungsabteilung des Archivs dazu entschied, einen XINO-Scanner und die Erfassungssoftware DpuScan einzuführen.

„Mit dem XINO konnten wir den Zeitaufwand deutlich minimieren“, sagt Thomas Baron. „Das ist auch ein Erfolgserlebnis für die Mitarbeitenden, wenn sie zum Feierabend sehen können, welche Menge sie an einem Tag digitalisiert haben.“ Eine weitere Eigenschaft des Scanners, von der das Stadtarchiv profitiere, sei das schonende Papiertransportsystem, mit dem sich unterschiedliche Papiergrößen und -arten ohne Beschädigung verarbeiten lassen. Insbesondere bei historischen Dokumenten sei dies vorteilhaft.

Vor allem überzeugte die Flexibilität der Erfassungssoftware DpuScan, da sich damit sowohl der Durchlauf-Scanner für die losen Dokumente als auch der Großformatscanner für die Baupläne in einem Arbeitsgang ansteuern lassen. So werden zunächst die Einzelblätter stapelweise digitalisiert. Kommen Pläne an die Reihe, wechselt der Anwender über das Auswahlmenü zum Großformatscanner der Firma Rowe. Sind diese verarbeitet, kehrt der Anwender per Mausklick wieder zum XINO-Scanner zurück und verarbeitet den Rest des Stapels.

Zur Organisation des Digitalisierungsfortschritts pflegt das Archiv eine Datenbank, in der hinterlegt wird, welche Akten und Dokumente bereits verarbeitet worden sind. Doch bis wann alle Unterlagen digitalisiert sind, sei bei dem großen Bestand allerdings nicht absehbar, so die Verantwortlichen des Stadtarchivs. „Da bleibt für den XINO-Scanner noch viel zu tun. Hinzu kommt, dass das Marchivum auch als Scandienstleister im Umland kleinere Archive digitalisiert.“

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