Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern 12 Grundregeln für ein erfolgreiches IT-Outsourcing

Öffentliche Verwaltungen gehen zögerlicher beim Outsourcing ihrer IT vor, was sie allerdings nicht vor typischen Fehlern schützt. Hilfe zur Selbsthilfe bietet IT-Outsourcing-Experte Torsten Gründer, indem er die wichtigsten Aspekte zur IT-Auslagerung an externe Dienstleister zusammenfasst.

Anbieter zum Thema

cit GmbH

Form-Solutions GmbH

mgm technology partners GmbH

Intuitives Risikobewusstsein? Zielführendes Vorgehen? Fehlanzeige – vor allem wenn ein IT-Outsourcing zum ersten Mal durchgeführt wird. Gleichzeitig werden IT-Auslagerungen immer komplexer und internationaler. Und: „Im Gegensatz zur privaten Wirtschaft verfügen Verwaltungen und Behörden über weniger Erfahrung im Bereich IT-Outsourcing, das macht sie anfällig für riskante Entscheidungen“, meint Unternehmensberater Torsten Gründer.

Was zu beachten ist, um häufige Fehler zu vermeiden, dabei helfen die zwölf Grundregeln des IT-Outsourcings:

• 1. Methodisch vorgehen: Outsourcing ist immer ein Projekt, das professionelle Umsetzung erfordert. Das gilt für Infrastruktur- wie für Applikationsauslagerungen. Strukturiertes Vorgehen sichert Übersicht und Gestaltungshoheit, die zahlreichen Facetten von Outsourcing können berücksichtigt, Vorteile ausgeschöpft und Fehler vermieden werden. Typische Projektphasen sind: Analyse, Ausschreibung und Transition – gefolgt von einer oft mehrjährigen Betriebsphase.

• 2. Kompetent agieren: Komplexität ist noch immer ein Kennzeichen von Outsourcing. Um sie zu beherrschen und auf Augenhöhe zu verhandeln, ist die richtige Kompetenz nötig. Ein erfahrenes Kernteam, angeführt von der IT, setzt das Outsourcing-Projekt um, bei Bedarf unterstützt aus anderen Fachbereichen, etwa Einkauf, Recht und Personal, unter Umständen ist auch eine Unterstützung durch externe Berater mit Spezialwissen zu prüfen. IT-Anbieter gehören nicht zum Kernteam.

• 3. Zeit nehmen: Outsourcing-Erfolg braucht Zeit. Eile und Oberflächlichkeit im Projekt erweisen sich als Kostentreiber in der Vertragslaufzeit. Definierte Leistungspflichten? Klare Verantwortlichkeiten? Transparenz? Durchgriff? Fehlanzeige! In der Transition führt das bereits zu ersten schweren Problemen, die in keinem Verhältnis zur vermeintlich ersparten Verhandlungszeit stehen.

• 4. IT-Anforderungen kennen: Grundsatz: Wer nicht weiß, was er will, bekommt später nicht, was er braucht! Kennen Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen ihre IT-Anforderungen umfassend, können sie in Ausschreibungsunterlagen diese klar vorgeben und in den Verhandlungsrunden entschlossen durchsetzen. Frühzeitig sind mit den Fachbereichen die tatsächlichen IT-Bedarfe zu validieren.

• 5. Leistungen definieren: Kostspielige Nachverhandlungen sind eines der Hauptärgernisse beim Outsourcing, Ursache sind regelmäßig unklare Leistungspflichten. Um böse Überraschungen zu vermeiden, sind alle wesentlichen Leistungsinhalte und -pflichten in Leistungsscheinen eindeutig, verständlich und messbar (SLA) zu beschreiben. Die jeweiligen Verantwortlichkeiten aller an der Service-Erbringung Beteiligten sind klar abzugrenzen. Die Verwendung einer Verantwortlichkeits-Matrix schafft zusätzliche Klarheit.

• 6. Kritisch sein: Wer IT-Anbietern blind vertraut, wird rasch enttäuscht. Nicht nur indische und asiatische Dienstleister versprechen regelmäßig mehr, als sie halten. Angebote sind stets kritisch zu prüfen, Unverständliches zu hinterfragen, Verhandlungen mit gesunder Skepsis zu führen. Im Zweifel sollte ein Angebot abgelehnt, alles Unverstandene nicht unterschrieben werden.

(ID:42416108)