Telearbeit beim hessischen Justizministerium Abgesicherter Fernzugriff

Telearbeit wird in vielen Behörden inzwischen aktiv gefördert. So auch im hessischen Justizministerium: Hier wird Mitarbeitern von ihren privaten Computern der Fernzugriff auf zentrale IT-Systeme und Anwendungen ermöglicht. Entsprechende Modell- und Pilotprojekte unterstützen die Thematik auch von politischer Seite.

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Justizbeamte, Richter, Staatsanwälte zwischen Kassel und Darmstadt: Insgesamt arbeiten mehr als 10.000 Menschen in der hessischen Justiz. Sie unterliegen der Verantwortung des Ministeriums der Justiz, für Integration und Europa mit Sitz in Wiesbaden, einem der acht Ministerien des Bundeslandes.

Wie in vielen Behörden ist auch im hessischen Justizministerium die Thematik der Telearbeit sehr präsent. Zahlreiche Mitarbeiter wünschen sich eine Möglichkeit, zumindest teilweise auch von zu Hause aus arbeiten zu können. Stark gefördert wird dies mit entsprechenden Pilot- und Modellprojekten in Hessen auch von politischer Seite. Denn neben einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter und zusätzlicher Flexibilität werden aufgrund von Studien und bisherigen Erfahrungen weitere Vorteile erwartet.

Keine Präsenzpflicht

Eine besondere Rolle kommt dabei den rund 2.000 Richtern und Staatsanwälten des Landes zu. Sie unterliegen ohnehin keiner Präsenzpflicht und können sich ihre Arbeitszeit, beispielsweise bei der Vor- und Nachbereitung von Verhandlungen, zum Großteil frei einteilen.

Elementar ist für sie und andere Mitarbeiter der Fernzugriff auf die IT-Systeme der Justiz, die von der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) im Rechenzentrum in Hünfeld bei Fulda bereitgestellt werden. Dabei versteht sich von selbst, dass angesichts sensibler, personenbezogener Daten der Bürger, etwa im Umfeld von Gerichtsverfahren, höchste Sicherheitsstandards und Anforderungen an den Datenschutz gelten.

Bisherige Situation

Bis vor einiger Zeit wurde dieser Herausforderung durch die Ausgabe von speziell konfigurierten Notebooks mit einer darauf installierten VPN-Lösung begegnet. Nicht nur die sehr hohen Kosten von durchschnittlich 1.500 bis 1.700 Euro je Gerät und der Einrichtungs- und Administrationsaufwand sprachen auf Dauer gegen diese Vorgehensweise. Auch der verstärkte Wunsch seitens der Mitarbeiter, zu Hause und unterwegs ihre eigene, vertraute Hardware einsetzen zu können, führte zu Handlungsbedarf.

Holger Hofmann, Regierungsdirektor und Referatsleiter der IT-Abteilung des Hessischen Justizministeriums, beschreibt: „Gerade vor dem Hintergrund der künftigen flächendeckenden Einführung der elektronischen Akte war klar, dass der Telearbeit immer größere Bedeutung zukommen würde. Mit den Faktoren Aufwand, Flexibilität und Kosten waren starke Argumente gegen den weiteren Einsatz dedizierter Hardware seitens des Ministeriums vorhanden. Wir sind deshalb an die HZD mit dem Wunsch herangetreten, eine geeignete Möglichkeit zu identifizieren, den Mitarbeitern einen sicheren Fernzugriff auf unsere Systeme von ihrem eigenen, privaten Computer aus zu ermöglichen.“

„Loan Your Own Device“ statt BYOD – made in Hessen. Lesen Sie weiter!

„Loan Your Own Device“

Nun habe man gewissermaßen ein „Loan Your Own Device“-Modell, in Abwandlung zum bekannten „Bring Your Own Device“. Der Mitarbeiter wandelt nun seinen privaten Rechner durch den besonderen Bootvorgang über einen Stick zum dienstlichen Rechner für die berufliche Arbeit um und leiht seine Hardware damit sozusagen aus.

„Wir sehen darin eine gute Möglichkeit, den zahlreichen Wünschen unserer Mitarbeiter zu entsprechen. Denn die Gelegenheit zur alternierenden Telearbeit oder zur Heimbeschäftigung kommt in vielen Fällen – die heutigen Benzinpreise im Blick – einer Gehaltserhöhung gleich“, so Hofmann weiter.

Natürlich sei dieses Angebot ein „Geben und Nehmen“ – eine breite Ausweitung des Angebots für alternierende Telearbeit müsse auch von den Mitarbeitern getragen und unterstützt werden. „Leihgebühren passen nicht in unser Konzept“, bekräftigt Hofmann.

Als IT-Dienstleister der hessischen Landesverwaltung hat die HZD gleichzeitig auch die Funktion der zentralen Beschaffungsstelle. Bei ihrer Marktanalyse stießen die Experten auf die Lösung „Ecos Secure Boot Stick“, die laut HDZ sowohl durch ihre Funktionalität als auch die einfache Handhabung hervorstach.

Zwei-Faktor-Authentisierung

Auf Basis eines USB-Sticks wird hierbei eine abgesicherte Linux-Umgebung gestartet, von der aus ein Server-Zugriff erfolgt. Dabei dienen der jeweilige PC oder das Notebook als reine Hardware-Plattform, auf der Festplatte oder sonstigen Speichermedien installierte Betriebssysteme und andere Software bleiben völlig unberührt.

Durch diese Abschottung stellt selbst ein Betrieb auf einem kompromittierten, mit Malware verseuchten Computer kein Sicherheitsrisiko dar, da eine vollständige Trennung gegenüber dem lokalen System gegeben ist. Der Stick bietet gleichzeitig eine Zwei-Faktor-Authentisierung im Rahmen des Login-Prozesses, da für den Zugriff sowohl der persönliche Stick als auch das dazugehörige Passwort benötigt werden.

Für geeignet befunden – wie ging es in Hessen weiter?

Startschuss

Für geeignet befunden wurde der „Secure Boot Stick“ vom hessischen Datenschutzbeauftragten sowie dem Sicherheitsbeauftragten für die in der hessischen Justiz eingesetzten IT-Lösungen. Einem Rollout stand somit nichts mehr im Wege. In einer ersten Pilotphase wurden rund 100 Sticks vornehmlich an Richter, Staatsanwälte sowie Rechtspfleger ausgegeben. Letztere profitieren dabei von einem hessischen Modellprojekt zur „Arbeitszeitflexibilisierung und Telearbeit für Rechtspflegerinnen und Rechtspfleger“. Dies soll eine freiere Zeiteinteilung ermöglichen, vergleichbar mit Richtern und Staatsanwälten.

Von überall aus arbeiten

Die mit dem Stick ausgestatteten Mitarbeiter können beispielsweise spezielle juristische Anwendungen wie das Fachverfahren „Eureka-Fach“ oder die Software „Normfall-Manager“ per Fernzugriff auf ihren Büro-Desktop von überall aus nutzen und jederzeit auf wichtige Verfahrens- und Prozessdaten zugreifen.

Der Stick soll dabei eine hundertprozentige Trennung zwischen privatem Rechner und beruflicher Nutzung gewährleisten – aus rechtlichen Gründen ein besonders wichtiger Aspekt für das Justizministerium. Gleichzeitig konnte damit ein weiteres Kriterium vieler Mitarbeiter erfüllt werden: Es ist keinerlei Zugriff durch den Administrator auf den privaten Computer möglich.

„Das Feedback seitens der Mitarbeiter war in der Erprobungsphase von Beginn an sehr positiv“, berichtet Hofmann. „Dabei hat sich bewährt, dass wir bereits im Vorfeld sehr früh das Gespräch mit den Vertretern der Räte gesucht und diese bei diesem Projekt ganz bewusst mit ins Boot geholt haben. Zu den großen generellen Vorteilen für uns und die Kollegen von der HZD zählt, dass praktisch kein Support anfällt, da die Sticks selbsterklärend sind und auch von technisch weniger versierten Mitarbeitern nach dem Plug & Play-Prinzip genutzt werden können.“

Zudem erhalten die Mitarbeiter ein kleines Merkblatt, das zusammen mit dem Stick überreicht wird und die wichtigsten Schritte erläutert. „Wer weiß, was ein Boot-Menü beim Start des PCs ist, kommt zurecht. Eine darüber hinausgehende Unterstützung ist in aller Regel nicht notwendig“, meint Hofmann.

eAkte und eJustiz

Mittlerweile sind landesweit rund 200 „Secure Boot Sticks“ im Einsatz. Doch dies ist erst der Anfang, denn sukzessive soll eine Ausweitung auf weitere Personalbereiche erfolgen, speziell im Segment des mittleren Dienstes und der Tarifbeschäftigten. Dafür sind bereits weitere 1.000 Sticks eingeplant.

Diese Expansion steht vor allem vor dem Hintergrund der umfassenden, bundesweiten Einführung der elektronischen Akte. Sie schafft für viele Mitarbeiter die Voraussetzung, auch per Fernzugriff von überall aus produktiv arbeiten zu können, da alle benötigten Daten elektronisch zur Verfügung stehen. Dies wird eine Folge des im Juni 2013 vom Bundestag verabschiedeten eJustiz-Gesetzes sein, das eine Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vorsieht.

Weitere Planungen & Fazit – lesen Sie weiter!

Gerichtsvollzieher einbinden

In einem weiteren Schritt plant das Justizministerium derzeit zudem, gemeinsam mit Ecos die Anbindung der rund 340 hessischen Gerichtsvollzieher zu optimieren. Die Anfang 2013 in Kraft getretene „Reform der Sachaufklärung in der Zwangsvollstreckung“ hat durch Neuregelungen zu einer deutlich erhöhten Anzahl an Abfragen und Auskünften geführt. Diese Auskünfte, beispielsweise beim Einwohnermeldeamt oder dem Handelsregister, sollen über entsprechende Web-Anwendungen erfolgen.

Um den veränderten Rahmenbedingungen gerecht zu werden und Verfahrensabläufe zu beschleunigen, wird derzeit geprüft, ob sich die hessischen Gerichtsvollzieher mit dem „Ecos Mobile Office Stick“ ausstatten dürfen. Dabei handelt es sich um eine ebenfalls auf einem USB-Stick basierende Sicherheitslösung, die einen installationsfreien Zugriff auf Web- und Fachanwendungen auf Applikationsebene ermöglichen will. Der entscheidende Vorteil liegt auch hier im sicheren Zugang durch Zwei-Faktor-Authentisierung, der bei Nutzung des Sticks aus einer abgeschotteten „Sandbox“ und somit unabhängig von installierter Software erfolgt.

Fazit

„Wir sind mit dem eingeschlagenen Weg sehr zufrieden“, fasst Hofmann zusammen. „Der ‚Secure Boot Stick‘ ist fester Bestandteil unserer Strategie für die alternierende Telearbeit und den technischen Zugang zur Heimbeschäftigung. Er ermöglicht unseren Mitarbeitern größtmögliche Flexibilität und Produktivität bei der Arbeit von zu Hause oder unterwegs.“

Weitere, mittelfristige Einsätze seien bereits in Planung: „Diese betreffen unter anderem die Prüfung des Einsatzes von Tablet-PCs im Rahmen des sogenannten Entscheiderarbeitsplatzes“, erläutert Hofmann.

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